新時期職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新探索

趙淑威

摘 要：本文通過分析新時期數(shù)據(jù)化浪潮下職業(yè)院校檔案管理工作中存在的不足，提出了一些應對措施，期望能夠更好促進職業(yè)院校檔案管理工作的進步。

關鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;創(chuàng)新

新時期信息化的時代沖擊著每一個行業(yè)，同樣也對每一個行業(yè)提出更高的要求，面對這樣的穿沖擊，職業(yè)院校的檔案管理改革創(chuàng)新工作遇到了很大的挑戰(zhàn)。人們對于信息資源的認識和需求，隨著信息化時代的到來而更進一步，在如此的環(huán)境下，真實記錄著院校教學、科研等活動的數(shù)據(jù)檔案也迎來了大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作也正面臨著全新的變革。面對這些機遇和挑戰(zhàn)，職業(yè)院校首要面臨的任務是將信息化與檔案工作有機結合，既滿足社會和師生的需求，同時也要提高檔案的利用價值。

1 職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理硬件不足

硬件設施的不足一直以來都制約著院校檔案的管理工作，目前沒有專門的機構負責檔案管理工作的情況仍然存在于大量的職業(yè)院校中，而其他有自身工作的部門也無法抽出專門的時間來進行檔案管理，這就導致學校的檔案管理工作長期松散以致落后于人，更加無法為教育和教學服務。同樣不完善的還有職業(yè)院校的檔案管理設施，設施不齊備，設備不完善，“巧婦難為無米之炊”也是多數(shù)檔案管理工作者無法更好的開展工作的原因所在。

1.2 檔案數(shù)據(jù)量巨大

教學和科研活動中會生成的大量的原始信息，而這些信息又全部都記錄在院校檔案中。而隨著大數(shù)據(jù)的到來，學校的各個部門系統(tǒng)又無時無刻不在生成新的數(shù)據(jù)檔案，因此院校檔案數(shù)據(jù)往往顯得驚人的龐大。另外人工方式生成數(shù)據(jù)和數(shù)字化建設的數(shù)據(jù)都包含在檔案數(shù)據(jù)之內，最常見的就是通過諸如掃描、拍照等方式將收藏的實體檔案轉化為數(shù)據(jù)檔案，這同樣使得檔案的數(shù)字化程度不斷提高，所需要儲存的檔案數(shù)據(jù)也在迅速上升，這同樣為院校檔案儲存工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

1.3 檔案信息安全受到威脅

檔案數(shù)據(jù)的安全在大數(shù)據(jù)時代的背景下正遭受著更大的威脅。學校各個部門的線上數(shù)據(jù)處理并沒有一致的工作標準，而這些數(shù)據(jù)在生成后又會統(tǒng)一與學校檔案系統(tǒng)對接，這就給檔案的管理和整理工作帶來了很大的不便和潛在的威脅。同時，隨著院校檔案數(shù)據(jù)價值的增高，也越來越引起各類不法分子的注意，如果學校對檔案數(shù)據(jù)沒有做好有效地防護，就會給黑客等不法分子可乘之機。另外，傳統(tǒng)檔案信息安全體系也很可能受到結構性和非結構性數(shù)據(jù)融合帶來的沖擊。因此，職業(yè)院校的檔案管理工作者不僅要精通檔案管理的各項業(yè)務，還需要有計算機的相關專業(yè)知識，具備與時俱進不斷學習的能力，才能夠更好做好檔案管理保護工作，面對各種突發(fā)狀況是能夠做到臨危不懼，采取有效的措施應對。

2 新時期檔案管理工作思路

信息化大數(shù)據(jù)時代，職業(yè)院校的檔案管理工作為了完善自身，需要開展新的思路，不斷改進自身的工作方式，以服務他人為宗旨充分整合利用各類檔案資源，適應新時期不斷出現(xiàn)的各類機遇和挑戰(zhàn)。

2.1 規(guī)范數(shù)據(jù)、整合資源

職業(yè)院校內部各部門之間的數(shù)據(jù)大都沒有得到標準化和規(guī)范化的管理，這就使得大批量采用不同格式生成的數(shù)據(jù)形成一個個信息的孤島，無法與其他部門建立有效地聯(lián)系，還會浪費大量的人員進行信息的優(yōu)化整合。因此規(guī)范數(shù)據(jù)、整合資源、減少不必要的勞動是新時期背景下職業(yè)院校檔案管理首先要解決的問題。

2.2 改善工作模式

在新時期，除了對信息進行傳統(tǒng)的收錄、管理、使用外，還對各個業(yè)務系統(tǒng)的建立以及數(shù)據(jù)的歸檔提出了新的要求。檔案的收錄工作要貫穿全過程，不僅需要提前對各個系統(tǒng)做好研究工作，而且要針對不同類別的數(shù)據(jù)采取不同的收錄辦法，做到與檔案系統(tǒng)建立完美的對接。檔案的管理不可避免的需要計算機技術的支持，同時這些大批量的數(shù)據(jù)儲存也需要用到專業(yè)的計算機知識對其進行處理。此外也要做好檔案的安全和防護工作，務必使得檔案的管理得到全方位的技術支持。檔案并不是要躺在檔案房或是電腦硬盤里無人問津的，而應該活泛起來，對數(shù)據(jù)的挖掘與應用應該做到全智能服務，使檔案能夠真正為需要者服務。

2.3 增強檔案信息安全管理

信息化時代檔案管理安全的重要性不言而喻，學校檔案管理工作更是重中之重。要想加強職業(yè)院校檔案管理工作，首先要有一定的專業(yè)技術支撐。包括對于登陸者的身份認證，設置登錄密碼和訪問權限，為數(shù)據(jù)加密等措施。其次，為了確保檔案內部管理的各項工作有規(guī)章制度可循，職業(yè)院校需要建立安全規(guī)范和明確的責任制度，特別是為了使信息能夠在安全的環(huán)境中共享和使用，要做好檔案的開放標準和保密工作。

2.4 建立高質量的人才隊伍

新時代的檔案管理工作已經(jīng)不單單是收集裝訂存放等這樣簡單的工作，檔案的使用也再不是簡單地查詢，復印。檔案從業(yè)人員應該以全新的視野來看待這份工作，他們不僅需要具備專業(yè)的檔案學知識，同樣要有新的管理思維，擁有對數(shù)據(jù)進行分析、建模和處理的能力。做好新時代的檔案管理工作，需要從業(yè)者具有較高的學習能力，對現(xiàn)代化檔案管理有敏銳的嗅覺，緊跟時代的步伐，不斷地完善自身，才能更好地完成工作。

電子檔案是信息時代的產物，是現(xiàn)代檔案管理工作不可回避的，它是一項需要運用多種科學知識、多種專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工作。在知識經(jīng)濟時代，信息檔案管理事業(yè)作為繼承和保護與開發(fā)人類文明遺產的一小部分將對科技的發(fā)展和社會的進步產生重大影響，占有舉足輕重的地位。當然高校檔案信息化建設也不是一蹴而就的，它需要對實施的各個環(huán)節(jié)進行深入分析，做好規(guī)劃。綜上所述，盡管職業(yè)院校的檔案管理工作還存在著專業(yè)化信息化的缺失，但是一個行業(yè)的進步往往是挑戰(zhàn)與風險并存的，不能因為懼怕潛在的風險就讓自己故步自封，那樣做只會使自己流失在歷史的浪潮之中。新時期職業(yè)院校的檔案管理工作的創(chuàng)新也是需要一步一步去完成的，盡管期間并不是一帆風順，但只要秉承一顆不斷進步的心，虛心找出自身的不足，花費更多的心思和人力物力進行投資，就會精益求進，收獲到更好的回報。

參考文獻

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