檔案管理工作存在的問題與對策研究

蔡賽魁 樊楠楠

摘 要：在這個信息技術主導的社會中，人們的思想觀念與社會需求都發生了很大的變化，因此需要對現有的工作方式進行信息化的改造，在檔案管理工作中運用信息技術提升檔案管理的信息化水平對提升檔案管理的整體水平具有相當重要的意義。在傳統的檔案管理中存在著，效率低下，管理混亂等問題，通過引入信息技術可以很好的對這些問題進行彌補，但同時提升檔案管理的信息化水平也一項復雜的工作，需要去解決很多的問題，只有在檔案管理信息化的過程中，對于出現的問題能夠及時的發現，并分析出解決的方案，才能推動檔案管理的信息化水平，提升管理的質量。

關鍵詞：檔案管理;問題;對策

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，對負責具體工作的相關人員的要求較高，不僅需要相關工作人員要具有很強的責任心，同時還需要具備較高的專業知識。而當前我國一些地區的檔案管理工作的重視程度不高，相關工作人員的素質也良莠不齊，這種情況的發生，容易出現檔案管理工作混亂，影響正常工作運行的情況發生。在信息化時代背景下，各個行業都應該對自身的工作效率以及工作方式進行反思，并利用現代的信息技術來提高工作效率。對于檔案管理工作來說在信息時代下，就要積極的利用信息化的管理手段來提升檔案管理的效率與質量，提升檔案管理的服務水平。

1 信息時代下檔案工作的必要性

相比于傳統的檔案管理，信息化的檔案管理具有很大的優勢，首先，信息化的檔案管理，摒棄了傳統的紙質的信息載體，利用電子進行信息的存儲，因此無論是在信息的收集還是整理方面都具有相當的優勢，可以極大地提高檔案的收集與整理的效率，因為檔案都以電子信息的方式存儲，因此也不存在檔案丟失的情況，另外由于現代的信息存儲設備都具有比較高的容量，因此可以存儲大量的檔案信息，不僅可以節省出大量的空間，同時也一舉解決了檔案保管的難題，最后，在檔案信息的查詢方面，信息化的檔案管理具有明顯的優勢，同時在軟件或者是網頁輸入想要查找的檔案，可以在極短的時間內顯示出想要查詢的檔案。因此在信息時代的背景下利用信息技術提升檔案管理的質量和效率具有重大的意義。

2 檔案管理出現的問題

檔案管理工作通常存在以下幾個方面的問題，需要改進：一是部分地區對于檔案管理工作重視程度有待提高;二是部分地區檔案管理力量薄弱;三是硬件設施不夠完善。具體如下。

2.1 重視程度不夠

當前，一些單位對檔案管理工作的重視程度還有待于提高。認為檔案管理只是進行對材料的整理，保管好材料，不是單位的主要職能部門，不能夠給單位帶來經濟效益。這些誤區的出現，致使單位的檔案管理工作得不到足夠的重視，這種輕視檔案的行為都表明了這些人員對檔案管理工作沒有足夠的認識，對單位的發展也是非常不利的。目前，我國尚未構建起有關檔案管理的相關法律法規，導致檔案管理缺乏有效的法律依據。同時，基于檔案多頭管理，各有政策，久而久之，勢必將導致檔案管理被標準化，進而，使檔案無法充分發揮其應有的職能。

2.2 管理力量薄弱

檔案管理的實施承載著兩大功能，即確保檔案信息的安全性和有助于企業信息使用者快速查詢和使用信息。伴隨著電子計算機技術和網絡技術的廣泛運用，檔案管理開始趨向于現代化，由于現代化科技手段存在著自身的缺陷，硬件資源極易受到自然災害的影響，并且，存儲在軟件系統中的有效資源和數據信息易受到病毒的侵擾和毀壞，再加上，當前很多檔案管人員的沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案管理工作的具體工作方式方法不了解，不能夠規范的管理檔案。

2.3 相應的硬件設施不全

由于檔案管理工作不能夠得到有效的重視，一些單位對檔案的存放設施和辦公條件上不能給予更大的傾斜。致使檔案的存放隨意，沒有專門的檔案存放條件。而有的單位即使有專門的檔案存放地點，但也大多數設置在偏僻處，“六防”設備不配套，由于環境差，會使紙質檔案發生霉變，蟲蛀等現象的發生，影響檔案的完整性。更有甚者，一些單位的檔案管理工作連檔案管理工作必備的切刀、統一檔案夾等這些最基本的設備的都沒有。

3 信息時代下提高檔案管理水平的對策

3.1 推動檔案管理的信息化建設

在檔案管理的信息化建設中，最重要的就是檔案管理軟件的開發，因為管理軟件是檔案信息化管理的重要工具。雖然目前已經針對檔案管理開發出了管理軟件，但是仍有很多需要改進的地方。在推進檔案管理的信息化建設的過程中必須根據實際的需求，來制定相關的解決策略。從目前信息化檔案管理的實際需求上來看，比較迫切的就是提升軟件的通用性，并提高軟件的共享性，打通與政務管理系統的信息傳遞。從而進一步提高檔案管理的效率。

3.2 統一規范檔案管理的標準制度

提高檔案管理的信息化水平不僅需要在技術上對傳統的檔案管理進行更新，也需要制定相應的政策來適應檔案管理的信息化水平，由于目前檔案信息化建設的起步時間較短，以此相關的制度并不完善，導致信息化背景下的檔案管理不能保證高水平的服務。而完善的制度建設保證檔案管理信息化水平的重要因素，因此需要盡快建立起一個科學完善的管理體系，以適應檔案管理的信息化水平，使信息化的檔案管理更加規范，更加科學。

3.3 完善信息化檔案管理的安全體系建設

對于檔案管理工作來說，保證信息安全是對工作的基本要求，但是由于信息化的檔案管理，其在信息存儲與文件保管方面有一定的特殊性，因此給檔案管理的信息安全保護工作帶來了一定的困難，因此在檔案管理的信息化建設中需要格外重視信息安全因素，可以聘請專業的網絡安全管理人員對檔案信息存儲的平臺進行加固，同時應該加強相關工作人員的信息安全意識，以及保密意識，可以在相關工作人員的工作電腦中安裝防護軟件，讓網絡安全人員定期對網絡日志進行篩查，及時發現存在的信息安全隱患，并進行處理。我們應當正確認識并重視檔案管理信息化中存在的安全問題，更好地通過完善的安全體系建設保障檔案資料的信息安全。

3.4 加強重視程度

在當前的檔案管理工作過程中，要加強單位對這項工作的重視程度。首先，作為單位的負責人就要加強這方面的思想建設，加大對檔案管理工作的重視性。其次，最為檔案管理的直接操作者，檔案管理工作人員的素質和知識結構也是十分重要的，要加強這些人員的思想建設和定期對這些人進行培訓工作，使其真正掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理的質量。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作作為一個單位或者企業的基礎所在，起著至關重要的作用。但在目前的實際工作過程中，會遇到很多問題，針對這些問題做出相應的解決辦法，是確保當前檔案管理工作的前提，也是一個單位或者企業能夠正陽運行的保證。所以，相關單位要做好檔案管理工作，為單位的發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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