電子文件對檔案管理的影響及對策

劉曉慧

摘 要：隨著科學技術和互聯網技術的飛速發(fā)展，信息時代的全面到來，計算機技術廣泛應用于檔案管理過程中，極大地提升了檔案管理效率和質量，減少人力資源的消耗，降低了檔案管理的成本，對于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展有著至關重要的意義。本文主要針對電子文件對檔案管理工作的影響以及相關對策進行探究，希望能為檔案管理信息化進程提供一定的參考。

關鍵詞：電子文件;檔案管理;影響;對策

1 前言

電子檔案目前已經成為檔案信息的重要組成部分，能夠提高檔案管理工作效率，減少檔案管理過程中的失誤問題。但與此同時，電子信息在檔案管理過程中的應用也給傳統的檔案管理工作提出了新的要求，如何針對電子信息檔案進行有效存儲、維護及管理，并保證電子信息檔案的安全性和可靠性，是當前檔案管理工作需要重視和解決的問題。

2 電子文件概述

2.1 電子文件定義

電子文件指的是以各種計算機光盤、磁盤以及盤片等化學磁性材料為載體的需要借助現代電子設備才能夠完成數據讀取、傳輸、利用的材料。電子文件的使用不會受到時間、空間的限制，主要包括各種電子文書、電子信件、電子報表以及電子圖紙等。

2.2 電子文件的特點

電子文件具有載體非制度性、可分離性以及依賴性的特征，電子文件的信息數據主要存儲在各種電子載體之上，可以在計算機中輸入一些可識別的文字、圖形以及符號，并通過二進制代碼轉換成計算機可以處理和識別的文字。由于電子文件虛擬性的特征，因此可以在計算機載體當中容納海量的電子數據，這些數據也都是非實體的，難以直觀看到。工作人員可以結合實際工作需求選擇不同輸出電子文件，由此可見，電子文件具有載體非制度性的特征。其次，電子文件和載體之間可以相互分離，電子文件的載體關系與紙質檔案存在很大區(qū)別，紙質檔案與文字是密不可分的整體，而電子文件可以在不同進制之間實現有效轉化，在不固定的介質當中存在，不會因為載體的變化而產生具體內容的變化。另外，電子文件對于計算機設備和系統具有很大的依賴性，需要使用電子信息設備完成文件信息的形成、存儲以及使用傳輸。所以，計算機系統與電子文件之間存在密不可分的關系，電子文件需要依托于相關電子設備才能夠承載，如果這部分電子設備發(fā)生問題或者故障，將難以及時讀取出電子文件。同時，若系統更新不及時，無法有效轉換格式，也難以讀取數據[1]。

2.3 電子文件對檔案管理工作的影響

隨著計算機的普及，電子文件逐漸取代了傳統的文字資料，在各行各業(yè)有著十分廣泛的應用。電子文件可以直接寫在磁盤上，工作人員通過直接修改磁盤內容并進行存儲，能夠快速準確的完成文件的修訂。在檔案管理系統當中應用電子文件，使得檔案與文件之間不再有明顯的界限，紙質檔案管理工作經過長期的發(fā)展和實踐已經形成了一套行之有效的管理原則、管理方法，具有健全的制度支撐和約束。但關于電子檔案目前尚未有統一系統的制度約束，導致電子檔案在實際應用的過程中存在很多安全隱患，影響電子檔案的使用價值和使用安全性[2]。

3 電子文件檔案管理的相關策略

3.1 加強新的管理技術和管理方案的應用

科學技術的飛速發(fā)展使得電子檔案已經成為現代化進程的必然產物，相關檔案管理人員必須與時俱進，以科學發(fā)展觀的思想做好檔案管理，統籌規(guī)劃，不能一刀切地摒棄傳統的管理方式。同時，也需要充分引入新時期、新技術以及新方案進行檔案管理，比如可以引入一系列的解碼技術、加密技術、視頻技術、網絡技術以及計算機技術，提高檔案管理工作的效率，減少檔案管理所需要耗費的時間，保證檔案管理的安全性和可靠性。從實際情況來看，與電子檔案安全保密工作關系最大的是電子文件的還原技術和加密技術，哈希算法為檔案管理工作提供了一項快速數據存取方法，可以有效開展檢測數據對象的修改，是目前應用最為廣泛的加密技術之一。但是由于現實工作環(huán)境與電子文件保管需求存在一定的差異，這也影響了電子信息的真實再現程度，所以還需要引入還原技術，以保證電子信息還原時各種格式和數據的準確性和一致性。其次，電子文件相對來說容易刪改和破壞，這也影響電子檔案管理的原始性保障，因此，檔案管理工作人員還需要充分將加密技術引入到電子檔案管理過程中，保護電子檔案的信息安全[3]。

3.2 做好檔案歸檔的技術處理工作

電子文件的歸檔與傳統紙質文件歸檔形式差別較大，檔案管理工作人員需要充分結合電子文件的類別特征以及應用情況，深入到電子文件工作領域，加強對電子文件工作流程的優(yōu)化和完善，制定行之有效的文件管理和歸檔制度，對產生的大量電子文件嚴格按照規(guī)章流程完成接收處置以及存儲，做好電子文件原始信息的保護，明確文件信息重新組合的具體方案。通過科學的技術處理使得已經歸檔的電子文件改為只讀性的文件，這部分文件只能讀取而不能寫入，從而能夠保護電子文件的原始結構，保證電子文件的安全性和可靠性[4]。

3.3 加強電子文件的全過程管理

電子文件從形成到最后存儲使用需要經歷一系列的過程，中間會涉及多種環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)或者流程的失誤將會影響電子文件的完整性和準確性，破壞信息數據的真實性。因此，需要建立健全電子文件全過程管理制度，通過制度對各個流程進行優(yōu)化和約束，明確檔案管理工作人員的職責，要求檔案管理工作人員在形成文件檔案之后，及時積累和收集相關信息，避免電子文件分散狀態(tài)下的信息丟失，為電子檔案全過程管理奠定堅實的基礎。

3.4 加大對檔案管理人員的培訓

隨著科學技術的迅猛發(fā)展以及電子檔案管理機制的落實，對于檔案管理工作人員的專業(yè)技能和技術能力有著更高的要求，傳統的檔案管理方案以及管理策略已經無法滿足當前電子文件的管理需要。因此，為了使得檔案管理人員能夠更好的適應電子檔案的發(fā)展需求，需要不斷加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓和技能培訓，提高檔案管理人員的信息意識，并加強檔案管理新技術和新設備的落實，優(yōu)化原有的管理體系和管理機制，集中組織管理培訓檔案管理人員的知識結構，同時還需要進一步落實人才培養(yǎng)機制，引入高水平的專業(yè)人才參與到檔案管理過程中來，整體提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平，有效應對檔案管理工作電子化和信息化的客觀需要。其次，檔案管理人員還需要對保存電子檔案的存儲介質進行充分的掌握，并做好相關設備的登記工作，一旦出現設備更新換代，需要利用中間時間過渡做好電子文件的存儲工作和轉換工作。對于需要長期保存的電子文件，要進行備份和復制，防止信息丟失。另外，檔案管理人員還需要抓緊制定適合電子文件技術環(huán)境的標準，規(guī)范保管和存儲電子文件流程，明確電子檔案以及電子文件收集、整理、積累、歸檔、利用、統計、保管以及移交等一系列的規(guī)章制度。

4 結束語

綜上所述，電子文件檔案管理工作已經成為當前檔案管理活動的重要組成部分，對檔案管理事業(yè)的現代化發(fā)展有著至關重要的意義。因此，需要加強對電子文件檔案管理工作的重視，明確電子檔案管理工作對傳統檔案管理活動帶來的影響，并采取針對性的措施優(yōu)化電子文件檔案管理流程和管理方案，保證電子檔案管理的有效性和科學性，促進我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]羅萍.電子文件對檔案工作的影響[J].攀枝花學院學報（綜合版），2017（5）.

[2]姚莉.電子文件對檔案管理的影響及對策[J].知識經濟，2017（15）.

[3]向曉芳，湛向裱.電子文件檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2017（1）.

[4]姚靜.電子文件歸檔的方法與途徑的選擇[J].赤子，2018（15）.