人力資源管理視角下人事檔案的價值及管理路徑

李穎

摘 要：當代人力資源管理與以往傳統的人力資源管理有很大的不同，為了滿足企業競爭的需要，人力資源管理視角下的人事檔案管理工作都要滿足現代的要求。通過改變理念、應用科學的方法，才能夠推動管理水平的提升。

關鍵詞：人力資源管理視角;人事檔案;價值;管理路徑

1 導言

人事檔案管理就是將人事檔案進行收集整理，保管和鑒定，以及統計與提供利用的主要活動之一。其在當代新型市場的發展模式下，因為我國社會治理與及企業整個管理內容及要求不斷變化，而人事檔案的基本內容也不斷發生變化，要想在新的板塊中進行升級與創新，人事檔案工作在人力資源中發揮著一定的基本作用。

2 現代人力資源管理工作和檔案管理的關系

人力資源主要的職能與檔案管理密切相關的，建立科學人事檔案管理方式，可以更好地記錄人才各個方面的信息，企業的人事管理人員在進行人才選拔時，就可以對人才有準確的定位。對于人才而言，他們在被正確看待的情況下，就可以減少被壓制和埋沒的情況，人才工作的精神狀態也會更為良好。依靠人事檔案管理，可以健全人力資源管理工作，為人力資源管理工作提供良好的依據，配合企業的發展情況，合理地選擇人才，提升工作效率。

3 人力資源管理視角下人事檔案的價值

第一，人事檔案工作利于預測需求的科學和規范化。人事檔案作為人事信息的集合體，具有重要的決策咨詢作用以及管理咨詢作用，可以實現對人才需求的科學預測。通過對人事檔案進行利用，可以提升崗位設置的科學性，降低人力資源管理的成本。首先，伴隨社會環境以及單位工作環境發生變化，單位對人力資源的需求也會隨之變化，進而需要制定相應的人力資源管理規劃。通過對人事檔案中的部分信息進行集中分析，能夠掌握單位當前的人才缺口，進而有針對性的做好人才引進工作。其次，立足于人事檔案中的內容來擬定人力資源規劃，能夠有效避免人力資源管理成本的浪費，確保人力資源與單位發展目標實現供需平衡。

第二，人事檔案管理有利于促進人才培訓以及人才整合工作。新形勢下，單位不僅要對人力資源進行利用，也需要對人力資源進行合理整合和配置，確保單位各項工作的正常開展。同時，隨著單位部分業務工作愈發細分和繁雜，單位對于人才的需求也呈現出多元化的特點。一方面，通過對人事檔案進行深度利用，立足于本單位人力資源現狀來開展培訓工作，能夠綜合提升單位的人才競爭力。尤其是對人事檔案中的內容進行數據化統計，更是能夠清晰直接地了解當前單位人才的知識薄弱點以及技能薄弱點，提升人才培訓的實效。另一方面，通過對人事檔案進行深度利用，能夠進一步促進人才在組織之間合理流動，充分調動人才的主動性和積極性。總而言之，人事檔案管理有利于促進人才培訓以及人才整合工作，是當前人力資源管理的重點。

4 人力資源管理視角下人事檔案管理路徑

1）更新管理觀念。有關人員要對企業人事檔案工作有重新的認識，了解人事檔案管理并非單純地對檔案資料進行管理，而是要立足檔案資料去反映出真實的工作人員信息。而掌握真實工作人員信息的目的在于進行人才的優化配置與合理利用，因此人事檔案工作資料一定要確保真實與完整性，能夠對真實情況進行真實反映。為達成這一目的，工作人員需要具備歸檔意識，在入職之后應及時的將個人檔案委托人事管理部門進行保管;領導人員也要樹立正確的檔案意識，對人事檔案管理工作大力支持且嚴明制度保證得到落實;檔案工作人員需要具備主動意識的能力，對檔案信息資料要及時且完整地收集與分類。而人事檔案工作人應及時的更新和認知有關工作的管理意識，除了要重視檔案資料的真實與完整以外，還應確保檔案能反映工作者真實的業務管理水平，并且盡量與時代特點相符。比如在大型突發安全事件中形成的檔案資料，是工作人員職業道德、技術水平、精神面貌在特定情況下的真實體現，同樣要在檔案中有所記錄。

2）建立人事檔案信息管理體系，提升人力資源的管理工作效率。數字信息化時代，單位有必要建立現代化的人事檔案管理系統，實現人事檔案的數字化管理。第一，建立人事檔案數據庫系統，搭建相應的數據分析模型，實現對人事檔案中信息資源的分類處理以及數據統計，強化人事檔案在決策咨詢以及管理咨詢領域的作用。第二，綜合利用云計算技術、大數據技術以及云儲存技術來強化人事檔案信息化建設，探索人事檔案資源共享，確保人事檔案能夠服務于上下級單位之間的人才流動工作。第三，進一步利用數字掃描技術以及數字微縮技術對人事檔案要做好數字化體系處理，保證人事檔案中的管理內容要真實與準確性，提升人力資源管理效率。

3）建立人事檔案專門的管理機構。當前人事檔案管理工作人員面臨著專業性不足等不良情況，為此需要建立人事檔案專門的管理機構，才能保證檔案有更高的質量，以及推動人事檔案管理制度的執行。為此，企業需要做好人才培養工作，選拔具有專業檔案管理背景的人才從事人事檔案的管理工作。對于人事檔案相關管理機構，也需要通過定期的培訓和學習保證工作人員可以具備足夠的素質。企業需要加強對人事檔案管理人員在文化和業務知識上的培訓，不僅要做好技能的訓練工作，同時也要通過道德教育，讓人員具有更強的保密意識和服務意識，讓他們能夠具備良好的綜合素質，解決人事檔案工作中所遇到的問題。

4）豐富人事檔案管理內容，提升人事檔案的利用價值。新形勢下，單位既要注重對人事檔案進行管理，也要強化對人事檔案進行利用，堅持“藏用并舉”的基本原則。第一，隨著單位選人標準不斷提高，人事檔案的內涵相應也要得到豐富和優化。單位要進一步豐富人事檔案的內容，增加一些具有傳承性、價值性以及個性的檔案內容，確保人事檔案能夠全面反映人才的履職經歷、思想政治素養、專業能力素養以及心理健康狀況。第二，人事檔案管理人員要轉變思路，摒棄過去“坐、等、靠”的服務理念，主動為企業人力資源有關管理部門提供更高質量的人事檔案管理數據信息及服務。

5）創建檔案文化。現階段，需要高速重視人事檔案文化創建工作，以此去優化人事檔案工作環境，自上而下去營造人事檔案良好的管理工作氛圍。通過人事檔案管理文化的創建，能夠將人力資源管理文化和人事檔案文化進行融合，將兩者同步納入有關部門將精神文明建設體系當中去，然后由傳統媒體與網絡媒體渠道對相關文化展開大力宣傳與教育，從而在檔案文化加強創建的同時，營造更好的人力資源開發氛圍。

6）科學進行人事檔案的管理工作。為了保證人事檔案管理的現代化，就需要引進先進的管理工作理念和方法。為了提升管理的效率，企業需要充分利用計算機技術開展管理工作，促進錄入信息的完整程度，并且做好信息的分類。另一方面，對于人事信息，企業需要做好備份，避免信息出現遺失的情況。建立人力資源信息數據庫，做好對人才的評價，方便人力資源管理人員對人才進行選拔。紙質信息需要通過掃描來進行數字化保存，資料本身也要做好日常的保養和維護，方便人力資源管理者擁有足夠的依據，選拔優秀的人才。

5 結束語

總之，人力資源與當前人事檔案的管理工作是密切相連的，為了能夠提高人力資源管理工作，就需要人事檔案工作可以同步提高。通過建立合理的檔案管理機制，提升部門人員的水平，使用有效的方式進行人力資源檔案管理，才能夠促進人力資源檔案水平的提升。

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