機構改革期間縣區財政部門規范會計檔案管理的思考

劉明珠

【摘要】機構改革是黨的十九大以來國家對簡政放權、轉變機關作風、服務于民的一項重大舉措。然而隨之而來的一些問題日漸凸顯，不容忽視，特別是在此期間人員變動頻繁，理順過程冗長，調整事項頗多等問題，會計檔案管理即是其中之一。為了更好地保管利用會計檔案，作為縣區財政部門檔案管理人員，筆者從實際工作出發，由《會計檔案管理辦法》的落實引出了一系列思考，深入探討了在此期間縣區財政部門易出現的機構人員調整、檔案庫分散、檔案員對工作的專業度不強等問題，并提出了解決措施及相關對策。

【關鍵詞】機構改革;會計檔案;管理思考

縣區財政局作為基層政府職能部門，直接服務于人民群眾，指導和監管轄區內機關、企事業單位財會業務，掌握著大量的一手核心資料，走上新起點，邁入新時代，國家對反腐倡廉工作不斷加強，掃黑除惡工作不斷深入，縣區財政部門面臨省、市巡查工作頻次的日漸增多，各類專項檢查的力度持續推進，對會計檔管理和利用工作提出了高標準、嚴要求，怎樣在機構改革期間進一步保管好、利用好會計檔案，是當下每一個會計檔案工作者面臨的重要問題。

一、會計檔案的定義、特點及價值

會計檔案一般包括總預算會計、單位預算會計、工業會計、商業會計等會計檔案以其類別之穩定、形式之多樣，范圍之廣，數量之多的特點成為檔案的重要組成部分，是專門檔案中的一種，直接記錄了機關、企事業單位的經濟活動過程，通過會計檔案可以準確清晰地了解一個單位是否有偷稅漏稅、以權謀私、非法侵占等行為。會計檔案以其準確、直觀、不可逆、關聯性強的特征經常被作為證據利用于審計工作中，許多民事訴訟案件里，會計檔案亦被直接當成證據的一種，可見其重要作用及價值。會計檔案具有如下特點：1.來源的廣泛性。凡具有獨立會計核算單位的單位，都會產生會計檔案。這些單位包括國家機關、社會團體、企事業單位、學校、部隊，以及各級各類財會主管部門。各個單位在日常的經濟活動中產生了大量的會計憑證、會計賬簿和會計報表，因此，會計檔案是一種普遍存在的專門檔案，其來源十分廣泛。2.內容的連續性。會計核算活動是對各個單位經濟活動進行完整、連續、系統地記錄和計算，這種會計核算活動從填制審核憑證、登記賬簿到歸類計算、編制會計報表，前后銜接，一環扣一環，其過程具有很強的連續性。在此過程中形成的會計檔案，在內容上也表現為緊密的連續性。對一項經濟活動或一項財務開支，從其業務發生到結束，連續進行記錄，對大量的數字進行計算，綜合匯總，在這一系列程序中，會計憑證、會計賬簿、會計報表的內容密切相連，互為基礎，全面地反映了各單位的經濟活動過程和情況。3.成分的穩定性。會計系統設計各個行業和領域，有工業會計、農業會計、商業會計、銀行會計等等，不同行業產生的會計檔案，其內容和形式各有不同，但基本成分是一致的，都包括四方面：會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他。這種成分的穩定性，是會計檔案區別于其他類型檔案的重要標志之一。4.表達方式的特殊性。各種各樣的會計檔案都是以數字和指標體系為表述主體，對經濟活動和財務收支情況進行量的記錄和描述，文字說明材料在會計檔案中只占很小比重。這種表達方式的特殊性，使會計檔案有別于其他種類的檔案。

二、會計檔案規范管理的重要性

1998年8月財政部、國家檔案局聯合發布《會計檔案管理辦法》，（以下簡稱《辦法》）為依據管理會計檔案，各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查，各單位應加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防損毀、散失和泄密。《會計檔案管理辦法》系中華人民共和國財政部、國家檔案局2015年修訂，2016年1月1日正式施行。辦法的施行進一步確立了會計檔案的重要性，細化和完善了會計檔案管理，對檔案保管期限，會計檔案分類，需要納入歸檔的資料進行了規范細化，新增了鑒定銷毀環節，完善了銷毀程序，明確了相關各工作崗位人員責任及工作內容目標，對財政部門規范和統一保管會計檔案有著重大的意義。

三、當前會計檔案保管的現狀及存在問題

（一）管理分散，業務部門各自為政。縣區財政部門涉及集中支付的會計憑證、賬簿;各項工程核算審批;國有資產評估;政府采購競標;地方政府債務償還;企業改制清算;糧食補貼、購房補助等各項關系群眾切身利益的惠民政策。每年產生諸多的會計檔案分散保管于各科室中，一般為誰產生，誰保管，誰負責。特別是機構改革期間人員變動頻繁，會計檔案經過長期積累輾轉多人，存在檔案無清冊、丟失、損毀，移交工作不徹底，相關科室間缺乏溝通，檔案查詢關聯度不強，順暢性有待提高，長此以往不利于檔案的統一管理和利用。由管理松散不專業而導致的查閱難，終將進一步演變為歷史遺留問題。

（二）缺乏重視，硬件設施難跟上。由于會計檔案其專業性、特殊性，保管期限大多為長期及永久，對檔案室溫度、濕度等要求更應規范踐行。現實中由于資金缺乏、領導不重視等原因，檔案室保管條件差，無消防器材、消毒防蟲措施等達不到保管庫的有關要求。有些檔案室放置其他雜物，極易產生安全隱患。檔案柜不上鎖，檔案室不上鎖，非相關工作人員出入頻繁，檔案室、查借閱室、辦公室不分等情況時有發生，由此對會計檔案的保密工作也帶來了諸多不確定因素。

（三）會計檔案的信息化水平不高。伴隨經濟的快速發展和科技的不斷進步，會計檔案的信息化成為必然發展趨勢。目前許多單位在會計檔案信息化建設步伐方面比較緩慢，很多單位檔案管理部門雖然配備了檔案管理數據庫，但是并沒有建立專門的會計檔案數據庫，會計檔案還停留在手工整理階段，工作方式比較陳舊，還未實現信息化的管理，導致會計檔案的利用率較低。如何順應時代發展的潮流，提高會計檔案軟件系統的改造升級，高效便捷的管理會計檔案是亟待解決的問題。

（四）缺乏專業知識，會計檔案保管人員亟待培訓。縣區檔案局與財政局是平級單位，無特殊需求，檔案主管部門不會對其進行業務指導。而針對會計從業人員的培訓中更注重財會業務知識，對檔案保管方面的知識很少涉及。目前大部分會計檔案的保管多是靠領導要求，靠主動自學，靠經驗積累，靠以老帶新的“四靠”形式，缺乏統一要求，統一考核。《會計檔案管理辦法》落實情況參差不齊，甚至各別出納、會計知之甚少，甚至可能在不了解的情況下違反了相關規定。

四、加強會計檔案管理的創新發展路徑

（一）加強引導，大力宣傳，有效強化檔案管理意識。對新修訂的《會計檔案管理辦法》財政部門要主動學習并進一步貫徹落實，有的放矢地面向轄區內的機關、企事業單位從業者采取線上線下相結合的方式進行有效宣傳。如利用檔案獨有的特點，舉辦大型展覽、發放宣傳單、懸掛條幅、刊登廣告、制作公益短片及借助微信、微博、政府網站等平臺切實有效地進行宣傳，從而引起領導高度重視，使財務從業者人盡皆知，家喻戶曉。

（二）推進會計檔案信息化步伐。隨著計算機技術和網絡技術的不斷創新，會計工作也從紙面財務工作向計算機化和信息化發展，大大促進了會計檔案信息化的進一步發展。新時期，我國會計檔案管理從紙質檔案向電子檔案和信息化檔案轉變，這不僅提高了會計檔案的質量，而且提高了會計檔案的利用效率，為企業事業單位的總體規劃、會計信息共享和審計監督提供重要保障。新時期會計檔案管理的方向發生轉變，為滿足檔案長期存放的需要，應建立電子會計檔案，提高會計電子檔案管理的效率。

（三）深入培訓，明確職責，不斷提高檔案從業者水平。針對會計檔案保管人員業務能力參差不齊的情況，由省、市財政及檔案管理部門聯合，借助“6.9國際檔案日”之際，至少每年組織一次培訓，更新從業人員知識儲備，強化崗位責任，提高服務意識。針對人員流動大的情況，應擴大培訓面，可采取網絡培訓及遠程視頻培訓召開電視電話會議等方式與專業技術人員繼續教育、會計人員業務知識、稅法等培訓相結合，集中開辦培訓班。在減少成本的同時，達到全方位、多角度創新的學習結構，達到培訓目標。

（四）提高認識，加大投入，切實保障檔案庫房符合標準。檔案庫房是關系到會計檔案能否保管好、利用好的關鍵所在。財政部門相關領導應提高認識，多方籌集資金，加大投入力度，改善保管庫設施，采用先進的技術，安全可靠的防護措施，配齊消防、防塵、防蟲、消毒等設備，達到保管庫內設備設施齊全、運轉高效，實現會計檔案管理標準化、現代化，為集中保管好會計檔案提供強有力的保障。

（五）健全組織，明確責任，確保政策有效貫徹落實。政策落實的有效性與會計檔案從業人員的穩定性、專業性有著密不可分的關系。對有條件的機關單位，特別是財政部門應設立專人保管會計檔案，未設立檔案檔案管理部門的，由單位指定專人集中保管。要建立健全會計檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等制度，其主要目的在于進一步規范保管會計檔案，落實責任，有效杜絕損毀、丟失、泄密等事件的發生。

五、結束語

伴隨機構改革的步伐日趨完善，管理者的意識不斷增強，我們檔案工作戰線的朋友們應站在新的歷史起點。思考怎樣才能做好會計檔案管理工作，如何便捷全面地利用好會計檔案。以“功成不必在我”的精神境界、“功成必定有我”的責任擔當，為以后的檔案管理利用工作打下堅實基礎，提供有力的保障。

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