數字化環境中醫院檔案管理的轉型探索

周應

摘 要：近年來，我國科學技術呈現了快速發展的態勢，醫療事業取得了顯著進步，在此背景下，建立數字化檔案管理體系已成為當前各個醫院檔案管理工作的重要任務。因此，探索數字化背景下醫院檔案管理轉型問題不僅僅符合了當前醫院檔案管理的發展趨勢，而且也為醫院檔案管理工作提供了有效借鑒與參考。本文主要就數字化環境中醫院檔案管理的轉型進行研究和探索。

關鍵詞：數字化;醫院;檔案管理;轉型

1 數字化環境中醫院檔案管理工作應具備的特征

1）檔案信息處理具有高效性特征。處于醫療事業快速發展背景下的醫院檔案管理工作無論是管理范圍還是內容都呈現出了寬泛性特點，一方面需要醫院各職能部門的共同參與，另一方面還要兼顧患者、醫護人員和其他醫療機構等多個方面的要求，這也對新時期醫院檔案管理工作效率提出了較高的要求。數字化時代的來臨，醫院檔案管理工作可以有多樣化的方式來進行檔案管理工作，不僅檔案管理工作實現了網絡化和數字化，而且檔案信息處理的時效性也得到了保障。

2）檔案信息存儲具有數字化特征。以往醫院檔案主要以紙質形式為主，隨著社會的不斷進步與發展，紙質檔案保存形式具有的工作量大、資源浪費、效率低下等特點也逐漸凸顯出來。數字化環境中，系統化、數字化和智能化是醫院檔案存儲的顯著特征，既彌補了以往傳統紙質檔案具有的弊端，又使檔案存儲方式更加靈活。

3）檔案信息資源具有多元化特征。處于數字化背景中的醫院檔案管理工作可以依托信息共享化平臺，實現各類信息的收集，從而使醫院檔案管理工作需求得到滿足。同時，在醫院檔案管理信息來源多元化的影響下，檔案信息管理也必將呈現多元化的特征，想要使醫院檔案管理工作效率和水平向更高的層次所發展，就必須將數字化等現代化技術運用到醫院檔案管理工作當中，并在強化與醫院各部門信息溝通和交流的同時，逐步提升信息共享化平臺的完善性。

2 當前醫院檔案管理存在的問題

1）數字化資源管理意識不足。近年來，雖然醫療事業獲得了迅猛發展，但是醫院的檔案管理工作依然存在許多問題需要引起相關工作者的重視，其中數字化資源管理意識缺乏就是當前較為突出的問題。以檔案編號處理工作為例，當前部分醫院檔案管理工作者在進行檔案編號處理工作時仍然采用傳統的管理辦法，不僅無法保證效率，而且許多新的檔案內容也無法獲得及時的錄入。甚至部分醫院沒有對檔案目錄進行相應的設計，從內容層面來講沒有對其進行明確定義，如果保管不當出現丟失的情況，不僅無法找回檔案內容，而且現有的檔案內容排序也會受到影響。

2）由電子和紙質文件雙重保存導致了資源重疊。目前，雖然許多醫院都已經完成了向辦公自動化的邁進，但是通過網上傳送的文件又將其打印下來進行歸檔和保存的情況也時有發生，這也是導致內容相同文件重復發布和保存等情況出現的重要因素，造成了嚴重的資源浪費。

3）檔案管理系統與辦公自動化系統間的聯系不足。辦公自動化系統是面向醫院和醫療系統由此建立的個性化軟件，在醫院中得到了較為普遍的應用。而醫院檔案管理系統通常是由行政主管部門設計并建立的系統，因此，兩種系統在運行環境方面就存在較為顯著的區別，不僅兩個系統聯系性不強，而且對于一些數據資源也無法實現共享和轉化。

4）檔案管理工作者專業素質偏低。據了解，當前部分醫院中從事醫院檔案管理工作的工作者具有年齡大、對于新事物接受能力不強等特點，所以在學習數字化和信息化的相關知識時較為吃力，也不具備一定的數字化操作技能，對于當前先進的檔案管理方法不能做到準確理解，靈活運用更無從談起，這也成為制約檔案管理數字化開展的重要因素。同時，檔案管理工作者專業素養還有待提升，對檔案管理基礎工作重要性認識不足等也是當前檔案管理工作無法順利開展的重要因素，醫院檔案管理工作中敷衍了事等情況也時有發生。

3 數字化環境中醫院檔案管理的轉型策略

1）增強數字化資源管理意識。在我國醫療事業迅猛發展的背景下，醫院檔案管理工作者要深刻認識到當前醫院檔案管理工作中存在的突出問題，加大對醫院檔案管理工作的重視力度，著力于醫院檔案管理體系的建立和健全，在明確醫院檔案管理工作重要性的基礎上，促使其積極參與到探索檔案管理新方式和新方法當中。同時，以往的檔案管理方式對于新形勢背景下的醫院檔案管理工作來講并不適用，所以，檔案管理工作者還要逐步樹立數字化資源管理意識，從而為數字化醫院檔案管理體系的健全提供重要助力。

2）建立健全醫院數字化信息檔案管理平臺。醫院檔案管理數字化的實現，需要醫院結合自身特征開發和建立一套具有自身特色的檔案管理系統，并確保配備的硬件設施的全面性。就檔案管理系統而言，除了要具備雙服務器和光盤等雙備份等功能外，還要具備高速掃描和集中掃描等功能，這不僅是醫院檔案資料能夠迅速、準確歸檔的基本保障，而且也是實現檔案安全管理的重要前提。同時，還要注重檔案查詢系統的建立，在觸摸屏檢索和網絡文檔等功能支撐下推動檔案資源數字化管理的有效落實。另外，還要針對檔案管理系統進行定期檢查，從而實現檔案管理系統的持續更新與優化。

3）強化檔案管理領域內的信息交流。首先，要注重數字化檔案管理系統和辦公自動化系統間的聯系和交流。從醫院角度來講，可以將檔案資料查詢功能納入信息查詢接口當中，為辦公自動化系統、教研管理系統等與檔案資料管理系統間的有效集成奠定良好的基礎。這樣既可以方便各部門電子文件的收集，提升檔案資料庫數據信息的完善性，又為檔案管理系統和辦公自動化間的聯系構建了路徑;其次，要強化紙質文件和電子文件間的信息交流。對于之前電子文件和紙質文件重疊的問題，可以將其轉換為文本和影像共存的方式，并在明確數字化檔案特征的基礎上建立檔案管理規章制度，從而在實現紙質文檔和電子文檔非重疊和可共享等特征下保證檔案資料的安全性。

4）建立高素質的檔案管理專職隊伍。醫院檔案管理工作數字化的實現，還需要有一支專業性強的檔案管理人員為支撐，而對于檔案管理人員來講，具備先進的數字化管理意識和技能以及較高的知識層次是其基本要求。同時，還要將關注點放在檔案管理人員分析能力上，對于一些專業性強、復雜性高的檔案資料來講，可以做到精準把握，并能夠以相關要求為依據準確提供他人所需檔案信息等。從醫院和相關部門來講，要注重檔案管理專業性人才的引進，對現有員工實施數字化培訓工作，從而使醫院的檔案管理水平得到充分提升。

4 結束語

總之，數字化已成為醫院檔案資源管理工作的主流趨勢，如何在落實數字化過程中推動醫院檔案管理工作的順利轉型成為當前醫院檔案管理工作者著重思考和研究的話題。對此，需要明確當前醫院檔案管理工作存在的具體問題，并依賴于增強數字化資源管理意識、建立健全醫院數字化信息檔案管理平臺、強化檔案管理領域內的信息交流和建立高素質的檔案管理專職隊伍等途徑推動醫院檔案管理工作的轉型與發展，進而使醫院檔案管理工作高效、優質開展。

參考文獻

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