交通運輸會計檔案管理存在的問題及對策

李雪丹

摘 要：文中結合實踐，對于交通運輸部門會計檔案管理工作現狀和存在的問題進行分析探討，并在此基礎上提出一些有效的對策，希望能對提升交通運輸部門會計檔案管理工作水平有所參考作用。

關鍵詞：交通運輸;會計檔案;管理措施

會計檔案管理在交通運輸單位財務管理工作當中發揮著十分重要的作用，但是在工作實際中發現很多單位只重視日常會計業務和財務資產管理，對會計檔案工作卻常常被忽視，造成會計檔案管理方面還非常薄弱，對交通運輸單位財務管理質量與水平的整體提升形成很大影響，為此加強交通運輸部門會計檔案管理工作更加凸顯出其重要性。下文當中主要分析了交通運輸部門會計檔案管理存在的主要問題，并針對這些問題提出有效的對策，以供參考。

1 交通運輸部門會計檔案管理的現狀及存在的問題

1）會計檔案整理立卷不規范。大部分單位沒有嚴格執行《會計檔案管理辦法》和《〈會計檔案管理辦法〉實施細則》（以下簡稱《實施細則》），普遍存在會計檔案整理立卷不及時，使用的案卷材料不統一，裝訂不整齊，卷面書寫不美觀等問題。

2）保管措施不到位。一些基層單位受條件限制對會計檔案的保管措施不到位。沒有專門的檔案室，檔案柜也較陳舊，會計檔案擺放在財務室或會計人員的宿舍內，對檔案的保管沒有采取基本的防護措施，防火、防盜、防潮、防蛀、防鼠等“十防”措施不落實。會計檔案擺放零亂，有的單位檔案柜不夠，就用線繩一扎或裝在麻袋里碼在柜子頂上，查閱起來非常費勁。大部分單位沒有將會計檔案及時移交到檔案管理部門，放到檔案室的會計檔案沒有辦理移交手續或移交手續不清。有的單位會計人員 變動時沒有移交會計檔案，新上任的會計對保管的會計檔案家底不清;有的檔案柜沒有上鎖，任由會計、出納隨意翻閱，甚至個別單位的會計憑 證由出納裝訂、歸檔、保存。

3）到期的會計檔案清理銷毀不及時。會計檔案具有一定的保管期限，對到期的會計檔案應及時清理銷毀。然而，一些基層單位對到期的會計檔案一直沒有銷毀，長期存放，一些沒利用價值的檔案占據了大部分有限的空間，給檔案管理部門造成了一定的保管壓力。

4）電算化會計檔案管理制度不完善。實行會計電算化后，沒有對電算化會計檔案形成相應的管理制度和規范標準。會計人員對電算化會計檔案的認識概念模糊，對形成的會計檔案（如對存有財務數據的計算機硬盤、光盤和存儲芯片等磁性介質）不知如何保管。

2 存在問題的根本原因

1）領導對會計檔案管理工作重視不夠。有的單位領導和財務管理人員對會計檔案工作缺乏足夠的認識，只注重日常會計業務和財務資產管理，忽視會計檔案管理工作，重會計業務，輕檔案管理，認為檔案管理只是會計人員的事，與領導無關，對本單位的會計檔案工作很少過問，不甚了解;對會計檔案工作的監督指導不夠，每年上級單位年終工作檢查考核時，會計檔案工作所占檢查內容的比重很少，對會計檔案的檢查也不認真、不細致，甚至忽略。一些單位只注重文書檔案管理，沒有將會計檔案管理納入本單位檔案管理工作的范疇，更沒有將會計檔案工作列入議事日程，納入責任目標管理考核。檔案局在每年進行檔案執法檢查時，也只檢查文書檔案不檢查會計檔案。

2）會計人員缺乏會計檔案管理知識。一般情況下，會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓學習，對會計檔案管理規范化標準知之甚少。單位很少舉辦專門的會計檔案學習班，會計人員系統學習會計檔案管理知識的機會很少。從書本上所學的知識很難與實踐結合，從實踐當中掌握的檔案管理基本知識往往不符合規范化的要求。

3）對會計檔案管理工作的支持力度不夠。加強會計檔案管理工作需要一定的人力和財力支持，有些單位領導明知會計檔案管理工作中存在問題，但不當一回事，舍不得花錢。大部分基層單位由于人力、財力投入不夠，沒有設專職檔案管理員，沒有設立專門的檔案室，檔案柜、消防器材等檔案管理設備配備不全，更談不上現代化的檔案管理設備。電算化會計檔案的保管硬件方面投入更少，達不到雙備份的條件。如果要對幾十年的會計檔案進行鑒定清理的話，需要一定的人力、財力、物力，一些單位怕麻煩，知難而退。

4）責任性不強，制度不落實。由于一部分會計人員的責任性不強，對檔案管理工作不積極，不主動，歸檔不及時，裝訂不齊整，整理立卷不規范。對會計檔案管理的各項法規制度和規范標準不學習、不掌握、不落實，工作偷懶，敷衍了事。個別會計人員對會計檔案管理的重要性認識不足，檔案法制意識淡薄，依法歸檔觀念落后，導致會計檔案管理工作滯后。

3 加強會計檔案管理工作的措施

1）提高認識，加強領導。會計檔案具有重要的保存和利用價值。因此，各單位要充分認識會計檔案的作用，提高對會計檔案管理工作重要性的認識，加強對會計檔案管理工作的領導，重視會計檔案管理工作，把會計檔案與其他檔案同等重視，一并安排，統一管理，并將會計檔案管理工作列入目標管理責任進行考核。上級財務管理部門要經常性的檢查指導基層單位的會計檔案管理工作，檔案執法部門也要把會計檔案納入檔案管理的一部分進行檢查督導，把會計檔案要提高到法律的高度來加強管理，提高依法加強會計檔案管理工作的意識，使其走上 法制化的軌道。

2）制定規范，健全制度。要做好會計檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》、《實施細則》，結合本部門、本單位的實際，建立健全一整套科學合理的管理制度，明確檔案范圍、歸檔程序、整理方法、立卷要求和保管期限，細化會計檔案的分類、組卷、編目、排序、移交等操作規程，統一會計檔案管理要求，明確崗位職責，制定相應的安全保密、借閱利用制度。形成有法可依，有章可循的工作格局，確保會計檔案管理工作順利進行。

3）加強培訓，提高素質。會計檔案管理工作的好壞，取決于會計人員的素質和能力。會計人員是會計檔案管理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員的培訓計劃，將會計檔案管理知識作為會計人員的繼續教育內容，定期培訓，逐步提高檔案管理水平。對新上崗的會計人員要進行上崗前的培訓，從會計檔案的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案的各項制度、規范標準、基礎知識與基本技能，從源頭上做好會計檔案的管理工作。必要時可組織會計人員到那些會計檔案管理先進單位進行觀摩學習，相互交流，推廣先進經驗，共同促進，使全省交通運輸系統的會計檔案管理工作上一個新臺階。

4）落實崗位職責，提高管理水平。在加強會計人員檔案管理知識和業務技能培訓的同時，更應該注意對檔案管理人員，尤其是會計人員的職業道德教育，強化責任意識，建立和完善檔案管理工作的激勵機制，獎勤罰懶，獎優罰劣。充分調動職工的工作積極性，發揮檔案管理人員的能動性、主動性，提高本單位的檔案管理水平。把搞好會計檔案管理工作變成職工的自覺行動，盡職盡責，保質保量的完成檔案管理的各項工作。會計檔案的裝訂、立卷、歸檔工作必須由會計來完成，不得由出納代替。

5）及時歸檔，規范立卷，定期銷毀，標準化管理。嚴格執行《會計檔案管理辦法》和《實施細則》，歸檔要及時，立卷要規范，定期銷毀到期檔案，實行標準化管理。

6）加大資金投入，確保保管措施。各單位應大力支持會計檔案管理工作，加大資金投入，配備專（兼）職檔案管理人員，設立專門的檔案室。財務部門將保管一年以上的會計檔案要移交到檔案室統一保管。有條件的單位可配備一些電腦、掃描儀等現代化的檔案管理設備，逐步實現現代化管理。消防器材、干燥劑等防護器材要定期檢查，定期更換，加強對檔案的防護措施，避免不必要的損失。

總之，會計檔案工作很重要，做好會計檔案工作并非易事。要加強學習檔案管理的基本知識，提高業務操作技能，不斷總結經驗，探索管理方法，創新工作思路，落實規章制度，做好會計檔案管理工作。

參考文獻

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