淺析檔案管理工作面臨的問題和對策

摘 要：我國的檔案發展過程中，對于檔案的管理一度引起了人們的高度重視。現如今，不同領域、不同環境下的檔案管理工作都面臨著前所未有的機遇與挑戰，本文便針對檔案管理中的現代人事檔案管理、事業單位檔案管理、健康檔案管理這三大領域進行具體闡述，分析其在發展過程中所面臨的棘手問題并給予一定意見。

關鍵詞：檔案管理;人事檔案;事業單位檔案;健康檔案

1 現代人事檔案管理

1.1 面臨問題

1）對人事檔案管理工作的認知不足。人事檔案管理的過程中，很多工作人員對于這一職位并不熟悉，對于人事檔案管理的服務理念和管理認知并不明確，檔案管理工作本身又是一項具有固定流程的崗位，許多工作人員在管理檔案的過程中便會出現一些消極應對的情緒產生，這便導致了人事檔案管理在工作過程中并沒有發揮其原有的工作價值。另外，一些人事檔案管理工作中的領導和相關部門對于檔案管理的開展工作不夠重視，也是導致人事檔案管理發展停滯不前的主要原因[1]。2）人事檔案管理設施缺乏。人事檔案工作的開展環境相較于以前有了較大變化，由于互聯網技術的快速發展，電子檔案管理逐漸出現在了人們的視野之中，很多企業都開始用電子檔案取代了紙質檔案，因為紙質檔案無論是從保存時間還是從便攜程度上來說，都較電子檔案落后許多，所以，現如今的人事檔案逐漸開始通過網上運營來實現信息的管理與錄入，但由于一些地區對于檔案管理工作重視程度不夠，導致了很多企業并沒有使用電子檔案保存信息，這也成為目前最為棘手的問題之一。3）檔案管理人員的綜合素質普遍不高。由于很多企業內部沒有專門檔案管理工作的培訓，導致了很多工作人員并不熟悉檔案管理工作中的流程，加之工作人員自身的綜合素質較差，這便造成了現如今人事檔案管理工作中頻繁出現疏漏與問題。同時，許多企業的人員對接與轉調問題并沒有通過相關規定進行記錄，這也促使很多用人單位之間無法對檔案管理記錄進行核對，這種長時間不遵守檔案對接記錄的情況也間接導致了整體檔案管理工作質量的下滑。

1.2 解決現代人事檔案管理問題對策

1）推行責任管理制度。想要從根本上減少人事檔案管理問題的出現，首先是要落實好責任管理制度，把工作任務與責任分配到每一個工作人員的身上，并再具體實施的過程中要公平公正，不能夠出現徇私舞弊的現象。如果在工作過程中出現了檔案丟失或是其他失誤，便要追究負責該項目的工作人員，并給予一定懲罰，只有這樣才能夠使人事檔案管理工作的流程更加規范和嚴格。2）推進管理工作的信息化進程。一些檔案管理工作基礎較差的企業要對公司內部進行信息普及，保證工作人員在對接信息與檔案管理工作中的準確性[2]，并配備好在工作中所用到的基礎設備，比如打印機、掃描儀器、電腦等等，使人事檔案管理工作更加趨于信息化運營。3）加強人事檔案管理隊伍的建設。在保證了基礎設施完備的情況下，各企業要對人事檔案管理的工作人員進行統一訓練，加強人事檔案管理人員的綜合素質，通過培訓與教學，使工作人員能夠從思想與行動上認識到人事檔案管理的重要性，讓其具備一定的專業化水準，并進行定期考核，沒有通過考核的人員要進行相應懲罰或裁員。只有塑造出一支優秀化、專業化的管理團隊，才能夠讓人事檔案管理工作有效的進行下去。

2 健康檔案管理

2.1 面臨問題

1）居民認知度偏低。居民的健康意識程度偏低是健康檔案管理發展中的主要問題所在，很多社區中的居民對于自身的健康管理程度不夠重視，并且通常會隱瞞自己的病情不說，甚至很多老年人的文化水平有限，很多偏遠的山區衛生檔案管理的實施條例不夠完善等，這些原因都是導致健康檔案管理工作出現問題的重要因素。2）居民健康檔案管理不集中。很多的居民健康檔案管理不集中，這樣不僅會使健康檔案管理難以保存，還會造成健康管理的整體工作方式呈發散性，很多企業醫院與衛生院之間的改造受到地形影響，很難形成集中的管理制度，這會促使社區居民的健康檔案與使用造成極大阻礙。

2.2 解決健康檔案管理問題對策

1）加強基層的宣傳工作。目前，由于互聯網信息發展的速度較快，很多微信公眾號、微博等社交網站已經開始全面普及健康保護知識[3]，而對于一些不常使用網絡的老年人，社區衛生服務站可以成立一個社區免費門診小組，對前來詢問病情的老年人予以解惑，并通過一些傳統的宣傳方式，對健康知識進行普及，確保居民能夠主動幫助社區的健康檔案管理進行相應完善。2）加強相關工作人員的專業素質。現如今，我國的專業檔案管理人員較少，所以必須重視從事健康檔案管理工作人員的自身專業素質是否完善，并定期對這些健康管理人員進行訓練和培養，使相關工作人員對健康檔案的內容進行熟悉，并通過相關法律對其進行條例的普及，有一定資金基礎的企業還可以培養工作人員多學習一些信息技術及其計算機知識，使健康檔案管理工作的價值能夠發揮到最大。

3 大數據環境下的檔案管理

3.1 面臨問題

1）檔案管理的網絡安全問題。由于現如今的互聯網技術發展較快，大數據環境下的檔案管理也會隨之出現一些安全問題，其中較為主要的便是病毒入侵和木馬的侵襲，而大多數的檔案管理人員對于網絡安全意識并不高，很難對突如其來的病毒進行有效處理，網絡中的一些私有信息和檔案材料便會隨之公布在網絡。有些工作人員的警覺意識不夠強，在打開或關閉網頁的過程中忽略了一些危險信息，也會導致網絡系統的整體崩盤，繼而一些黑客會通過這些網絡漏洞尋找機會進行網頁攻擊，非法篡改一些重要信息。2）檔案管理人員的綜合能力問題。檔案的管理具備一定復雜性，其相關人員必須了解相應的計算機知識與檔案管理知識，同時也要具備自身的綜合能力素養。但從目前發展的現狀來看，很多檔案管理人員在具體實施的過程中并未體現出管理的專業性，很多人因計算機知識的技術性較強也會放棄報考檔案管理工作，因此我國的檔案管理人員綜合素質便難以得到有效完善。

3.2 解決大數據環境下檔案管理的問題對策

1）加強檔案管理的網絡安全.想要保證檔案信息的安全程度，首先便要做好網絡安全的防護工作。檔案管理人員要加強網絡安全意識，按部就班的對網絡安全的每一道關卡進行排查，并了解相關的病毒木馬入侵條件等，很多頑固性病毒木馬會藏在一些插件和程序之中，所以相關工作人員要具備一定的警覺性，不能在工作期間接收一些來歷不明的文件與鏈接。2）提高檔案管理人員的綜合能力.檔案的管理工作與我國檔案機密與經濟的發展有著較為主要的聯系，有關部門要及時規劃好檔案管理發展的策略，不斷提高檔案管理人員的個人素質與素養，加強檔案管理在社會發展中的地位，轉變人們對于檔案管理的偏見與誤解，并根據實際情況擇優錄取具備相應能力的人員，不斷加強其基礎的計算機技術及其檔案管理能力。

4 結語

總之，對于檔案管理工作來說，只有明確自身存在的問題，轉變管理理念，同時積極引進先進的大數據技術，提高檔案管理人員的綜合素質，才能真正提高檔案管理水平，使檔案管理工作滿足企業以及社會的發展需求。

參考文獻

[1]戴婧.現代人事檔案管理存在的問題及對策探討[J].中外企業家，2020（8）：140.

[2]王瑞玲.新形勢下檔案管理現代化問題及相應的對策[J].科技經濟導刊，2020（3）：243.

[3]周穎.事業單位檔案管理存在的問題及對策研究[J].現代營銷（信息版），2019（4）：131.

作者簡介

孫迪（1984-），女，漢族，山東濰坊人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。