信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

劉鐵軍

摘 要：普遍聯(lián)系和永恒發(fā)展是人類社會(huì)發(fā)展亙古不變的主題，人類社會(huì)歷經(jīng)的農(nóng)業(yè)時(shí)代和工業(yè)時(shí)代在大約19世紀(jì)中期迎來了更替，取而代之的是信息化時(shí)代。信息化時(shí)代大背景下，衍生的新興行業(yè)不斷興起的同時(shí)也給許多舊時(shí)代下推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的工作帶來了影響。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新

文書檔案一般是由機(jī)構(gòu)、組織、各種類型公司企業(yè)在行政管理事務(wù)活動(dòng)中用于記錄指示、決定、會(huì)議內(nèi)容、計(jì)劃和總結(jié)等具有一定的社會(huì)屬性的文件資料，這個(gè)工作即便是在當(dāng)今的信息化時(shí)代背景下也不可或缺，通過使用信息化相關(guān)技術(shù)來提高文書檔案管理的效率和水平，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行更進(jìn)一步的創(chuàng)新，是人們關(guān)注的話題之一。

1 信息化文書檔案的存在問題

1.1 對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理理念仍然滯后

文書檔案管理是非常重要的。對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化管理可以提高工作水平以及管理效率，同時(shí)也節(jié)省了人力財(cái)力。但由于很多領(lǐng)導(dǎo)還沒有過渡到將文書檔案管理系統(tǒng)信息化的水平，因此一直采取以前的老方法進(jìn)行文書檔案管理工作。不進(jìn)行信息化管理，也就無法改進(jìn)并解決我國(guó)目前文書檔案管理中存在的問題。

1.2 目前文書檔案管理工作信息化的程度水平較低，程序較復(fù)雜

很多文書檔案的管理部門雖然也采購(gòu)配備了電腦等進(jìn)行信息化處理的設(shè)備，但并未合理利用。大部分的管理人員因?yàn)閭鹘y(tǒng)文書檔案管理的觀念與操作習(xí)慣比較固化，接受意識(shí)或能力不強(qiáng)，不會(huì)操作應(yīng)用電腦等，只能繼續(xù)按照以往方式進(jìn)行管理，難以在對(duì)紙質(zhì)檔案的繁復(fù)收集、歸納以及利用的工作過程中發(fā)揮信息化技術(shù)應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，尤其是在把檔案庫(kù)內(nèi)的大量紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔和按照規(guī)定對(duì)一些需要電子備份的重要文書檔案的管理過程中。這就極大降低了管理工作效率。

2 信息化背景下文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求

2.1 文書檔案管理工作先要對(duì)信息化的管理理念有所了解

在信息時(shí)代發(fā)展的過程中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)滲透到應(yīng)用到現(xiàn)代社會(huì)的各行各業(yè)中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴(yán)格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，在這種情形下，如何完成文書檔案管理和信息化的有機(jī)結(jié)合使文書檔案管理向著更有利的方向發(fā)展，是我們優(yōu)先考慮的問題。

2.2 文書檔案管理在工作流程上也需要加以進(jìn)一步的優(yōu)化

不斷提高人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互機(jī)制，這對(duì)工作水平的提高是很有幫助的，這是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強(qiáng)信息化的發(fā)展是十分重要的。

2.3 文書檔案管理工作也要在管理隊(duì)伍方面上多下功夫

文書檔案管理是政府機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位等工作的重要內(nèi)容之一，所以加強(qiáng)文書檔案管理過程中的管理人員素質(zhì)是很有必要的，必須要進(jìn)一步建立起一支高素質(zhì)化的管理隊(duì)伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當(dāng)前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時(shí)效性等問題，所以管理文書檔案的部門應(yīng)該進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，并且實(shí)現(xiàn)電子化的管理，這對(duì)促進(jìn)管理水平的進(jìn)一步提升有著重要的意義。高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)的建立應(yīng)該是由內(nèi)至外的，并且是從上而下的，這是現(xiàn)代化管理的必然要求。

3 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法

3.1 提高工作人員的綜合素質(zhì)

我國(guó)是一個(gè)科技型發(fā)展大國(guó)，信息化大時(shí)代背景下的文書檔案管理工作在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)依然有著舉足輕重的作用。而有關(guān)部門的工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)該項(xiàng)工作的方方面面都有著微妙的影響，所以提升有關(guān)該項(xiàng)工作的工作人員素質(zhì)的提升就顯得尤為重要。知識(shí)就是力量，有關(guān)部門可以對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行不定期培訓(xùn)保證工作人員們對(duì)該項(xiàng)工作的知識(shí)儲(chǔ)備達(dá)到一定水平。同時(shí)也要避免照本宣科，紙上談兵，要做到理論聯(lián)系實(shí)際，一切從實(shí)踐出發(fā)，實(shí)事求是將知識(shí)與工作良好的有機(jī)結(jié)合，培養(yǎng)出懂理論并且會(huì)實(shí)踐的相關(guān)工作人員。興趣使人產(chǎn)生巨大的創(chuàng)造力，可以通過激發(fā)工作人員工作興趣完成創(chuàng)新工作發(fā)展的同時(shí)創(chuàng)造更多的可能。每個(gè)人的能力水平不同，為此還可以成立學(xué)習(xí)小組，小組人員取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同進(jìn)步，進(jìn)而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)。

3.2 加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)

溝通協(xié)調(diào)就是意見看法的交互，而信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新工作過程中，也同樣不能缺少合理的溝通與協(xié)調(diào)，有了溝通和協(xié)調(diào)的同時(shí)，意見擇優(yōu)和采納，監(jiān)督和控制同樣都是必要的。所以，有關(guān)文書管理創(chuàng)新部門需要成立專業(yè)的檔案測(cè)評(píng)團(tuán)隊(duì)，能推動(dòng)文書檔案管理創(chuàng)新工作不斷進(jìn)行的同時(shí)還可以對(duì)文檔管理創(chuàng)新工作進(jìn)行監(jiān)督和控制，有必要成立專門的監(jiān)督團(tuán)隊(duì)和交流溝通意見反饋團(tuán)隊(duì)，從而保證文書檔案管理工作的創(chuàng)新順利進(jìn)行。

4 結(jié)語

隨著時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，公司、企業(yè)、機(jī)構(gòu)是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要源泉，扮演著重要的角色，推動(dòng)了社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)也為我國(guó)的信息化建設(shè)做出偉大貢獻(xiàn)。而文書檔案管理對(duì)一個(gè)企業(yè)，公司，機(jī)構(gòu)有著舉足輕重的作用，是支持其正常運(yùn)行的必要條件之一。然而現(xiàn)在社會(huì)處在信息化時(shí)代大背景下，應(yīng)用信息技術(shù)手段創(chuàng)新文書檔案管理工作就有了很大的必要，相當(dāng)于對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理工作進(jìn)行了一個(gè)具有跨時(shí)代意義的優(yōu)化。使其更有效效率，更方便，更準(zhǔn)確，更人文。而如果一味的守舊，將逐步無法滿足該工作的工作性質(zhì)和工作要求，無法滿足時(shí)代發(fā)展的要求，并且還會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的開展造成不利影響。所以也就需要與其相關(guān)部門從上至下迎合時(shí)代發(fā)展，使文書檔案管理工作早日完成全面信息化不斷創(chuàng)新開拓進(jìn)取，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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