圖書檔案管理系統在圖書管理中的價值

文/山東省精神衛生中心 高勇

隨著我國社會不斷發展，人們生活質量的提高，對精神物質的需求越來越高。閱讀屬于充實人們精神物質的重要方式之一，因此，人們的閱讀量不斷增加。隨著閱讀量的增加，現今市場上的書籍數量也在不斷增加。書籍數量的增加意味著圖書管理工作任務也隨之增加，再加上人們生活節奏加快和市場競爭越加激烈，因此提高圖書管理質量成為圖書館能夠滿足當前市場需求以及國民需求的重要措施之一。但在實際操作過程中，由于各種各樣的因素，圖書管理工作質量的提升受到了嚴重阻礙。因此，實施有效措施解決影響因素，提高圖書管理工作質量已成為圖書館發展的重點關注。

一、圖書管理工作的影響因素

（一）書籍數量較多。隨著時代的不斷發展，圖書館中儲存的圖書數量越來越龐大，而圖書數量的增大，直接影響到圖書管理的工作質量。圖書數量越多，圖書管理工作就越加復雜，不僅僅限于簡單地將圖書在書架上逐一擺放，而是需要根據不同圖書類型進行有效分類，同時需要將標注著不同圖書碼的圖書置于特定位置處，擺放完成后，還需對圖書進行建檔歸檔，避免出現圖書丟失、圖書類型混亂等情況。如此一來，在對圖書整理和存放這一操作過程中，就需要耗費大量時間、大量人力，且難以避免出現圖書錯放、圖書難尋找等情況出現，這會直接影響到圖書的管理質量。

（二）圖書分類。隨著時代不斷發展變化，不僅是圖書數量隨之增多，圖書種類也逐漸增多。因此，采取科學合理的方法對圖書進行分類至關重要。除此之外，圖書的分類也需根據分類的方法不同而各有不同，具體可根據圖書內容和載體來進行分類，具體內容如下表所示。而對于當前的圖書管理而言，不論是圖書數量多還是少，都很難對圖書進行有序性和便利性的合理分類，但對于圖書的管理工作而言，對圖書進行分類極其重要。

關于圖書的分類

（三）歸檔效率較低。除了書籍數量增多以及無法實現分類管理有序化與便利性等，圖書歸檔效率也屬于影響圖書管理工作質量的重要因素之一。圖書進行管理的過程中，對圖書進行及時有效的歸檔屬于提高圖書管理工作質量的重點問題之一，若是出現圖書歸檔延誤現象，就極容易導致圖書補充不及時或者圖書下架不及時等現象，從而直接造成該圖書的使用率下降，這對圖書的管理來說具有重大的負面影響。而在實際操作過程中，由于大多數工作均是通過人工完成，再加上圖書數量和種類繁多，且各項工序復雜，就導致圖書歸檔效率大大降低，進而引發一系列降低圖書管理工作質量的現象發生。因此，采取有效措施提高圖書歸檔效果對提高圖書管理工作質量十分重要。

二、圖書檔案管理系統在圖書管理中的應用

（一）節約人工。根據上文探討顯示，當前圖書管理工作中存在較多對其工作質量造成不良的因素，因此采取相應措施對圖書進行管理至關重要。圖書檔案管理系統主要是通過借助計算機技術建立相應的圖書管理系統，并結合圖書管理的相應特點，使該系統具有較高的適用性。將圖書檔案管理系統有效應用在圖書管理工作當中，能夠在一定程度上節約大量人工，并大大提高圖書管理效率。在傳統圖書管理工作中，關于圖書的管理、記錄與整理等工作來說，都需要人工完成，費時不說，工作準確性還無法得到有效保證。而對圖書檔案管理系統而言，采用先進紅外線掃描技術，可在系統中對書籍的相應條形碼信息進行有效錄入，如此一來，便可對該圖書進行有效管理，無論是否存在書籍數量龐大等現象，依舊可以做到無任何遺漏的效果，既節約了人工，也在一定程度上提高了圖書管理的準確程度。

（二）自動分類。在圖書管理中有效應用圖書檔案管理系統，不僅可以節約人工，達到提高準確率的效果，同時還能夠對圖書館和各個企業中的圖書進行有效分類。圖書檔案管理系統在計算機系統中存在多種圖書分類，可根據圖書的內容和載體不同來對圖書進行細化分類，并在圖書初次錄入時就對其進行自動分類。如此一來，就算圖書數量較多，也可按照圖書類別的不同對圖書進行有效整理，即可節約大量人力和時間，同時還能夠在一定程度上提高檔案分類的準確率，讓該工作變得更為便捷方便。

（三）提高回檔效率。在圖書管理中實施圖書檔案管理系統，能夠為圖書借閱人員和圖書管理人員提供較大便利。對于管理人員而言，無論是圖書的增添與撤出，都只需對該圖書進行相應掃描便可達到目的，不再需要像傳統管理方法那樣去檔案室進行圖書整理展開，對檔案中的書籍信息進行檔案的增添或刪除，這在一定程度上為圖書管理人員提供了較大便利，也能夠確保新書的及時上架和舊書的快速撤出。而對于借閱人員而言，則可直接通過書籍信息輸入，就可自動獲取該圖書的編號與書籍存放位置，不需要花費大量時間尋找就可快速找到圖書，也為借閱人員提供了便利。

三、圖書檔案管理系統的實現

對于圖書管理過程中關于圖書檔案管理系統的應用，需利用計算機技術進行自動化管理系統的設計，并運用VB變成技術、數據整合技術以及圖書管理技術等來實現圖書的查詢、管理、搜索以及新書錄入等功能，具體過程如下所示。

（一）設計版權界面。首先，版權界面的設計對實現圖書檔案管理系統至關重要，可以在啟動該系統時對軟件版本以及設計者等相關信息與數據進行充分顯示，并在原始界面上進行相應的優化與改進，達到使圖書檔案管理系統隨時滿足當前時代需求的效果。

（二）設計用戶使用界面。為了確保圖書檔案管理工作的安全性，提高對圖書館中各項信息數據的安全保護至關重要。因此，設計用戶的使用界面，對圖書的借閱、歸還與購置等相關行為進行有效約束，可達到區別用戶權限以及規范用戶使用該系統，提高確保圖書檔案管理工作安全性的效果。

（三）設計圖書管理員登錄界面。除了設計用戶使用界面，設計相應的圖書管理員登錄界面也十分重要。當圖書管理員在登錄該系統時，可自動切入圖書檔案管理系統，讓管理員能夠使用圖書搜索查詢以及操作用戶登錄等功能，并可解鎖系統其他更多功能，達到提高圖書檔案管理工作安全性與提高管理工作質量的效果。

（四）設計圖書查詢和搜索功能。圖書的查詢與搜索功能，屬于圖書檔案管理系統中最為基本的功能，設計該功能后，能夠使管理人員和借閱人員更為便利地根據書名、作者以及種類等條件對自身所需的圖書進行查詢和搜索，達到提高圖書檔案管理與圖書使用率的效果。

（五）設計圖書借閱功能。圖書借閱功能在成功設計后，使用過程中系統會自動彈出圖書借閱成功的相關彈窗，并彈出關于借閱圖書的相關信息和數據庫中相應的修改信息。這能夠在一定程度上節約圖書管理人員的管理時間和借閱人員的借書時間和了解圖書信息的時間。另外，借閱功能在使用過程中，會對每位借閱人員同時間段的圖書借閱數量進行控制，若超過該限制數量，并在其余圖書未曾及時歸還時對其進行圖書借閱限制，使其無法進行再次借閱。

（六）設計新書信息錄入功能。與圖書查詢和搜索功能相似，新書信息錄入功能也屬于圖書檔案管理系統中最為基本的操作功能之一。而新書錄入又屬于圖書管理工作中最為重要的組成部分之一，因此，設計相應的新書信息錄入功能，能夠為圖書借閱與借閱過后的核對工作提供相應便利，達到提高圖書檔案管理工作質量的有效目的。

四、結論

綜上所述，圖書檔案管理系統對于提高圖書管理工作質量至關重要，能夠為圖書管理人員與借閱人員提供較大便利，從而大大提高圖書的使用率，這對實現圖書管理效率與圖書使用率具有重要意義。