事業單位檔案管理改革模式分析

摘 要：事業單位檔案管理是當前事業單位管理體系中的基礎部分。同時也是事業單位管理的基石。當前，事業單位經常會出現忽略檔案管理工作的問題，檔案管理模式較為陳舊。隨著時代變化，事業單位要想發展就一定要創新，創新不僅僅包含事業單位制度上的創新，它還涉及事業單位的管理體制以及管理方法上的創新。只有這樣，才能夠為事業單位的發展創造更多價值。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;改革;對策

1 優化事業單位檔案運行機制價值

1）提高檔案資源利用率。優化事業單位檔案管理運行機制，可以明確檔案管理人員的責任，確定具體的檔案管理工作崗位，促進檔案管理人員按照職責要求履行具體的責任[1]。尤其是標準化、細致化、創新性的檔案管理運行機制的影響下，檔案管理流程更加標準，檔案管理的內容更加細致豐富，既可以滿足檔案高速共享的需要，又可以解決檔案運轉復雜的問題，達到高質量進行檔案管理的目標，全面解決檔案管理的現實問題，達到提高檔案管理水平目標。

2）輔助提高工作的效率。加強事業單位檔案管理工作，優化事業單位檔案收集、制作、存儲與使用程序，實現事業單位檔案管理運行向應用運用，可以更好的體現事業單位檔案的應用價值，通過事業單位的各種檔案促進各部門工作的順利運行。總而言之，優化事業單位檔案管理運行體系，可以降低檔案管理成本，整合檔案管理工作力量，全面提高檔案管理的科學性、有效性、互動性和系統性。

3）提高檔案資源的質量。當前事業單位檔案管理工作涉及收集、整理、鑒定、保管、檢索、研究與利用等環節，優化事業單位檔案管理工作體系，可以提高事業單位檔案的服務屬性，同時保證檔案管理遵循一定的規章制度，不僅可以做到檔案資料齊全，而且提高檔案資源的運行效率，可以在傳統的人工管理階段向著系統化與數據庫化管理的升級，更好的處理各種檔案信息，達到豐富和提高檔案質量目標。完善事業單位檔案運行體系，對于合理配置檔案管理人員，有效協調分工管理檔案工作，更好的發現展示檔案資源的價值有重要價值。

2 當前事業單位檔案管理的缺陷

1）事業單位對檔案管理不重視。很多事業單位由于工作繁忙，都忽視檔案的管理，在處理完近期的工作任務后，總認為本階段的任務完成了可以不用去管它了，應該認真準備下一階段的工作任務，從而造成了對于上一階段的工作材料和總結只是隨意擺放在檔案室。同時由于單位之間的競爭激烈，很多單位認為工作重心應該放在業務上面，這樣才能夠體現本單位的工作質量突出，讓本單位能夠在眾多事業單位當中脫穎而出。有的時候由于單位的資金分配不均勻，在檔案管理層面投入較少，也會造成檔案管理不完善[2]。

2）檔案管理方式陳舊。有的事業單位雖然會對檔案進行管理，但是管理的過程中仍然是沿用老套的管理辦法，只是利用老套陳舊的管理辦法將檔案放置于書架上，然后再用紙質標簽對其進行歸類，因此我們經常見到很多單位的檔案室非常陰暗潮濕，有的年代久遠的檔案都已經出現了破損，這不利于工作人員對檔案的查找。在信息技術飛速發展的今天，這種檔案管理方式顯得非常陳舊，大大降低了管理的效率。

3）檔案管理人員素質有待考量。很多單位對檔案的管理都是讓員工利用空閑時間進行管理，或者聘請社會上的兼職人員，認為檔案管理只是需要對其進行整理就好，不需要聘請專業人才，但是非專業人員的工作能力不高、工作熱情低下，這也是造成很多事業單位檔案管理不完善的主要原因[3]。當由于某項工作需要查找以前的檔案時，由于檔案管理人員辦事能力的不足，就會導致花費大量的時間在檔案管理上面，大大降低了工作效率。

3 事業單位檔案管理改革的對策

1）加強對檔案數字化管理模式的建設。為了加快事業單位檔案管理的效率，我們應該建立數字化檔案管理模式。當前，最具有代表性的數字化管理模式包含數字加密技術、數據庫技術、掃描技術、身份認證技術等，紙質檔案資料經由數字化技術轉換為數字化檔案資料后可以有效實現對檔案的長久保存，實現檔案資料的實時更新、整合、補充和查閱等。檔案資料作為事業單位的發展歷程資料和工作報告，對檔案進行數字化建設可以有效為單位社會效益的實現創造有利條件。

2）加強對檔案自動化管理模式的建設。要實現事業單位檔案管理的信息化改革，我們必須要將自動化管理模式滲透其中。當前我國最常見的自動化技術主要包括：數碼掃描識別、二維碼識別、電子標簽、OCR識別以及指紋識別技術等。通過將自動化技術滲透于事業單位的檔案管理中，管理人員可以實現對檔案的信息化管理，主要包括：檔案數據信息的自動搜集、自動整理、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動提取等，從而高效找到自己所需要的檔案資料。自動化檔案管理模式運用于事業單位的檔案管理，可以高效實現檔案資料的整合、查找、批量處理等功能。

3）加強對檔案互動化管理模式的建設。傳統的事業單位檔案管理中，每一個檔案只是用一個檔案袋包裝，檔案與檔案之間沒有連接和交流，導致檔案之間缺乏互動性。而事業單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，檔案之間互動交流有利于事業單位工作人員將不同時期的工作進行對比研究，以便于發現工作中的不足和哪些地方是長期以來一直犯的錯誤，同時通過比較不同的工作人員的檔案，有利于事業單位的人事篩選與調動。

4）檔案管理業務流程重構。事業單位檔案管理業務流程重構，主要是在信息化背景下，對事業單位檔案管理工作的各個流程和環節進行重新審視，并對其中的職能設計和運行效率進行分析，發現在管理工作當中所存在的問題，并進一步的優化升級空間，從而通過運用信息技術實現重新規劃和整合升級。信息化改革對社會的影響是本質的和徹底的，所以事業單位的檔案管理業務流程重構也同樣要觸及到本質，并需要不斷的深入，從而使管理流程能夠更好的符合信息化改革的趨勢。

5）檔案管理服務能力拓展。事業單位開展檔案管理工作的本質是服務，而其實際價值的體現也同樣來源于服務。所以事業單位應該提高自身的服務水平，從而有效的促進檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點，首先應該擴展服務功能，對于傳統的檔案管理模式中所涉及的服務職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術的運用進一步的擴展其功能。通過開發先進的功能模塊，從而有效的實現數據的自動規避、篩選和對比。其次應該進一步的擴展服務內容，在傳統的檔案管理模式下，事業單位所提供的服務內容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數據信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進一步的擴展服務內容，使其完成由被動到主動的轉變，為需求者提供更有針對性和個性的服務。

4 結束語

綜上所述，現今信息時代不僅僅為事業單位檔案管理的發展帶來了前所未有的機遇，同樣蘊藏著非常巨大的挑戰，對于存在的挑戰，不可以畏縮不前，也不能夠莽撞出擊，而是應該緊緊的跟隨時代發展的腳步，不斷的改變檔案管理思維，積極的進行檔案管理模式的創新，使其能夠為事業單位管理工作保駕護航。

參考文獻

[1]趙清賀.事業單位檔案管理運行機制的改革[J].才智，2019（17）：216.

[2]劉莎.探討機關事業單位檔案管理的創新及改革[J].辦公室業務，2019（10）：111-112.

[3]郝曉旭.新時代事業單位檔案管理創新模式探析[J].黑河學刊，2019（03）：169.

作者簡介

朱大鑫（1982-），男，山東省棲霞人，專科，畢業于山東省委黨校，初級助理館員，研究方向：檔案管理。