規(guī)范學校財務檔案管理的措施及對策

張撐柱

摘 要：在學校的日常管理中，財務檔案管理工作是一項常規(guī)而重要的工作。財務檔案的規(guī)范管理是實施學校財務工作的前提與基礎。本文主要圍繞如何規(guī)范學校財務管理及對策進行簡單的分析。

關鍵詞：規(guī)范;財務檔案管理;措施;對策

隨著我國教育體制的不斷深入發(fā)展，信息技術的不斷更新，智慧校園建設迫在眉睫，學校財務檔案管理工作也面臨著各方面的挑戰(zhàn)。如何做好學校的財務檔案管理工作，讓透明高效的財務管理，省時、高效、節(jié)能的智慧校園呈現(xiàn)在我們面前是一個值得思考的問題。

1 學校財務檔案管理中存在的問題及分析

1.1 檔案管理制度不完善

如今，在一些學校中，財務檔案管理制度還不夠完善。如財務部門與檔案部門之間的聯(lián)系不夠緊密，加上一些學校對于檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理制度也不夠完善，忽視了對檔案管理人員的工作分工，這些因素直接影響了學校財務管理的水平。其次，在一些學校中，缺乏完整的內部財務控制制度，無論是定額管理，還是原始憑證管理，都缺乏切實可循的制度[1]。因此，在學校的財務工作中，各種單據(jù)的形成也存在著多多少少的問題。再次，學校的原始憑證工作不夠規(guī)范，因而造成在檔案管理工作中，涉及財務方面的信息還不夠完善，影響了檔案管理的效率。

1.2 檔案人員綜合素質較低

學校財務檔案記錄著一個學校財務運行情況，與學校財務管理密切相關，為學校教育教學工作的正常開展提供保障，同時還為學校后期的財務預算提供一定的參考價值。但是，在一些學校里，財務檔案工作人員的素質較低，他們對財務檔案管理的意義理解不深透。所以常常忽視了這項工作。財務檔案工作人員職業(yè)道德素質相對較低，又由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識，極大的影響了學校的財務檔案管理工作的開展。此外，由于學校的管理人員配備不足，而財務檔案管理的任務較重，學校管理層又不愿投入資金引進專業(yè)人員，平時也疏于對檔案人員的專業(yè)培訓，從而造成了學校財務檔案管理工作很難健康有序開展。

2 規(guī)范財務檔案管理的措施及對策

2.1 完善財務檔案管理制度

要使學校財務檔案得到更高層次的管理，必須完善檔案管理制度，建立規(guī)范的財務檔案管理制度，這樣財務檔案管理工作才有制可依，有據(jù)可循。必須明確檔案管理人員的職責，財務檔案的管理、登記等才會變得更加的順暢。

完善財務檔案管理制度主要有以下對策：1）加強各部門之間的聯(lián)系，尤其是財務部門與檔案部門，樹立新的管理理念，營造一種科學化、規(guī)范化的管理氛圍。2）明確學校管理層的領導責任，其對財務檔案管理工作要負領導監(jiān)管責任，這樣才能確保財務檔案管理工作順利開展，財務資料的真實性才能夠得到保證[2]。3）創(chuàng)新學校的財務檔案管理責任體系，在對財務檔案管理人員設置時，將檔案管理落實到具體的人身上，一旦出現(xiàn)了問題，可以及時找到責任人，并及時得以處理，避免發(fā)生相互推諉現(xiàn)象。4）建立相應的獎懲制度，當遇到財務檔案泄漏事件，或者是遇到財務檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象，則需要按照規(guī)章制度對責任人進行處罰。如果檔案管理人員的表現(xiàn)較為優(yōu)秀，需要對其進行獎勵。

2.2 加強對檔案人員的專業(yè)培訓

在財務檔案管理中，檔案人員較為關鍵，其專業(yè)素質的高低會直接影響到這項工作的開展。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的來臨，人才的作用日漸凸顯，成為智慧管理的關鍵。因此，在學校的財務檔案管理中，需要重視對檔案人員的培養(yǎng)，提高他們的綜合素質，順應時代的發(fā)展。財務工作不僅具有專業(yè)性，而且還具有安全性以及保密性的特點，這就對財務檔案管理人員提出了較高的要求，一方面需要提高其綜合素質，及業(yè)務能力，另一方面更需要其具有較強的職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，學校需要從兩方面對檔案人員進行培訓，一個是專業(yè)能力方面，另一個是從職業(yè)道德素質方面。此外，還需要引進專業(yè)化的人才，以便在內部構建一個良性的競爭氛圍，激勵著檔案管理人員的自主學習。通過專業(yè)化的培訓，財務檔案管理者就會更加了解財務檔案管理工作的重要性，實現(xiàn)財務檔案管理工作的規(guī)范化與科學化。

2.3 加強財務檔案管理責任體系的創(chuàng)新

要想提升學校財務檔案管理的水平，就要加強財務檔案管理責任體系的創(chuàng)新。首先，要對管理人員的理念創(chuàng)新，鼓勵管理人員積極提升自身的專業(yè)知識，增強業(yè)務素質。然后，引入正確的體系設置方法、改革體制，這里要注意的是，對于建立體系的中間環(huán)節(jié)要足夠精簡，以避免浪費更多的時間和精力，但是一定要保障管理責任體系要嚴謹。在財務檔案管理責任體系建立的同時，學校管理人員要注重將責任落實到個人，一旦出現(xiàn)問題，要及時能找到負責人，并對問題進行高效的處理，避免不必要的損失。

具體的創(chuàng)新步驟如下：第一，策劃。管理人員要對當前的現(xiàn)狀進行有效的分析，理清與體系建設有關的檔案管理的基本情況，現(xiàn)狀分析可根據(jù)需求分步實施，相關部門通過現(xiàn)狀分析協(xié)助管理人員進行決策，并制訂具體工作方案。然后管理人員進行有效研討，最終制定出方案，完成策劃工作。第二，實施。在進行責任體系創(chuàng)新時，首先要開展組織架構與職責分配、流程與制度建設、管理人才團隊建設。明確每個管理人員的工作內容和工作責任。第三，試運行。在新的體系制定完成后，要進行試運行，在這一過程中，要找到不足和優(yōu)勢，試運行的周期不宜過長，以便可以及時的調整創(chuàng)新方案，有效整合管理資源。第四，檢查改進。在財務檔案管理責任體系創(chuàng)新完成之后，在投入使用之前，要進行嚴密的檢查，避免體系出現(xiàn)漏洞，如果一旦出現(xiàn)漏洞，要馬上進行改進，避免因為體系制定造成的管理疏忽和損失。

2.4 專人專房管理，建立電子管理平臺

財務工作具有保密性和安全性的特點，所以在財務檔案管理工作中，對硬件的要求也是比較高的。要想使財務檔案管理工作可以順利進行，學校方面就要加大財務投入力度，針對不同的財務項目設立不同的辦公地點，財務檔案管理的檔案室要與管理人員的工作區(qū)域分開，這樣有利于保密性和安全性的提升。在檔案室中要配備專業(yè)的放火、防盜、消殺設備，以保障財務管理檔案的外力破壞。隨著學校財務管理檔案的數(shù)量不斷增長，為了避免紙質檔案過于占用空間，學校要積極開展電子財務檔案管理平臺的建設，以填補紙質檔案的缺失。在電子財務檔案管理平臺建設初期，管理人員就要提出相應的平臺建設意見和建議，學校方面要加大投入力度，優(yōu)化網(wǎng)絡、購置電子設備，在軟件運用上也要使用正版、高端的管理軟件，以避免檔案的丟失和被盜。另外，隨著管理平臺的建成，也要加強檔案管理人員的平臺維護相關培訓，以確保因缺乏經(jīng)驗導致的工作滯后現(xiàn)象發(fā)生，從而保障電子平臺的正常工作。

3 結語

綜上所述，學校的財務檔案管理工作是一項關乎學校全局，為學校發(fā)展起著至關重要的一項工作。一定要克服檔案管理制度不夠完善，檔案管理人員的素質低下等原因，順應時代發(fā)展，更新管理理念，培訓專業(yè)人員、提高管理人員的素質，學校財務管理才能走上健康、高效的發(fā)展道路。

參考文獻

[1]馬麗.規(guī)范學校財務檔案管理的措施探討[J].科教文匯（上旬刊），2015，02：151-152.

[2]龍菲.試論學校財務檔案的管理辦法及改進措施[J].辦公室業(yè)務，2018，02：153.

[3]曹晶.規(guī)范財務檔案管理 提高財務管理水平[J].吉林省經(jīng)濟管理干部學院學報，2010（5）：86-87.

[4]高春雷.淺談財務檔案管理的規(guī)范與水平的提高[J].行政事業(yè)資產與財務，2011（12）：103.