試析基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

喬燕芳

摘 要：在經濟全球化的發展潮流下，我國的經濟高速發展，科技水平日益提高，已經走在了世界的前列。經濟的發展帶來了制度的更新換代，各種產業形式的創新和制度規范的進步，文書檔案管理作為企業和單位各種工作的詳細記錄和總結，是企業和單位發展借鑒的一項重要參考，重視對文書檔案工作的管理，能夠加強制度管理，完善行為規范，形成高效的工作作風，提高企業競爭力，減少企業損失和彌補缺點。這篇文章就來一起探究一下基層檔案管理員怎么做好文書檔案管理的工作。

關鍵詞：基層檔案管理;文書檔案管理;專業素質;智能信息化

在我國經濟高速發展的時代背景下，各行業和單位的經濟發展前景遼闊，產業和單位的信息管理工作也得到了一定的重視，但是信息管理不只是簡簡單單的歸納總結的工作，還包括很多的專業知識進行反饋和借鑒的信息利用工作，要通過對工作信息的總結整理，形成經驗總結和工作報告，進行針對性的學習，以便能夠在以后的工作中得到充分的發揮和作用。基層檔案管理工作影響著我國經濟發展的基礎性認知，文書檔案管理的工作可以提高企業的協作能力和可持續發展。所以要重視基層檔案管理工作，做好文書檔案管理的工作。

1 企業和單位基層檔案管理工作的作用和意義

做好基層檔案管理工作，會形成制度性的工作行為規范，強化經驗總結，幫助企業和單位工作的開展和進步。加強文書檔案管理工作的重視，能夠促進工作人員的工作效率，提高企業和單位部門的經濟利益。

首先是可以為以后的日常工作提供檔案依據，形成經驗總結，方便了企業和單位工作人員工作的方向和措施，能夠根據檔案經驗做出更加高效的選擇，實現企業和單位的利益最大化。企業利益得到了滿足，就會提高工作人員的工作積極性，為企業產生更加強大的工作動力，檔案管理的作用也產生了最大化，促進了經濟發展和提高了競

爭力。

其次可以形成強有力的制度建設，用制度制約工作人員的行為，提高辦公質量，便于開展更加多元化的企業活動，加快企業與市場的緊密聯系，提高競爭力，促進企業的發展進程。制度的規范和完善，能夠是工作行為得到制約和規范，向企業外部展現除了企業的風采，形成隱形的競爭力，提高了企業在社會中的地位，使企業能夠在市場經濟中獲得主動權。

最后有利于企業和單位的內部發展和進步，檔案記錄可以總結和反思企業活動的作用和意義，活動過后開展企業內部的會議，將檔案記錄作為參考資料，形成經驗，指出企業內部的不足和部門之間的問題。基層檔案管理員的業務水平的提高，能夠為企業其他工作人員的工作提供間接性的進步，能夠加強內部各部門之間的聯系，合作共贏，提高外在競爭力，形成實力優勢。

2 基層檔案管理工作存在的問題以及針對問題應該采取的對策

2.1 基層檔案管理工作存在的問題

首先是基層檔案管理工作人員的專業能力不高。檔案管理工作聽起來是一件簡單的工作，你可能覺得這個工作只要會分類、總結和記錄就可以了，但是檔案管理工作是一件細微精致的工作，對于檔案管理工作人員的專業性要求是很高的，必須懂得檔案管理的一些重要性知識和技能。否則，就會很容易出差錯，造成檔案管理工作的作用丟失。基層檔案管理者的業務水平不足會嚴重影響企業和單位的日常工作進程，沒有很好的活動借鑒和經驗教訓，會導致出現已經出現過的失誤和損失，產生企業資金的浪費和人員的分配不合理現象。

其次是基層檔案管理的機構設置和人員安排不夠明確。基層管理工作的開展也需要依靠工作分明和責任清楚的機構設置，如果進行任務分配，產生了責任推脫的現象，往往會造成效率低下和浪費資源的結果，因此，機構設置的明確和工作的負責人應該有一個清晰的認知，必須保證檔案管理的純潔性，才能保證檔案管理工作的作用。基層檔案管理部門設置不合理，導致責任不明確和工作效率低下，產生可以避免的問題卻沒有得到實質性的解決，機構的設置和人員的分配在檔案管理工作中是非常重要的工作方式，好的機構設置和人員分配的合理，會加快檔案管理工作的進程，促進企業和單位的發展進步。

最后就是領導和上級部門對于檔案管理工作的不重視態度。這種不重視的態度造成了企業各單位內部關于檔案管理工作的制度不夠完善，沒有形成有效的工作形式和懲處方式，領導對于大局的發展問題沒有認識清楚。所以領導的不重視就會到來基層檔案管理的工作人員的懈怠行為，使檔案管理的作用微乎其微，嚴重影響了企業和單位的發展進步。領導是一個單位和企業的頭腦，要懂得內部缺陷和應該解決的措施，保證工作的順利進行，并且要將損失最小化，將成果最大化，因此領導對檔案管理的不重視，就會導致企業和單位的成功活動減少、經濟效益不樂觀的現象。

2.2 針對基層檔案管理工作中存在的問題應該采取的對策

在明確基層檔案管理工作的重要意義之后，要優先錄取具有專業知識的檔案管理工作人員。檔案管理工作人員的專業性知識會對檔案的整理分類、歸納總結、經驗分析和報告撰寫等方面具有專業性的工作，能夠將檔案管理的作用發揮到最大化，形成工作經驗，取其精華，應用到工作當中去，提高企業和單位的工作效率，促進經濟發展。基層檔案管理工作人員也必須要具有積極向上的樂觀心態，要懂得讓領導重視，提高自己的工作能力，定期進行業務培訓，吸收借鑒先進的檔案管理工作經驗，提高自己的專業能力。

企業和單位內部要提高思想覺悟，認識到檔案管理的重要作用，積極完善檔案管理的制度規范，對工作人員提出更高的要求，為企業的單位的發展提高競爭力。同時也要讓領導加強對檔案管理的重視程度，將檔案管理加入到工作會議中去，向全體內部人員介紹檔案管理的重要性，形成從上到下的行為規范。制度的完善也是檔案管理工作的基礎性要求，確保檔案管理工作的效率和質量，提高企業和單位的經濟利益。

引進世界先進的管理經驗和制度要求，取其精華去其槽粕，掌握現代化的辦公技術，促進各部門的協調合作。檔案管理對于內部工作的好處非常重要，可以進行創新式的為員工謀求利益，方便企業和單位內部的合作和進步。比如，企業和單位內部人員的信息和工作經歷，都是檔案管理的重要內容，有了制度優勢和部門協調，能夠更方便快捷地加強內部聯系，打通內部工作方式，提高工作效率。

積極響應國家提倡的云服務工作方式，在檔案管理工作中，加入智能化和信息化的科學技術，使檔案管理工作更加方便智能，一定能大幅度提高工作效率，提高檔案管理工作的綜合能力。信息化和智能化技術的應用，會使檔案管理中的文件的整理、歸納、形成報告等專業性很強的工作更加便捷和智能化，分類更加明確，能夠是非專業人員更加直觀的分析數據幫助工作。

3 總結

為了能夠使我國經濟發展繼續保持良好的發展前景，各企業和單位應該重視每一項工作的重要任務，檔案管理作為企業和單位的活動記錄和經驗總結的工作，起到了能夠幫助工作減少困難的錯誤的作用，能夠提高業務效率，產生更好的經濟效益。因此，要加強領導重視程度，完善內部制度建設，加強機構部門之間的協調和合作能力，檔案管理工作人員要具備優秀的檔案管理專業性知識，利用智能化和信息化技術，完成檔案管理工作的創新性升級，做好自身的文書檔案管理工作。基層檔案管理員的工作完成，能夠促進產業發展，提高國家實力。

參考文獻

[1]王桂娥.試析基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].經濟師，2019（10）：271+273.

[2]李燕.芻議基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].科技風，2017（05）：283-284.

[3]葛成霞.基層醫院文書檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2012（19）：60.