如何做好事業單位檔案管理

仇知

摘 要：事業單位的檔案管理具有操作和管理層面的多言行的特征。一方面檔案管理在平時的工作中表現出的作用和價值相對較小，給人一種無足輕重的感覺。另一方面的檔案管理工作需要對事業單位的重要事件和文件等重要內容進行科學的分類和保存，是事業單位不可或缺的一個重要職位。基于以上的作用分析，檔案管理工作在事業單位中發揮著重要作用，需要相關的工作人員注重日常的規范和科學化管理，使檔案管理有效的發揮其價值和作用，為事業單位的長期發展奠定堅實基礎。本文主要針對如何做好事業單位檔案管理進行簡要分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理

1 新時期對事業單位的管理和發展提出了新的要求

事業單位是我國計劃經濟制度下沿革下的組織，在輔助政府行政過程中發揮著重要的作用。隨著我國經濟社會的發展，事業單位的管理模式也在不斷發生著改革和變化，目的是提升自身的工作服務效率，促進自身的工作內容能夠適應社會發展的需要。對此，事業單位必須從整體方面保持自身的管理制度和服務方式能夠和社會接軌，促進自身的社會適應性，對自身的內部管理制度和方式進行不斷的優化和調整，減少在工作中的誤區和漏洞，促使其在經濟社會中發揮積極的建設性作用。

2 基層事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度不夠完善

目前，事業單位檔案管理存在許多的問題，主要反映在新時期檔案管理制度不夠完善，檔案的借閱、管理、保密等工作仍需從嚴要求。雖然各級單位都制定了檔案管理的制度，但是在實際工作的過程中，并沒有發揮明顯的作用。許多單位的查檔、借檔等工作沒有嚴格按照管理制度的要求去執行，在基層單位，這種不規范、不健全的檔案管理制度在很大程度上降低了檔案本身的利用價值和可靠性。隨著近年來，各項人才引進計劃的增多，基層單位中新來了許多高學歷、高素質的優秀畢業生，引進人才的檔案漏缺現象較多，比如職稱評定材料、工資變動材料、年度考核材料等出現較為明顯。加之引進的人才學習經歷豐富，檔案流動相對來講較為頻繁，加之各單位檔案管理人員可能存在工作調整，對各階段資料的收集整理、歸檔遺漏等現象偶有發生，傳統的檔案管理是以被動的方式進行收集，即相關部門通過郵寄的方式將人事檔案寄送至檔案室，如果制度不完善或移送不到位，執行不嚴格，就會造成檔案材料收集的不完整。

2.2 檔案管理方式過于落后

隨著現代科學技術的不斷發展與進步，很多計算機處理技術、文字處理技術、信息收集技術等都被應用到檔案收集、處理工作中，使得檔案的儲存脫離紙質化，增加了數字資料、音頻資料、圖片資料等儲存形式，改變了傳統檔案管理工作的方式。但是，現階段這種管理方式并沒有被應用到實際的工作中，很多基層事業單位都在應用最原始、最簡單的文字收集，再由人工進行處理、總結的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現代化進程。

2.3 缺乏相關方面的人才

檔案管理工作要求從業人員具備相應的專業知識體系和較高的職業素養。然而大家普遍認為檔案管理工作屬于輕松、容易、簡單的工作，沒有專業技術和專業知識含量，只要工作人員態度端正、工作認真就可以勝任。許多人在這一崗位上一干就是許多年，但是卻幾乎沒有外出學習交流和學習新的管理理念的機會。僅僅憑借多年的經驗和傳統的方法進行管理，容易出現職業素養不高、責任意識較差、安全意識不強等問題。從事檔案管理工作不僅要細心，更要耐得住寂寞，許多新員工也無法在這一崗位上堅持太久，因此一些事業單位甚至安排即將退休的職工從事此項工作，之后的工作交接問題也就不可避免。

3 如何做好基層事業單位檔案管理工作

3.1 基層事業單位應完善檔案管理制度

制度是基層事業單位檔案管理工作有效開展的保障，當前絕大多數基層事業單位均已建立相對健全的檔案管理制度。但是，隨著基層事業單位的發展，原有的制度已經無法滿足現代基層事業單位實際需求。針對這一問題，應針對基層事業單位檔案管理制度進行創新和變革，根據基層事業單位實際發展情況，結合檔案信息情況，建立更為完善的檔案管理制度，從而保障基層事業單位檔案管理工作效果。另外，還應加大基層事業單位檔案管理制度的執行力，使檔案管理制度能夠切實約束管理人員的日常工作。基層事業單位可將激勵機制與管理制度相結合，將檔案管理制度細化，并引入崗位責任制，明確劃分各個崗位的職責，每個季度及年度對檔案管理人員開展考核工作，針對考核結果較好的檔案管理人員，可酌情給予物質獎勵和精神獎勵;反之，針對季度及年度考核結果較差的人員，基層事業單位應著重分析該管理人員工作效率低下的原因，并采取針對性較高的教育活動提升管理人員工作水平，以確保基層事業單位檔案管理工作質量。

3.2 豐富檔案管理的方式

為了進一步加強基層事業單位檔案管理工作的質量，提高工作效率，首先應該改變傳統、單一的管理方式，利用先進的科學技術實行多樣化管理，最終實現信息化、數字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴大基層事業單位大男子與的儲存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項聯合工作。

3.3 基層事業單位應重視人才培養工作

管理人員專業水平高低直接影響基層事業單位檔案管理質量，因此，基層事業單位應重視管理人員的專業能力培養工作。在具體工作中，根據基層事業單位具體情況，開展相應的培訓教育工作，定期組織管理人員參與檔案管理技能培訓，從而提升基層事業單位檔案管理水平。另外，在基層事業單位人才選拔方面，可吸納部分離退休員工，這些員工有著多年工作經驗，對基層事業單位各項工作的熟悉程度較高，尤其在其原有工作領域范圍之內，對基層事業單位檔案管理工作完善方面具有一定的權威性。除此之外，還應重視基層事業單位檔案管理人員年齡結構，加大青年管理人員的培養力度，針對檔案管理專業優秀大學畢業生，可予以優先考慮，大學畢業生剛剛走出校園，工作熱情程度較高，但檔案管理實際經驗相對較少。鑒于此，基層事業單位可加強崗前培訓力度，從而調整檔案管理人員年齡結構，提高基層事業單位檔案管理水平。

3.4 事業單位檔案管理轉向信息化

檔案管理信息化是充分利用現代計算機技術、網絡技術、多媒體技術對檔案信息進行收集、整理，并進一步處理、分析和開發，力圖由簡單管理模式向社會服務模式轉變。加強信息化建設頂層設計，自上而下形成統一標準的管理系統軟件，建立信息共享平臺，升級檔案利用服務，提供更精準的服務。應該具有四個條件：一是配備開放式電腦查詢檢索系統，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務;二是建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解用戶對檔案的需求，有針對性地編輯完整、系統的檔案信息，提高檔案利用率;三是緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動;四是加快局域網絡建設，為利用者提供快捷方便的服務方式。以信息化為基礎，推進檔案管理規范化建設。

4 結束語

綜上所述，做好事業單位檔案管理工作的對策為：以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性、依據本土人才供給特點優化和再造歸集標準、管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作、推動信息化流程管理倒逼各部門的協作意愿。

參考文獻

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