智慧城市背景下城建檔案管理現狀與創(chuàng)新策略

張藝

摘 要：近年來我國城市化建設速度很快，建設工程規(guī)模越來越大，數量也日益增多，對城建檔案管理工作提出了新的要求。作為城市建設經驗與客觀活動記錄，城建檔案具備極高的保存與利用價值，因此必須將現代信息技術的作用發(fā)揮出來，加大對檔案資源價值的挖掘力度，從而為智慧城市建設提供更多可靠依據。本文將簡述城建檔案管理的現狀，并提出了智慧城市背景下城建檔案管理創(chuàng)新策略。

關鍵詞：智慧城市;城建檔案;創(chuàng)新

加強城建檔案管理工作，能夠為城市的建設與發(fā)展奠定良好基礎。在我國城市化進程逐步加快的今天，政府在城市基礎設施建設上增加了投入，為人們提供了更加便捷的生活條件。尤其是在提出“智慧城市”的理念后，其逐步成為未來城市發(fā)展趨勢，要求將信息技術手段利用起來，優(yōu)化城市各項硬件和軟件，這也增加了城建檔案管理工作難度。因此我們要提高對城建檔案管理工作的重視程度，優(yōu)化檔案管理體系，提升檔案管理質量，為智慧城市的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

1 城建檔案管理的現狀

1.1 城建檔案接收過于滯后

城建檔案涉及內容眾多，包含了城市建設方方面面的資料信息，如政治、經濟和文化等檔案，各部分內容也有著密切聯(lián)系，但是從城建檔案管理現狀來看，還未做好檔案接收工作。城市建設屬于動態(tài)發(fā)展過程，檔案管理人員必須具備敏銳觀察力，能夠第一時間做到檔案接收工作，然而實際情況剛好相反，這是城建檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，大多數城建檔案接收處于相對滯后的狀態(tài)，無法為智慧城市建設與發(fā)展提供參考作用。

1.2 城建檔案管理制度不完善

近年來我國城建檔案管理工作有了新的變化，要求相關單位在思想上引起足夠重視。但是從實際情況來看，至今很多地方還缺乏專門的城建檔案室，也未成立相應的領導組，在城建檔案管理職責劃分上不夠明確。也有的單位不重視改善辦公條件，城建檔案管理所需現代化設施設備不完善，未嚴格落實制定的規(guī)章制度。如此一來城建檔案管理質量與效率難以提升，工作的開展也面臨著諸多制約。

1.3 城建檔案管理方法單一

在信息化時代下，社會發(fā)展速度越來越快，很多行業(yè)都注重對現代信息技術的應用，在城建檔案管理中雖然也配置了計算機等設備，但是實際效果卻不理想[1]。當前一些單位在城建檔案管理過程中，主要采取手工操作的方法，導致城建檔案保管、編目和利用等工作無法高效開展，未科學合理對城建檔案作出分類，存儲上也存在問題，并采取紙質實體檔案管理模式，在信息轉化、利用和傳輸等方面非常落后。現階段城建檔案仍然處于卷宗數據化處理階段，檔案目錄數據庫不夠完善，因為人力投入有限，導致城建檔案在收集、整理、保存和利用等方面顯得非常滯后。

2 智慧城市背景下城建檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 完善城建檔案管理制度

通過對城建檔案管理制度進行完善，能夠提升城建檔案管理工作效率，在促進智慧城市建設上發(fā)揮著重要作用。在智慧城市建設中應該將檔案管理的標準與結構確定下來，保證劃分的詳細與合理，這樣才能促使城建檔案管理實效性提升。在城建檔案管理系統(tǒng)建設過程中，要對檔案信息與檔案內容作出系統(tǒng)化分類，提升城建檔案管理工作的高效性、科學性與合理性[2]。第一，對智慧城市檔案管理體系來說，應該保證檔案信息原始數據的有效性與真實性，在城建檔案收集環(huán)節(jié)要規(guī)范操作流程，讓檔案管理人員行為得到有利約束，通過實行有效的監(jiān)督機制，才能讓城建檔案信息數據更加真實與完整。第二，各部門要加強聯(lián)系，嚴格落實檔案信息管理工作，結合安全監(jiān)管機制的要求，盡快調整城建檔案管理標準，保證檔案管理工作更加安全。第三，智慧城市背景下城建檔案管理的重點是集中整合各項信息，這要求相關部門實行聯(lián)動協(xié)調機制，從而實現對智慧城市檔案信息的集中利用。此外，還要對信息管理流程與檔案管理結構進行優(yōu)化，保證城建檔案管理工作水平實現提升。

2.2 優(yōu)化城建檔案管理信息體系

在智慧城市建設過程中，要將信息技術手段應用到城建檔案管理工作中，盡快打造完整的檔案管理信息平臺，保證其能夠安全、穩(wěn)定運行，發(fā)揮出城建檔案信息平臺的作用。檔案管理部門要不斷優(yōu)化城建檔案管理信息體系，提升檔案信息化管理工作效率，并對城建檔案管理中各項行為作出明確規(guī)范。在城建檔案信息體系建設過程中，需要實行統(tǒng)籌聯(lián)動機制、監(jiān)管機制以及動態(tài)化管理機制。對統(tǒng)籌聯(lián)動機制來說，能夠促使各部門運行更加有效，而實行監(jiān)管機制，將保證城建檔案管理工作的準確性與真實性[3]。采取動態(tài)化管理機制，將解決智慧城市建設中存在的規(guī)劃與系統(tǒng)問題，這樣可以根據智慧城市發(fā)展目標與具體需求，提供相應的檔案信息，保證將城建檔案的利用價值體現出來。因此在完善城建檔案管理信息體系的過程中，必須重點考慮以上因素，推動智慧城市建設的快速進行。在智慧城市建設背景下，需要將計算機應用到城建檔案管理工作中，檔案管理部門要注重提升信息平臺服務水平，發(fā)揮出其接收功能，將技術上的優(yōu)勢體現出來，為各單位與人員提供優(yōu)質服務，真正體現城建檔案的作用。

2.3 發(fā)揮數字化管理優(yōu)勢

智慧城市是在傳統(tǒng)城市形態(tài)的基礎上發(fā)展而成，在引入信息技術手段的過程中，要結合智慧城市建設的需求，不斷提升城建檔案管理工作水平，對此需要盡快對城市資源進行整合，實現對城建檔案的數字化加工。對以往的城建檔案來說，應該集中開展數字化加工工作，提升檔案數字化發(fā)展能力，促使城建檔案管理工作可以正常進行。此外，信息技術是推動城建檔案發(fā)展的重要基礎，與系統(tǒng)化管控機制的建設也密切相關，需要從城建檔案管理需求出發(fā)，逐步形成系統(tǒng)化、一體化的控制結構，確保與實際發(fā)展要求相符。第一，加強對城建檔案資源的數字化整合。要通過不斷優(yōu)化城建檔案數字化管理體系，避免出現實行僵化的自動化處理機制與智能化整理模式，應該從城建檔案管理需求出發(fā)，盡快形成不同層級結構的管控模式。這樣城建檔案才能得到動態(tài)化調整，保證檔案管理工作的智能化水平實現提升。基于此應該關注城建檔案信息管理工作，保證收集渠道更加多元化。第二，重視城建檔案管理的數字化發(fā)展[4]。在智慧城市建設過程中，人們可以享受更為舒適的生活環(huán)境，也推動了公共安全管理體系的發(fā)展。對智慧城市結構來說，也需要建立相應的城建檔案數字化處理體系，保證城建檔案管理質量與效率實現提升，同時也讓信息管理工作更具實效性。此外，在智慧城市背景下，為信息描述標準化與信息獲取科學性提供了更加便利的條件，有利于以往城建檔案的深度改革，在體制管控角度優(yōu)化城建檔案協(xié)調化聯(lián)動處理工序。這樣能夠發(fā)揮城建檔案管理體系的作用，為城建檔案信息化發(fā)展打牢了基礎。

3 結語

總之，智慧城市背景下做好城建檔案管理工作具有重要的意義，檔案管理部門必須盡快制定完善的監(jiān)督機制，對城建檔案信息采取集中監(jiān)督與管控措施，逐步優(yōu)化安全管理體系，提升城建檔案內容的完整性與真實性，為城市規(guī)劃與建設提供可靠保障。對此要結合智慧城市建設要求，在城建檔案管理工作中增加投入，既要配置完善的設施設備，也要引進高素質專業(yè)人才，保證城建檔案管理目標順利實現。

參考文獻

[1]郭平.智慧城市背景下城建檔案管理創(chuàng)新[J].山西檔案，2019（06）：132-136.

[2]蔣美太.智慧城市背景下城建檔案管理研究綜述[J].蘭臺世界，2019（08）：84-87.

[3]王凱.建立新型智慧城市背景下的城建檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2019（08）：122-138.

[4]劉詠婷.智慧城市背景下城建檔案管理創(chuàng)新研究[J].城建檔案，2018（05）：61-62.