淺析事業單位檔案管理制度

韓秋萍

摘 要：在新形勢背景下，事業單位應轉變傳統的管理理念，加大對檔案管理制度的創新改革，建立符合新時代發展的檔案管理制度，一方面，它強調的信息特征的公共機構的檔案管理系統，提高檔案管理的效率;另一方面，它為系統的建立提供了擔保的公共機構和促進可持續發展的公共機構。本文圍繞事業單位檔案管理制度展開討論，為事業單位建立創新檔案管理制度提供參考依據。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現狀分析;制度

事業單位在發展過程中，會產生大量的信息和數據，利用檔案收集和整理產生的信息和數據，不僅詳細記錄事業單位在各個時期的發展狀態，還能為建立規范化檔案管理制度奠定堅實的基礎。在事業單位檔案管理工作中，存在較多的問題，其中管理方式落后、缺乏現代化的管理方式，嚴重制約檔案管理工作的開展。針對出現的問題采用創新方法，使事業單位檔案管理工作水平不斷提高。

1 淺析事業單位檔案管理現狀問題

1.1 檔案管理混亂，相關工作人員沒有工作經驗

檔案管理工作出現混亂的情況，一方面是相關工作缺乏工作經驗，另一方面未能嚴格落實檔案管理工作職責。在對事業單位檔案管理人員進行調查發現，許多管理人員未能給予檔案管理工作足夠的重視，導致檔案信息數據整理出現錯誤，并且由于缺乏工作經驗，無法快速處理出現的問題。此外事業單位未能對檔案管理人員進行專業化培訓，工作人員缺乏管理技能。事業單位檔案管理工作涉及多項內容，包括保管、編制、歸檔以及借檔等，每項內容均需要嚴格按照流程進行操作，需要工作人員熟悉每個環節的操作，才能避免檔案管理工作出現混亂的情況，有效提升檔案管理工作效率。檔案管理部門應重視培養工作人員的管理意識，指導工作人員掌握科學有效的管理方法，以便快速開展管理工作，提高檔案管理工作整體水平。

1.2 檔案管理方式老舊，效率質量低下

事業單位采用傳統的檔案管理方式，如采用人工方式開展檔案管理工作中，由于檔案管理工作產生較多的數據，在處理大量數據過程中，一方面圖表、文字等信息過于復雜，另一方面工作時間較長，工作人員承受較大的工作壓力，經常會出現整理錯誤的情況，導致檔案管理工作效率和質量不斷下降。此外許多事業單位檔案管理工作人員，在進行檔案管理工作中，由于距離現在的時間較為久遠，工作人員缺乏對檔案管理的興趣，會對檔案管理工作產生厭煩的情緒，不利于檔案管理工作正常的進行。在事業單位發展過程中，檔案數量不斷增加，但是存儲空間有限，傳統的管理模式無法滿足檔案管理工作需求，嚴重制約檔案管理工作現代化發展。

1.3 檔案管理不符合事業單位發展現狀，信息更新緩慢

市場化的背景下，公共機構應該遵循市場發展的趨勢和應用信息技術在檔案管理以提高能力的現代化檔案管理的公共機構。然而，許多機構市場化發展缺乏了解，無法應用信息技術檔案管理，和原始文檔信息管理系統太老了，與市場化發展存在較大的差距，未能及時更新檔案信息管理系統，包括檔案借檔信息管理系統、歸檔信息管理系統等，致使現有的檔案管理不符合事業單位發展現狀，出現信息更新緩慢的情況。

2 如何有效創新事業單位的檔案管理工作

2.1 從觀念入手，樹立檔案管理意識

在信息技術廣泛應用的過程中，事業單位應轉變傳統的管理觀念，將信息技術應用在檔案管理工作中，建立信息化管理模式，利用信息化模式開展科學合理的檔案管理工作，并且積極宣傳信息化技術對檔案管理工作的重要性，使工作人員形成正確的信息化管理意識，在意識的引導下，努力學習信息化管理技能，在工作中運用信息技術，有效提高管理工作效率。以創新觀念為指導思想，使工作人員樹立檔案管理意識，需要事業單位給予檔案管理工作足夠的重視，應用信息技術構建現代化檔案管理平臺，在平臺內為檔案管理工作的開展提供便利的條件。此外，公共機構應加強現代檔案管理的推廣，這就需要各級之間的積極合作管理和檔案管理的工作，所以每個員工都可以建立一個協調各部門之間的關系的檔案管理工作，充分發揮和協調的關系，幫助文件管理工作的優勢，提高經理的責任感和使命，嚴格執行工作管理要求，為提高檔案管理效率提供保障。

2.2 從制度入手，優化檔案管理制度

事業單位應應用創新模式，強化檔案管理工作的創新機制。事業單位從制度開始入手，一方面優化檔案管理制度，使制度更加完善，并根據制度要求對管理組織進行深入的調整，從而實現資源優化配置，另一方面要求工作人員，必須按照檔案管理制度開展工作，在工作中保證每個環節快速有序的進行，有效提高檔案管理工作的效率。事業單位從制度入手，應制定科學合理的檔案管理流程，在流程內明確標注禁止出現的行為，包括隨意更改檔案內容，在提取檔案過程中，必須經管理人員、經辦人以及借閱人員的簽字確認。此外事業單位可以制定獎勵機制，對于優秀工作人員提供物質獎勵，在發生任何非法操作的人員，政府當局應該嚴肅處理違反依照其他員工的機制和拉警報，以避免類似的問題再次發生。

2.3 從信息化的角度來看，推進檔案信息化發展

在社會和經濟發展的過程中，信息技術的應用范圍不斷擴大，規范化技術已應用于事業單位檔案管理，利用信息技術構建現代化管理系統，充分發揮信息技術的優勢，使檔案管理工作突顯出信息價值，有助于提高檔案工作現代化管理水平的同時，還能加快事業單位信息化發展。事業單位在應用信息技術建立現代化檔案管理模式過程中，利用信息技術可以有效延長檔案信息的使用壽命，同時最大程度提高檔案管理工作效率，實現檔案資源的有效利用。事業單位在建立信息化管理系統過程中，應充分發揮信息技術的實效性和準確性優勢，使檔案信息可以精準的存儲和使用，而且利用信息技術，將檔案管理部門的電腦、打印機以及掃描儀等設備進行有效的連接，可以使檔案管理工作形成一體化模式，顯著提升管理工作的效率。事業單位應用信息技術，還應成立檔案信息管理服務平臺，為各個部門檔案管理工作提供便利的條件。

2.4 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

以科學信息技術為載體，建立檔案管理信息庫，通過信息庫可以對檔案信息進行收集整理。事業單位應重點培養年輕管理工作人員，讓更多的新鮮血液加入到檔案管理工作中，一方面可以快速掌握信息技術的使用方法，充分挖掘檔案管理信息庫的應用價值，另一方面年輕工作人員具有良好的創新思想，會積極的探索和應用創新技術，如云計算、大數據管理等，使傳統的人工管理模式得到根本性的轉變，進一步提升檔案管理工作的數字化應用價值，推動事業單位檔案管理工作創新發展。在信息化背景下，數字化管理模式具備較強的競爭能力，通過轉變傳統的管理模式，以遞進式的方式，將不同年限的檔案內容、不同形式的檔案內容等，進行有效的劃分，通過劃分可以減輕人工模式處理檔案工作的壓力，進一步釋放勞動力，避免管理人員承受過多的負擔。通過科學信息技術，采用收集和整理手段，使檔案管理信息庫運行更加平穩，尤其是在處理大量數據信息過程中，數據庫會為工作人員提供便利的條件，如檔案的存儲時間、存儲類型等，方便工作人員及時查閱。

3 結語

綜上所述，在事業單位檔案管理工作中，事業單位應轉變傳統的管理模式，積極運用創新管理理念，以信息技術為載體，建立現代化檔案管理制度，通過制度嚴格管理檔案工作，要求工作人員必須按照流程存儲、調閱等數據和信息，一方面可以使數據信息保持良好的真實性，另一方面，為了有效地提高檔案管理的效率，機構應加強信息技術的宣傳，引導工作人員形成信息技術管理理念，加快檔案管理工作信息化發展。