機(jī)關(guān)照片檔案的收集與管理問(wèn)題探討

摘 要：照片檔案是檔案管理中的重要分類(lèi)，照片檔案以其不同于其他檔案的載體形式和特點(diǎn)協(xié)助機(jī)關(guān)單位記錄歷史發(fā)展軌跡。實(shí)際上，機(jī)關(guān)單位的照片檔案對(duì)于提升檔案管理的科學(xué)化水平以及檔案查找和利用的效率都具有重要作用。然而，當(dāng)前部分機(jī)關(guān)單位對(duì)于照片檔案的收集和管理還存在認(rèn)識(shí)不到位、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理不規(guī)范等問(wèn)題急需改進(jìn)，以適應(yīng)新時(shí)期照片檔案的管理規(guī)律，確保照片檔案的安全和管理效率。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;照片檔案;收集管理

照片檔案是檔案管理的有機(jī)組成部分，也是檔案工作的主要內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)，照片檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、事業(yè)團(tuán)體、民間組織及個(gè)人在從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、藝術(shù)、科學(xué)等領(lǐng)域工作形成的具有保存和開(kāi)發(fā)利用意義的最為原始的照相圖片記錄。[1]隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，照片檔案的重要地位日漸凸顯，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，照片檔案以其獨(dú)特的載體特點(diǎn)，形象直觀地展現(xiàn)了當(dāng)時(shí)事件發(fā)生的真實(shí)面貌，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人都具有巨大的保存價(jià)值。而在信息化技術(shù)發(fā)展的今天，照片檔案衍生出的數(shù)碼照片檔案又代表了新時(shí)期照片檔案的新特點(diǎn)，并受到了廣泛關(guān)注。

1 做好機(jī)關(guān)照片檔案收集管理工作的重要意義

1.1 進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化水平

照片檔案是機(jī)關(guān)檔案中比較特殊的一類(lèi)，它的主要特點(diǎn)是以圖像作為記錄歷史事件發(fā)生的情況，是文字檔案重要的內(nèi)容補(bǔ)充。提高照片檔案的收集和管理的能力，做好新時(shí)期照片檔案的收集與管理，能夠有效保證檔案內(nèi)容的齊全。尤其是在新時(shí)代下信息技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生的數(shù)碼照片，以數(shù)字化形式作為保存形式，這在方便機(jī)關(guān)工作的同時(shí)，也為提升檔案管理的科學(xué)化水平帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

1.2 進(jìn)一步提升檔案的查找與利用效率

加強(qiáng)照片檔案的收集管理能夠使歸檔過(guò)程更加規(guī)范，歸檔流程更加順暢，便于機(jī)關(guān)單位各部門(mén)和廣大人民群眾對(duì)檔案進(jìn)行查找和利用，從而進(jìn)一步提升效率。照片檔案所具有的載體特殊性及其形成的不可逆性都決定了照片檔案的獨(dú)特性，必須妥善保存。由此可見(jiàn)，做好該類(lèi)檔案的收集管理工作是對(duì)檔案資源的負(fù)責(zé)，同時(shí)也是為提升檔案查找與利用效率奠定基礎(chǔ)。

2 機(jī)關(guān)照片檔案收集與管理中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)照片檔案的認(rèn)識(shí)不到位

檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位中的地位始終不高，而照片檔案只是屬于眾多檔案類(lèi)型中的一個(gè)小部分，其日常發(fā)揮的作用并不明顯，這就導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理的人員對(duì)照片檔案的收集管理重視程度不夠。尤其在信息時(shí)代技術(shù)手段突飛猛進(jìn)的情勢(shì)下，數(shù)碼照片的出現(xiàn)使得大量照片檔案保存在電腦中，對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)知不夠直接導(dǎo)致了這些照片的保存十分混亂，不成章法。

2.2 照片檔案的收集不齊全

目前來(lái)說(shuō)，照片檔案在收集階段還存在收集范圍不統(tǒng)一、照片質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)文字檔案占據(jù)了所有檔案的大部分比例，對(duì)照片檔案關(guān)注較少，收集的數(shù)量也不多，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位的工作人員沒(méi)有形成收集照片檔案的習(xí)慣。與此同時(shí)，照片檔案的收集范圍也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。什么樣的情況下需要留存照片檔案，什么樣的照片檔案能夠符合存檔條件等都沒(méi)有詳細(xì)的規(guī)定或說(shuō)明。這就使得照片在收集過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問(wèn)題，從而影響后續(xù)工作的開(kāi)展。

2.3 照片檔案保存管理不規(guī)范

大部分機(jī)關(guān)單位并沒(méi)有將照片檔案的管理放在心上，因此針對(duì)此類(lèi)檔案的制度規(guī)范幾乎沒(méi)有，其歸檔、保管的流程方式極其不規(guī)范。編號(hào)混亂、固定方式不當(dāng)[2]等情況屢見(jiàn)不鮮。部分時(shí)間較長(zhǎng)的照片檔案由于管理的不規(guī)范，底片已經(jīng)褪色、損壞，嚴(yán)重影響了照片檔案的管理科學(xué)化水平。同時(shí)，管理環(huán)境的陳舊也導(dǎo)致照片檔案存在安全隱患等問(wèn)題，亟待解決。

3 機(jī)關(guān)檔案照片收集與管理的對(duì)策探索

3.1 加強(qiáng)照片檔案工作的重視度，確保檔案安全

首先，要增強(qiáng)對(duì)照片檔案的收集管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到照片檔案在檔案管理中的重要作用。機(jī)關(guān)單位及檔案管理人員都要增強(qiáng)對(duì)照片檔案的重視程度，克服重紙質(zhì)檔案、輕照片檔案的思想[2]。特別是在新時(shí)期新形勢(shì)下，信息技術(shù)的發(fā)展促使數(shù)碼照片成為照片檔案的主要表現(xiàn)形式，由此，照片檔案管理工作更應(yīng)成為檔案管理中的重點(diǎn)內(nèi)容。其次，要加大對(duì)照片檔案收集管理的投入。照片由于是感光材料制成，因此其保管條件要比普通的紙質(zhì)檔案嚴(yán)格。照片檔案要具有專門(mén)的柜體和獨(dú)立庫(kù)房來(lái)保存，并需要經(jīng)常檢查室內(nèi)的溫度、濕度是否符合管理?xiàng)l件，特別是對(duì)于一些歷史悠久的老照片來(lái)說(shuō)，更要注意保存條件的優(yōu)越性。同時(shí)，還要配備防控設(shè)備和預(yù)警設(shè)備，并在條件允許的情況下將原始照片轉(zhuǎn)化為數(shù)字照片，便于留存、查找。此外，對(duì)于本身就是數(shù)碼照片的檔案來(lái)說(shuō)，檔案部門(mén)需要定期進(jìn)行備份，注重病毒查殺和防火墻設(shè)置，保證數(shù)碼檔案的安全性。

3.2 遵循照片檔案資料歸檔規(guī)律，完善管理制度

首先，要強(qiáng)化檔案制度管理。按照《照片檔案管理規(guī)范》，各單位都要建立符合自身實(shí)際情況的照片檔案管理規(guī)范制度，以使機(jī)關(guān)單位工作人員和檔案管理人員在收集管理照片檔案過(guò)程中有的放矢。在照片的形成階段，要選擇清晰度高、畫(huà)面精美、沖印質(zhì)量過(guò)關(guān)的照片進(jìn)行存檔，數(shù)碼照片則需要選擇畫(huà)質(zhì)好、質(zhì)量?jī)?yōu)的存檔。存檔工作要有專人負(fù)責(zé)，歸檔時(shí)間和歸檔要求要及時(shí)與各部門(mén)溝通，并對(duì)照片檔案的收集、整理、歸檔、鑒定和保管等環(huán)節(jié)明確負(fù)責(zé)人，并建立監(jiān)督機(jī)制。尤其是在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中形成的照片檔案更要按照既定制度要求進(jìn)行存檔，以充分發(fā)揮照片檔案在今后管理中的作用。其次，要建立人員培訓(xùn)制度。目前來(lái)說(shuō)，大部分機(jī)關(guān)單位的檔案部門(mén)人員的信息技術(shù)水平都不高，其檔案管理的知識(shí)水平參差不齊，與檔案管理相關(guān)的技術(shù)能力更是缺乏。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該就檔案管理開(kāi)展培訓(xùn)，形成定期培訓(xùn)的制度，并著重對(duì)照片檔案這種特殊材質(zhì)的檔案資源的歸檔、管理進(jìn)行培訓(xùn)教育。

3.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深度應(yīng)用，提升利用效率

首先，要加強(qiáng)傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片的統(tǒng)一管理。新形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的技術(shù)先導(dǎo)，因此，對(duì)于已經(jīng)存在的實(shí)物照片檔案，檔案部門(mén)要優(yōu)化保存環(huán)境，做到“九防”。與此同時(shí)，要及時(shí)將實(shí)物照片檔案通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字照片保存在電腦中，并通過(guò)電腦監(jiān)控等設(shè)施切實(shí)保護(hù)檔案安全。其次，要組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。為了能夠更方便地進(jìn)行查找和利用，檔案部門(mén)要隨時(shí)更新照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息，并將照片檔案的管理模塊添加到機(jī)關(guān)單位智慧網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)平臺(tái)中，豐富網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)內(nèi)容，增強(qiáng)檔案與人之間的互動(dòng)聯(lián)系，加快數(shù)字檔案建設(shè)的發(fā)展步伐。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，照片檔案是以感光材料為載體，以影像為反映方式的具有保存價(jià)值的檔案類(lèi)型。為了能夠更好地反映機(jī)關(guān)單位的歷史風(fēng)貌和發(fā)展軌跡，為其記錄事件發(fā)生的真實(shí)過(guò)程，照片檔案的歸檔和保存是具有重要現(xiàn)實(shí)意義的。機(jī)關(guān)單位對(duì)照片檔案的管理應(yīng)納入檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，并在時(shí)代變化發(fā)展中摸索照片檔案的歸檔規(guī)律，充分遵循其廣泛性、原始性、不可逆性、內(nèi)容互補(bǔ)性、來(lái)源分散性等特點(diǎn)，及時(shí)完善管理制度，運(yùn)用信息技術(shù)手段全面系統(tǒng)地提升照片檔案的歸檔質(zhì)量和管理能力，在前端控制上下功夫，在管理規(guī)范上花力氣，確保照片檔案收集與管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、和體系化，為機(jī)關(guān)單位的決策決定提供強(qiáng)有力的參考支撐。

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作者簡(jiǎn)介

王巖（1977-），女，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案管理。