科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的不足與應(yīng)對措施探究

袁月

摘 要：基于現(xiàn)代社會的數(shù)字信息技術(shù)，已經(jīng)深入到人們生活、生產(chǎn)的多個方面，如今，涉足科技檔案領(lǐng)域的企事業(yè)單位越來越多，如：醫(yī)療、教育、通訊、科普場館等，推動時代的進步、促進科技的發(fā)展，科技檔案是極其重要的知識數(shù)據(jù)支撐，科技檔案管理也在往數(shù)字信息化的方向發(fā)展，對科技檔案做出數(shù)字化建設(shè)，不僅可以增加檔案的使用時間，還可以強化科技資料的使用效果。本文將從科技檔案管理數(shù)字化的含義、建設(shè)的不足以及建設(shè)應(yīng)對措施等方面來展開討論。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理數(shù)字化;建設(shè)不足;應(yīng)對措施

計算機的現(xiàn)代發(fā)展速度較快，延伸出來的相關(guān)計算機軟件，也在各行各業(yè)得到了大量的使用。數(shù)字化后的文件資料具有方便保存、提取以及快捷修改等優(yōu)勢，這一優(yōu)勢深受大量的科研人員的喜愛。以前那種傳統(tǒng)的、單純依靠人力來記錄的紙質(zhì)產(chǎn)品，已經(jīng)漸漸的不能滿足現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求?？萍紮n案管理數(shù)字化必將取代老式的紙質(zhì)記錄，科技檔案管理的建設(shè)工作也在不斷的探索進步。

1 科技檔案管理數(shù)字化的含義

科技檔案，主要是指一家機構(gòu)、組織或者是企業(yè)等在有價值的產(chǎn)出后，可以被保存的科技文件、資料數(shù)據(jù)[1]。科技檔案管理數(shù)字化的建設(shè)，可以依靠網(wǎng)絡(luò)的快速便利，來進行科技信息的整合與分享，以此來強化科技信息的使用效果。在知識信息的搜索上，更加有效率，減少了信息修改的時間，保存一次所需的信息，可以多次的進行使用。科技檔案管理數(shù)字化后，能夠使保存的信息與新的科技文化融合，而且對文件資料的儲存沒有過多的局限，在一定程度上減少了相應(yīng)的成本。

2 科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的不足

科技檔案管理數(shù)字化有很多便利性，但是也存在不足，由于科技檔案數(shù)字化發(fā)展時間不長，建設(shè)體系不成熟，在技術(shù)實現(xiàn)上有一定困難，致使科技檔案管理數(shù)字化發(fā)展力度不夠。

2.1 科技檔案管理數(shù)字化的意識不足

很多企業(yè)、單位對科技檔案管理的認知，還停留在紙質(zhì)實物檔案的管理上。然而，有部分的企業(yè)、單位也僅僅是把使用率不高的科技檔案進行數(shù)字化處理，核心的科技檔案依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方法保存，這大大降低了科技檔案管理數(shù)字化的進程。而多數(shù)企業(yè)、單位對科技檔案管理數(shù)字化還處于概念模糊的摸索階段，基于此，科技檔案管理數(shù)字化的發(fā)展速度，還不符合現(xiàn)代化的需求。

2.2 科技檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

科技檔案管理數(shù)字化的建設(shè)，離不開科技設(shè)施設(shè)備、科技技術(shù)以及技術(shù)人員的支持[2]。然而，科技檔案管理數(shù)字化的技術(shù)支持力度還比較弱，需要的硬件和設(shè)施設(shè)備短缺。通常，科技檔案管理數(shù)字化必須配備電腦、打印機、掃描儀等設(shè)備器材，在考慮到前期器材設(shè)備的采購和后期系統(tǒng)長期維護，導致多數(shù)企業(yè)不愿意對此項工作進行資金投入。

2.3 科技檔案管理數(shù)字化的安全意識薄弱

阻礙科技檔案管理數(shù)字化發(fā)展的最大元兇，就是數(shù)字化檔案的泄露問題，導致公司和單位各方面的損失[3]。常見的是電腦黑客盜竊檔案資料，造成公司和單位的檔案泄露，其中的原因很多，比如技術(shù)的漏洞，系統(tǒng)的安全防護措施做得不夠，極易被破解侵入，還有就是安全的意識問題，工作人員對科技檔案的保護的意識不足，最后就是在職人員的道德問題，為了獲取自己的一些非法利益，給企業(yè)和單位帶來極大的損失。

2.4 科技檔案管理數(shù)字化人才缺乏

科技檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進程，是需要依靠綜合性技術(shù)人員來整合推進，依舊有大量的管理人員，只對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行管理，不重視更新?lián)Q代的學習，造成科技檔案管理數(shù)字化的建設(shè)不符合時代需要。

3 科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)對措施

科技檔案管理數(shù)字化的出現(xiàn)，提高工作的效率與質(zhì)量，相對于以前的紙質(zhì)記錄方式來說有很大的轉(zhuǎn)變。針對科技檔案，不僅要進行數(shù)字化，還要保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量與作用得到最大化的發(fā)揮[4]。

3.1 改變科技檔案管理觀念

科技檔案管理數(shù)字化和紙質(zhì)檔案存放對比起來，更環(huán)保更便捷，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，對存放檔案空間的面積和條件要求更低。重視科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)要先改變管理理念，真正將科技檔案管理數(shù)字化發(fā)展好。

3.2 適當?shù)脑黾釉O(shè)施設(shè)備

要對科技檔案管理數(shù)字化適當?shù)脑黾釉O(shè)施設(shè)備。首先，對場地建設(shè)做一個優(yōu)化，提供科技檔案管理數(shù)字化專屬的辦公場地。其次，要對設(shè)施設(shè)備定期更新和升級，對于有問題的機器設(shè)備要及時的進行檢修。

3.3 提高安全意識

要對工作人員明確科技檔案管理數(shù)字化的保密責任，完善關(guān)于科技檔案的保密制度。也可以對科技檔案實行雙重保險，一份紙質(zhì)的記錄，一份數(shù)字化的存檔。要重視對電腦和軟件的殺毒處理，保證軟件的安全運行。對借閱使用科技檔案的人員進行登記。

3.4 引進綜合性技術(shù)人才

科技檔案管理數(shù)字化的建設(shè)離不開人的主導，如果沒有精通科技檔案數(shù)字化管理的人員，就難以打造良好的科技檔案數(shù)字化管理環(huán)境。重點培養(yǎng)科技檔案數(shù)字化管理人員的綜合能力和搭建軟件設(shè)施平臺。對技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力提升和教育培訓給予支持，最終進一步提高科技檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量。

4 結(jié)論

科技檔案管理數(shù)字化，是科技檔案發(fā)展的趨勢所向。國內(nèi)目前對于科技檔案管理數(shù)字化還在進行普及和優(yōu)化，很多企業(yè)和單位，在科技檔案數(shù)字化的過程中，會出現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化的意識不足、基礎(chǔ)設(shè)施缺乏、安全意識薄弱、人才缺乏等方面的問題，對于這些問題，可以從改變科技檔案管理觀念、增加設(shè)施設(shè)備、提高安全意識、引進綜合性技術(shù)人才等方面來改善，加強科技檔案管理數(shù)字化的實際應(yīng)用，充分發(fā)揮其優(yōu)勢促進社會進步。

參考文獻

[1]董娜.淺談科技檔案數(shù)字化管理的發(fā)展方向[J].中文信息，2018，（12）：48.

[2]宋小曉.淺議科技檔案數(shù)字化項目管理及效應(yīng)[J].蘭臺世界，2019，（2）：57-59.

[3]徐海燕.淺議科技檔案數(shù)字化項目管理及效應(yīng)[J].數(shù)字化用戶，2019，25（17）：60.

[4]郝莎.科技檔案數(shù)字化鑒定與實施[J].蘭臺世界，2018，000（0S1）：P.17-18