淺談新形勢下的高校財會檔案管理

(西華大學計劃財務處 四川 成都 610039)

在高校管理中財務管理是重要的組成部分，其管理內容是對資金進行籌集、核算和監督。而高校財會檔案①是指高校在進行經濟業務事項中接收或形成的，記錄和反映高校資金運動的，具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿、會計報表等各種形式的資料，也包括通過計算機等電子設備形成的、傳輸和存儲的電子財會檔案。財會檔案作為高校檔案重要的組成部分，主要功能是記錄和反映學校經濟業務事項的重要歷史資料，是進行審計、財務檢查工作的重要基石。積極有效提升高校財會檔案管理水平是對高校財務提出的新要求，同時也是提高高校財會檔案管理工作的重要課題。文章從高校財會檔案管理工作目前存在的問題入手，進一步分析產生問題的原因，并從提升高校財務人員財會檔案管理能力水平；增加操作技能培訓；配備專業人員管理會計檔案；加強財會部門與檔案管理部門的溝通等方面作一些針對性的探討，最后提出強化高校財會檔案管理能力的舉措。

一、高校財會檔案管理的內涵

高校財會檔案是高等院校記錄資金活動的憑證和依據，也是高校檔案資料的重要組成部分。高校財會檔案的主要特征有專業性、技術性和保密性，它在高等院校改革和發展事業中具有舉足輕重的作用。

(一)高校財會檔案的內容

高校財會檔案是指高校在進行經濟業務活動中接收或形成的，記錄和反映高校經濟業務事項的，具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿、會計報表等各種形式的資料，也包括通過計算機等電子設備形成的、傳輸和存儲的電子財會檔案。具體包括以下幾種：

表1 財會檔案的分類

(二)財會檔案管理人員的特性

高校財會檔案管理人員作為高校財務部門的一員，除了需要具備財務核算理論知識，還需具備相應的檔案管理理論知識。從事高等院校的財會檔案的管理人員需要具備財務會計的相應證書及檔案管理能力。

(三)高校財會檔案管理工作的主要特點

1.專業性

專業性是高校財會檔案管理工作重要特征之一。具體從高校財會檔案包含的內容形式上來論述：高校財會檔案內容主要以財務核算報銷的專業憑證和原始票據。例如會計憑證類、銀行對賬單、會計報表類、薪金發放表、固定資產明細賬等為主。另外還有財務專業票據存根如非稅收入通用票據、資金往來結算票據、非稅收入一般繳款書等等。

2.真實性

在高等院校的各項教育體制深化改革的過程中，每進行財務報銷一筆經濟活動或經濟業務事項都會使與之相關的有效的原始票據和憑證真實準確的記錄在案。另外財會檔案之間都有相互的聯系，所以財會檔案具有不能改動的特性，這就直接決定在任何時候產生的與經濟業務事項有關系的活動憑證都是真實可靠的。高等院校的財會檔案就是反映了整個高校的全部資金活動往來的證據。

3.合法性

在進行財務核算報銷時，涉及大宗采購或政府采購時，都會要求經辦人提供合法的經濟合同。這也構成了高校財會檔案的重要組成部分。因此在進行高校財會檔案管理工作時，需要依據相應的法律法規，具有合法性的特點。

二、高校財會檔案管理存在的問題

(一)財會檔案管理制度體系不健全

目前隨著高等院校教育管理體制改革的逐漸深入，高校的檔案管理工作體制建設逐步趨于健全。但是高等院校沒有能夠及時適應新形勢下財會檔案管理工作要求，未完善財會檔案管理工作制度體系。如高等院校目前沒有建立制度明確規范財會檔案的立卷、歸檔和保管等時間和范圍。根據《會計檔案管理辦法》規定，單位當年形成的財會檔案，在會計核算年度結束的時后，可以暫時由本單位財會部門保管一年。一年保管期滿后，原則上應由財會部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財會部門往往為了方便查詢，財會檔案會在財會部門保管一年以上，通常是不按期向學校檔案管理部門移交，或者直接將財會檔案留在財會部門。

(二)規范財會檔案管理的意識不強

目前高等院校的管理層對于規范財會檔案管理工作的不重視，沒有成立檔案工作委員會和財會檔案管理工作小組，在實際的管理工作中沒有明確會計檔案牽頭組織、業務指導部門及相關業務處理參與部門等，最終導致沒有形成黨委統一領導部署、各司其職、專人管理、齊抓共管的管理格局。

(三)財會檔案管理工作管控不嚴

鑒于財會檔案真實、完整、可用和安全的特殊性，高等院校應對其歸集、整理、保管、移交和使用等階段實施嚴格管控。(1)檔案歸集階段。在財務報銷中，報銷人員未按規范整理和粘貼好原始票據，導致經過財務審核和出納支付后單據仍然不整齊。(2)檔案整理階段。每月因各種原因未能及時將稽核后的會計憑證裝訂，就不能做到按月清點；另外會計賬簿等其他資料也不能及時歸集、分類、整理，按年清點。(3)檔案保管階段。財會檔案不能做到分類庫柜存放，對保管過程中的防火防盜防損等工作不重視，另外對存放的電子檔案沒有開展不定期的檢查。(4)檔案移交階段。沒有設置財會檔案盤查期，對未裝訂的財會檔案沒有進行逐一登記。(5)檔案利用階段。在實際管理工作中，沒有設置財會檔案調閱審批制度，未形成“接單—登記-調閱-清點-移交-簽字”的規范流程。

(四)財會檔案管理工作專業性人才缺失

提高高校財會檔案的管理能力的組織保證是設置獨立財會檔案管理機構。根據《會計法》及《會計檔案管理辦法》規定，任何單位原則上都要設置財會檔案管理機構來進行檔案管理的工作。人員是組建財會檔案管理組織的重要保證。但目前我國許多高等院校的管理工作是財會檔案管理工作是有財務會計人員兼任。

(五)財會檔案鑒定銷毀上存在困難

為了減少財會檔案的管理成本，高校財會檔案管理工作中關鍵的一個工作是財會檔案的鑒定銷毀工作。但是在高等院校實際管理工作中，鑒定和銷毀保管期滿的財會檔案工作得不到充分的重視，這就導致容易出現“無人來銷、無人敢銷”的尷尬局面。在高校財會管理工作中出現“無人來銷、無人敢銷”現象的原因：(1)保管的財會檔案數量巨大，開展檔案銷毀工作需花費大量的人力物力，這無形中增加了檔案的管理成本，加重了高等院校的管理負擔；(2)鑒定銷毀財會檔案沒有存在可操作的標準。《會計檔案管理辦法》中對會計檔案的保管期限作出了明確的規定，但是高校財會檔案是學校資金活動中形成的記錄經濟業務活動的執行和完成情況和明確相應經濟責任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易憑保管期限滿了就來作出鑒定銷毀的簽字。會檔案保管期限明細詳見表2會計檔案保管期限一覽表。(3)學校屬于公益性事業單位，對于職工存在大量未能及時清繳的債權債務。盡管未能清繳的債權債務是年代久遠也不能作為壞賬核銷，而是需要長期掛賬，學校保留清償權利。會計憑證作為追償長期掛賬的原始證據就不能輕易銷毀。

表2 會計檔案保管期限一覽表

三、高校會計檔案管理存在問題的原因

1.高校注重教學、科研的投入，對財務檔案工作重要性認識不足，重視不夠，對財務信息化建設普遍投入不足，沒有形成會計檔案資源信息共享、電子會計資料保管系統。

2.缺乏創新意識，思維固化，對檔案建設重心沒有及時向信息化建設轉移，會計檔案利用價值低。

3.因編制體制的原因，財務人員結構配備不合理，人員專業也僅限于財務方面，未曾培養具有雙重能力的復合型檔案管理人才。

4.會計檔案銷毀艱難導致檔案管理成本不斷加大。

四、加強和完善高校會計檔案管理的對策

(一)業財融合大勢所趨，財會檔案離不開你我他

1.強化領導管理意識，建立完善的檔案管理體系

在日常工作中應加強會計檔案管理工作的領導，同時還應建立全面的會計檔案立卷以及保管查閱等相關管理制度，進而有效保障會計檔案的完整性，同時防止散失和毀損。在一定程度上財務檔案管理水平的高低是相對于高校的綜合管理水平具有重要影響。同時對高校財務以及檔案管理工作的好壞也具有重要影響。我校管理層高度重視財務檔案管理工作，廣泛宣傳會計檔案管理的重要性，樹立良好的制度執行意識。具體管理體系可設計為由財務部門副處長主管，專職會計人員擔任會計檔案的管理工作，制定部門財務檔案管理規章制度，建章立制與學校檔案部門共同管理財務檔案，按期轉移以往年度財務檔案，服從檔案管理部門的指導。

2.加大學校內部檔案管理部門和財會部門溝通力度

在檔案管理工作中，學校檔案館具有一定的專業性。財會部門應加大向檔案館業務操作技能的學習與交流。

(二)術業有專攻，打造財會檔案工作專業團隊

1.加強會計人員財會檔案管理及操作技能培訓

高等院校應結合本校實際情況，對相關檔案管理人員進行定期的理論培訓，培訓形式可以多樣化。在理論學習的基礎上，以繼續教育和業務培訓為手段，提升財會檔案管理人員的業務操作能力水平。最終目標是打造“學習型、創新性、服務型”財會檔案管理工作隊伍，具體要求是對內提高團隊素質，對外樹立良好的工作形象，大力提高檔案管理工作服務水平。

2.整合人力資源，對財會檔案的管理實現專人化

隨著新形勢下高等院校發展規模不斷壯大，單位財會檔案數量也大量增加，配備專人管理財會檔案就顯得尤為重要。高等院校的會計管理機構應整合現有人力資源，爭取實現對檔案管理工作專人化，這樣就保證了財會檔案管理流程的順暢及一致性。

(三)立規矩已成方圓，制度流程了然于心

1.梳理檔案管理流程，重點完善歸檔整理流程

對于高校財會檔案管理工作應結合實際情況和財務工作的特點，制定出相關的流程和規范。另外在財務檔案形成過程以及整理歸檔中，建立健全質量保障體系，針對財務檔案實施過程進行全面檢查，這樣才能確保財務檔案的完整性和準確性。高校財務部門應配備專業人員對財務檔案進行管理，同時建立健全集中的管理機制，保證高校財務管理融入學校檔案管理中，在真正意義上維護學校財務檔案的完整性。

2.優化財會檔案管理流程，實現檔案信息化管理

目前“大數據”、“云平臺”支撐著國家治理體系和治理能力現代化，這就要求通過聚合廣度信息、挖掘深度數據、傳遞偏平網絡，最終能夠達到決策科學化、管理精細化。借助“大數據”、“云平臺”等信息技術工具推動會計檔案由傳統紙質檔案轉變為電子化檔案，并通過云端存儲工具實現電子檔案的遠程訪問和管理，提升存儲的檔案信息利用效能，實現隨需訪問檔案信息。具體操作是高等院校可以借助影像識別系統對各類原始憑證影像化，在“大數據”、“云平臺”的信息技術的應用基礎上構筑財會檔案數據庫。最終實現財會檔案的數字化、網絡化，能夠檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，高度共享、使用便捷，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“信息庫”，釋放會計檔案資源的巨大潛能，為廣大師生提供便利、為學校改革與發展提供決策。信息化建設以及成為我國社會主義現當代化建設的重要組成部分，高校作為人才成長和培養的重要場地，需要順應時勢加強財務檔案管理信息化建設。

五、結語

隨著高等院校改革的不斷深入，當前高校財會檔案管理工作處于不斷的改革與發展中，這將給高等院校財會檔案管理工作提出更高和更深層次的要求。這就要求高等院校管理層與財務工作者務必與時俱進，轉變傳統的管理觀念，從實際出發，強化學習引領，善于綜合運用現代化技術，不斷健全高等院校財會檔案管理體系，科學有序地展開財會檔案管理工作，從而大力提升高校財會檔案管理水平。

【注釋】：

①會計檔案管理辦法