事業單位檔案歸檔文件整理方法的思考

張麗

摘 要：事業單位應當充分的充分重視開展文件資料的歸檔整理工作，形成綜合性的文件檔案歸檔控制體系，有效的保證檔案文件的價值，減少和控制檔案處置成本，達到提高檔案處置效率的目標。只有剔除高風險的檔案，才能保證檔案管理體系穩步運行，發揮檔案的使用價值。

關鍵詞：事業單位;文件歸檔;控制策略

本文主要分析事業單位文件歸檔工作現狀，總結事業單位文件歸檔問題隱患，根據信息化的時代特征，研究有效的文件歸檔處置方法，形成綜合性的文件歸檔管理機制，達到提高檔案歸檔處置有效性的目標，從而為事業單位的檔案高度共享打下基礎，解決檔案管理的具體隱患。

1 事業單位檔案文件整理的主要原則

1）檔案保存工作主要問題。事業單位檔案歸檔工作是檔案使用的基礎，有些事業單位不注重加大歸檔管理工作的控制力度，未能形成綜合性的歸檔控制機制，因此影響檔案管理工作的科學性。例如，有些事業單位未能形成良好全面的檔案管理工作機構，不能明確檔案管理控制的重點，缺乏有效的文件來源與處置機制。還有的事業單位沒能明確的文件歸檔的責任分工，檔案文件處置的時間、原則、內容與方法控制不明確，檔案內部未能形成有效的聯系機制，因此影響檔案管理工作的整體效率。事業單位還要從提高文件的檢索與使用效率出發，創新文件歸檔控制的方式方法，著力形成優化的文件歸檔工作體系，達到創新、務實、求真、高效的檔案歸檔管理工作機制。

2）檔案保管利用的原則。事業單位應當從檔案管理與共享運用的現實需要出發，著力構建綜合性的檔案管理工作體系，豐富檔案文件處置的方法，著力形成綜合性的檔案管理工作機制，提高檔案管理的整體效率。首先，保證檔案數據信息的安全性，基于事業單位的關鍵數據信息形成實時綜合性的歸檔處置工作機制。做到重點檔案限時歸檔。其次，保證檔案管理歸檔的標準化水平，加大數據信息的自動化存儲水平，發揮各級檔案管理人員的崗位職責，要求所有檔案管理責任人按照相關法規進行歸檔處置。第三，還要提高數據信息的檢索質量，加大數據信息的綜合性控制，形成強有力的文檔歸檔監管工作機制，提高數據信息控制的針對性，從而解決文檔控制的現實問題。第四，運用信息技術手段控制檔案歸檔處置的成本，基于事業單位日益增加的數據量現實，提高檔案歸檔處置的效率，降低檔案歸檔工作的成本，達到以提高總結歸檔有效性目標。

2 事業單位檔案歸檔整理方法

1）文件資料整理的方法。文件資料的整理應當按照周期性、持續性、針對性和全面性的原則進行，注重根據檔案歸檔整理工作的任務需要，創新檔案文件的歸檔工作方式，明確歸檔處理的重點，達到系統化歸檔整理的目標。首先，提高文件檔案信息的保存價值，對現有的檔案資料進行有效全面的區分，提高文件整理的科學化水平。根據相關的法規條件采用科學化的文件整理工作方式方法。其次，對事業單位的內部文檔進行分類評級，尤其加強行政、業務、黨委文件的細化分類，做到人事、財務、業務、行政、安全檔案的分類存儲。例如，在收到檔案文件時應當形按照分類機制進行檔案的有效處理，有效避免因處置不當造成的文件混淆的問題，做到不同類別的文件指定專人處理。第三，還要加強不同年份的檔案管理工作，提高加密文檔管理的科學性，應當注重加密文檔、普遍文檔的有效區分，切實按照不同級別實現各類文件的專業化管理。第四，對特殊文件進行有效管理，尤其加大視頻、圖片與音頻文檔的收集整理工作力度，對各種特殊文件形式進行特殊處理，防止特殊文件被破壞的問題，達到全面提高文件檔案管理質量目標。

2）完善檔案歸檔方法。事業單位應當提高檔案歸檔工作的效率，注重創新檔案歸檔工作方式，運用大數據、云存儲與智能化檔案管理的方式提高檔案歸檔工作的效率。首先，提高檔案管理歸檔工作的效率，優化檔案管理工作中的歸檔工作步驟，形成層層負責的檔案管理歸檔工作體系，兼職檔案員應當重點保證檔案數據的真實性。專業檔案管理人員應當圍繞著檔案共享需要，檔案的方便查閱與數據的優化配置開展檔案的專門整理。 其次，還要形成層層報送審批的檔案管理工作機制，圍繞文檔的歸檔建立良好的意見征求意見機制、定稿審定工作機制，以及上級檔案管理部門的監督審批機制。第三，進一步提高檔案的編目水平，圍繞著事業單位專項業務工作的開展需要，優化文檔編目工作方法，對檔案信息進行全面科學的標準，優化檔案數據檢索的方式方法，依靠傳統的歸檔責任人、類目名稱、保管期限進行歸檔控制，同時設置必要的關鍵數據檢索字段，從而提高歸檔管理的針對性，解決歸檔管理的現實問題，達到提高檔案管理質量的目標。第四，實現檔案的分類存儲，明確檔案分類管理的目標，建立具的檔案分類的時間、內容與特點，對檔案進行合理的優化區分，形成綜合性檔案管理工作分工體系，重點采用分層管理的工作機制，實現對檔案材料屬性的有效分類，能夠對檔案管理的層級機制進行合理的劃分，例如，明確各業務科室、檔案室的管理職責，針對全宗內的檔案進行科學化的分類?；谖募碓础⒅黧w內容、建檔時間與管理系統進行優化，從而全面提高檔案管理有效性。

3）信息化歸檔整理方法。信息技術已經成為文件歸檔整理的基礎性工作，信息化歸檔整理工作要求檔案管理人員有較強的信息技術意識，能夠提高檔案管理的效率，注重提高檔案的下載和應用管理工作水平，滿足不同部門人員開展檔案管理歸檔工作的現實需要，將檔案進行科學化的分類，切實依靠專業軟件進行檔案的歸檔。 具體還要建立信息的數據化傳送機制，提高檔案歸檔整理的實時性，實現檔案管理系統與辦公政務系統的有效銜接，達到電子文檔信息的實時全面歸檔的目標。電子信息技術時代應當縮短檔案歸檔的操作時間，進一步優化存儲空間，在云存儲的理念下實現全面數據信息的收集歸檔。在現有條件下還要實現紙質檔案與電子信息檔案的同步歸檔，進一步在信息技術理念下實現紙質檔案的科學歸檔，重點加強紙質檔案管理與電了檔案管理人員的交流溝通，形成相互配合的管理體系，進一步推動傳統的紙質檔案實現電子化歸檔。

4）文件檔案信息的安全控制。信息安全已經成為事業單位檔案管理的重要任務，加大文檔案的安全管理水平對事業單位檔案事業的長遠發展至關重要。首先，形成綜合化的安全控制機制，明確檔案管理安全控制的重點環節，基于信息化的電子檔案管理需求開發檔案管理工作機制，形成專業的電子檔案管理系統。其次，對電子檔案管理系統的計算機進行物理隔絕，防止因為各種外部接口造成的檔案數據信息泄露的問題，尤其注重防止檔案傳遞造成的數據風險。第三，重點加強辦公管理系統的電子檔案管理工作，提高電子檔案管理的質量，解決電子檔案控制與存儲不當的問題，實現實時的數據信息流的監控，保證智能化電子文檔歸檔系統有效運轉，防止基層數據信息控制不足造成的安全隱患。第四，形成檔案歸檔數據質量的分析機制，定期的通報檔案歸檔工作情況，基于現有效的數據分析機制防止安全隱患，提高文件歸檔控制工作的科學性和有效性。

3 結論

文件歸檔管理仍然是事業單位檔案文件管理工作的核心任務之一，在信息技術不斷普及的當下，應當更加重視做好檔案文件的歸檔整理工作，切實保證檔案文件的真實性、精準性和有效性，強調按照檔案文件管理法規標準化的進行文件整理。在日常歸檔整理過程中需要遵循保管與利用一致的原則，從檔案文件的共享使用需要出發，切實建立呼應時代發展需要的檔案管理工作方式，更好的體現歸檔服務于應用的價值，發揮出檔案歸檔整理工作的基礎性價值。

參考文獻

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