科技檔案管理數字化建設中存在的不足與應對措施探究

袁月

摘 要：基于現代社會的數字信息技術，已經深入到人們生活、生產的多個方面，如今，涉足科技檔案領域的企事業單位越來越多，如：醫療、教育、通訊、科普場館等，推動時代的進步、促進科技的發展，科技檔案是極其重要的知識數據支撐，科技檔案管理也在往數字信息化的方向發展，對科技檔案做出數字化建設，不僅可以增加檔案的使用時間，還可以強化科技資料的使用效果。本文將從科技檔案管理數字化的含義、建設的不足以及建設應對措施等方面來展開討論。

關鍵詞：科技檔案管理數字化;建設不足;應對措施

計算機的現代發展速度較快，延伸出來的相關計算機軟件，也在各行各業得到了大量的使用。數字化后的文件資料具有方便保存、提取以及快捷修改等優勢，這一優勢深受大量的科研人員的喜愛。以前那種傳統的、單純依靠人力來記錄的紙質產品，已經漸漸的不能滿足現代化社會的發展需求?？萍紮n案管理數字化必將取代老式的紙質記錄，科技檔案管理的建設工作也在不斷的探索進步。

1 科技檔案管理數字化的含義

科技檔案，主要是指一家機構、組織或者是企業等在有價值的產出后，可以被保存的科技文件、資料數據[1]。科技檔案管理數字化的建設，可以依靠網絡的快速便利，來進行科技信息的整合與分享，以此來強化科技信息的使用效果。在知識信息的搜索上，更加有效率，減少了信息修改的時間，保存一次所需的信息，可以多次的進行使用。科技檔案管理數字化后，能夠使保存的信息與新的科技文化融合，而且對文件資料的儲存沒有過多的局限，在一定程度上減少了相應的成本。

2 科技檔案管理數字化建設的不足

科技檔案管理數字化有很多便利性，但是也存在不足，由于科技檔案數字化發展時間不長，建設體系不成熟，在技術實現上有一定困難，致使科技檔案管理數字化發展力度不夠。

2.1 科技檔案管理數字化的意識不足

很多企業、單位對科技檔案管理的認知，還停留在紙質實物檔案的管理上。然而，有部分的企業、單位也僅僅是把使用率不高的科技檔案進行數字化處理，核心的科技檔案依舊采用傳統的紙質記錄方法保存，這大大降低了科技檔案管理數字化的進程。而多數企業、單位對科技檔案管理數字化還處于概念模糊的摸索階段，基于此，科技檔案管理數字化的發展速度，還不符合現代化的需求。

2.2 科技檔案管理數字化的基礎設施缺乏

科技檔案管理數字化的建設，離不開科技設施設備、科技技術以及技術人員的支持[2]。然而，科技檔案管理數字化的技術支持力度還比較弱，需要的硬件和設施設備短缺。通常，科技檔案管理數字化必須配備電腦、打印機、掃描儀等設備器材，在考慮到前期器材設備的采購和后期系統長期維護，導致多數企業不愿意對此項工作進行資金投入。

2.3 科技檔案管理數字化的安全意識薄弱

阻礙科技檔案管理數字化發展的最大元兇，就是數字化檔案的泄露問題，導致公司和單位各方面的損失[3]。常見的是電腦黑客盜竊檔案資料，造成公司和單位的檔案泄露，其中的原因很多，比如技術的漏洞，系統的安全防護措施做得不夠，極易被破解侵入，還有就是安全的意識問題，工作人員對科技檔案的保護的意識不足，最后就是在職人員的道德問題，為了獲取自己的一些非法利益，給企業和單位帶來極大的損失。

2.4 科技檔案管理數字化人才缺乏

科技檔案管理數字化的發展進程，是需要依靠綜合性技術人員來整合推進，依舊有大量的管理人員，只對傳統的紙質檔案進行管理，不重視更新換代的學習，造成科技檔案管理數字化的建設不符合時代需要。

3 科技檔案管理數字化建設應對措施

科技檔案管理數字化的出現，提高工作的效率與質量，相對于以前的紙質記錄方式來說有很大的轉變。針對科技檔案，不僅要進行數字化，還要保證數字化檔案的質量與作用得到最大化的發揮[4]。

3.1 改變科技檔案管理觀念

科技檔案管理數字化和紙質檔案存放對比起來，更環保更便捷，實現檔案數字化管理后，對存放檔案空間的面積和條件要求更低。重視科技檔案管理數字化建設要先改變管理理念，真正將科技檔案管理數字化發展好。

3.2 適當的增加設施設備

要對科技檔案管理數字化適當的增加設施設備。首先，對場地建設做一個優化，提供科技檔案管理數字化專屬的辦公場地。其次，要對設施設備定期更新和升級，對于有問題的機器設備要及時的進行檢修。

3.3 提高安全意識

要對工作人員明確科技檔案管理數字化的保密責任，完善關于科技檔案的保密制度。也可以對科技檔案實行雙重保險，一份紙質的記錄，一份數字化的存檔。要重視對電腦和軟件的殺毒處理，保證軟件的安全運行。對借閱使用科技檔案的人員進行登記。

3.4 引進綜合性技術人才

科技檔案管理數字化的建設離不開人的主導，如果沒有精通科技檔案數字化管理的人員，就難以打造良好的科技檔案數字化管理環境。重點培養科技檔案數字化管理人員的綜合能力和搭建軟件設施平臺。對技術人員的業務能力提升和教育培訓給予支持，最終進一步提高科技檔案管理數字化的質量。

4 結論

科技檔案管理數字化，是科技檔案發展的趨勢所向。國內目前對于科技檔案管理數字化還在進行普及和優化，很多企業和單位，在科技檔案數字化的過程中，會出現科技檔案管理數字化的意識不足、基礎設施缺乏、安全意識薄弱、人才缺乏等方面的問題，對于這些問題，可以從改變科技檔案管理觀念、增加設施設備、提高安全意識、引進綜合性技術人才等方面來改善，加強科技檔案管理數字化的實際應用，充分發揮其優勢促進社會進步。

參考文獻

[1]董娜.淺談科技檔案數字化管理的發展方向[J].中文信息，2018，（12）：48.

[2]宋小曉.淺議科技檔案數字化項目管理及效應[J].蘭臺世界，2019，（2）：57-59.

[3]徐海燕.淺議科技檔案數字化項目管理及效應[J].數字化用戶，2019，25（17）：60.

[4]郝莎.科技檔案數字化鑒定與實施[J].蘭臺世界，2018，000（0S1）：P.17-18