規范財務檔案管理提高財務管理水平的研究

魯延紅

摘 要：事業單位在履行國家職能的過程中會產生一系列必要的財政支出，為了使機關單位的各項工作能夠更加順利的展開，現階段對事業單位財務支出的有效利用率也有了更加嚴格的要求。財務檔案管理是對事業單位內部正常運行的重要保障，各事業單位對財務檔案管理的要求也日益提高。財務檔案管理的工作人員在進行財務檔案的管理工作時要更加規范，切實利用科學高效的方法，使其達到它的效率最大化。本文通過對財務檔案管理的內涵入手，對現階段國內財務檔案管理的現狀進行分析，從而得出結論以提高財務檔案管理的水平。

關鍵詞：財務檔案;管理;事業單位的發展

1 財務檔案管理的內涵

1）財務檔案管理的基本內容。財務檔案主要包括：資金運行中生成的憑證，例如原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等;會計工作中記錄的各類賬簿，如總賬、明細賬、固定資產賬等;財務報表，例如月、季、年度財務報表;另外還包括銀行對賬單及其他會計應保持的信息等。財務檔案管理就是對這些財務檔案進行收集、記錄、整理、保存、維護等工作，例如每年按時的進行數據庫備份，升級數據庫等財務管理所需要的系統和軟件等。

2）提高財務檔案管理水平的重要性。財務檔案管理是對事業單位經營和發展過程中有關的各項社會經濟文化活動的開支、收入情況進行真實、準確、完整的記載。它可以客觀、間接地表明我國現階段各事業單位的一定時期內的經濟運行狀態，屬于機關單位管理中十分重要的環節。同時，財務檔案管理也是事業單位開展活動經濟依據，為事業單位順利進行各種活動起到了很大的推動作用。財務檔案管理的重要性通過以下幾方面可以表明：首先，財務檔案管理是各單位在進行各種活動的重要依據、是實現事業單位科學管理運營的基礎。機關單位在進行內部工作活動時會使用各種形式的財務檔案，例如：經濟活動的收入、內部開支等。當前各事業單位正加大力度的向科學現代化的管理模式轉型，努力規范和加強增強事業單位各方面的經營管理能力，在此過程中財務檔案信息是機關單位管理優化升級的有效的信息庫，事業單位在做出重要的經濟決策甚至在制度改革等方面都將財務檔案中反饋出來的有效信息作為重要的信息依據;同時，財務檔案管理也是一個事業單位各項工作順利運轉過程中各種的經費開支的重要憑證。雖然事業單位的財務管理檔案無法直接地為我國經濟社會的發展創造效益，然而在某一時刻我們可以利用它發揮出至關重要的價值。從財務檔案的內容和外觀特征來看，它能夠有效反映過去一段時間內機關單位財政支出的真實情況，并且能把它通過書面文件的形式展現出來。通過上述信息表明：財務檔案管理和事業單位順利進行各項工作之間的關系是相輔相成的。由此可見，財務檔案管理積極推動了事業單位的發展壯大，客觀的促進了社會經濟建設的發展。

2 財務檔案管理的現狀和存在的問題

1）當前我國財務檔案管理的現狀。目前，我國正處于經濟快速發展的階段，伴隨著科技的進步和信息技術水平的不斷提升，財務檔案管理在企業中也越來越受到關注與重視，各企業都積極采取各種措施來提升機關單位內部的財務檔案管理水平。但是從各事業單位的綜合水平來看，我國的財務會計檔案信息管理的普遍發展水平還有待于提高，在此階段，財務檔案管理存在很多問題，例如：財務檔案管理工作沒有統一化的標準;財務檔案管理制度不健全;良好的財務記錄的企業管理意識尚未普及;財務檔案管理業務水平不過關等問題，各事業單位想要做好財務檔案管理工作還需要不斷的自身完善與提高。

2）財務檔案管理中存在的問題。（1）財務檔案管理工作沒有統一化的標準。在財務檔案管理的工程中，財務檔案沒有統一的標準是財務管理工作中最需要解決的問題。沒有統一的檔案管理標準將導致管理者對同類型的文件沒有統一的要求，出現檔案參差不齊的現象，增加后續工作的難度。當執行檔案管理難以制度化和統一化，管理秩序會出現問題。目前對于我國事業單位信息化發展水平已經達到一定高度，但是財務檔案管理中信息化技術的利用率比較低，即便有一些機關單位在財務檔案管理工作中使用了信息化技術，由于可供使用的信息網絡技術也存在不統一的問題，以至于財務檔案管理工作不能規范的進行，降低了財務檔案管理工作的效率。（2）財務檔案管理制度還不夠完善。正確的財務檔案管理離不開完善的管理制度，沒有完善的管理制度是現階段我國財務檔案管理工作中存在的很大一個問題。國家沒有建立過一個健全的檔案管理制度，以至于財務檔案管理人員在工作中沒有健全的制度保障，就出現了當前我國機關單位中財務檔案管理的工作不能滿足單位對其需求的窘迫，即使有少數事業單位在處理財務檔案管理方面有相關的管理制度，但這些制度綜合來看還不是很完善甚至存在一定的弊端，以至于在實際操作中財務檔案管理工作并沒能有序規范的進行。（3）事業單位對做好財務檔案管理的意識還沒有普及。現階段，很多機關單位對財務檔案管理工作的重要性有了一定的認識，但是從各單位總體的財務檔案管理水平上出發，財務檔案管理工作在進行中還存在比較多的問題，很多機關單位沒有充分認識到財務檔案管理在其運行過程中的重要作用，認為不需要投入大量的人力，財力和物力資源在財務檔案管理方面，甚至有的單位并沒有設定具體的財務檔案管理人員和財務管理室，導致財務檔案管理工作無法正常進行。（4）財務檔案管理人員業務水平不過關。財務檔案管理工作由于受到工作人員的影響，也使其難以系統的進行下去發揮它的效率最大化。這主要是因為一些財務檔案管理部門的工作人員，沒有足夠的工作能力，缺乏財務檔案管理的專業知識，甚至許多財務檔案管理工作是由兼職做會計人員完成的，致使財務檔案管理管理需要大量的時間投入，但還是在事業單位工作中不能發揮其應有的作用。另一方面，執行單位財務檔案管理者也存在工作不及時的問題，這很有可能使得機關單位財務數據信息泄露，進而制約事業單位有效的展開其自身的工作。

3 提高財務管理水平的辦法及措施

1）建立統一化的財務檔案管理標準和完善的檔案管理制度。一項工作的展開需要規章制度為其保駕護航，目前我國財務檔案管理工作還沒有一個統一標準的制度來支撐它，致使財務檔案管理工作在進行中出現參差不齊的現象，給工作人員帶來了一定的阻礙。所以建立一套統一化的財務檔案管理標準和一個完善的財務檔案管理制度勢在必行。

2）增強企業財務檔案管理意識。財務檔案管理的各方面的工作想要有序規范的完成，主要依靠工作單位本身，事業單位應該正確的認識到財務檔案管理在其自身發展中起到的重要作用。要建立這種堅定的財務檔案管理意識，要提高自身整體對財務檔案管理工作的重視程度，各事業單位的財務管理部門應定期的對檔案管理者進行培訓，讓相關的工作人員充分了解到這項工作的重要性，激發他們工作積極性，讓他們有充分的工作認同感，如此更有利于規范財務檔案管理，提高財務檔案管理水平。

3）加強財務檔案管理工作人員的業務能力。首先，要對財務檔案管理方面用人制度上進行監督。據專業培訓及具體情況，單位內部財務檔案管理部的門工作人員，需要參加相關培訓的評估和考核。而只有通過才能過從事財務檔案管理的相關工作。其次，在處罰措施方面，要在規章制度中制定詳細的監督處罰措施，定期對相關管理人員的工作進行考核，將財務檔案管理納入整個績效考核的一部分。為了激發工作人員的工作積極性，也可以對績效高的員工給予獎金或休假獎勵，從而提高財務檔案管理者的業務水平。

4 結論

財務檔案管理在企業的運行中發揮著至關重要的作用，但現階段，各事業單位的財務檔案管理工作或多或少的存在一些問題，為了是財務檔案管理充分發揮他的作用為事業單位的工作帶來效益最大化，各單位應有積極展開財務檔案管理工作，提高員工素質，更新技術設備，經常查漏補缺，發現不足積極整改，努力提高自身的財務檔案管理水平。同時財務檔案管理工作也是國家經濟運行中的一部分，國家規劃經濟發展計劃是重要的參考依據，為了經濟又好又快發展，也為了機關單位業便捷的展開財務檔案管理工作，政府有關部門應制定出統一的財務檔案管理標準，規范財務檔案管理，方便各機關單位的工作，提高各單位財務檔案管理水平。

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