淺談如何做好文書檔案管理工作

摘 要：隨著時代的發展，文書檔案管理需要改變傳統的管理模式，提高管理現代化水平。在進行文書檔案管理時需要轉變思想觀念，提高對文書檔案管理的重視，管理。文書檔案管理人員要提高專業素養，提高管理效率。本文主要從做好文書檔案管理工作進行分析，對文書檔案管理中存在的問題進行探討，并且提出相應對策，希望文書檔案管理可以滿足新形勢下的企業要求，為企業管理提供資料。

關鍵詞：文書檔案;管理;對策

文書檔案管理可以為企業開展決策、進行信息交流以及管理提供參考，文書檔案為企業的領導者提供了第一手資料，提高了決策的科學性和有效性。目前，隨著科技的發展，文書檔案管理工作需要進行創新和發展，突破傳統文書檔案管理模式，提高文書檔案管理水平。對于文書檔案管理中存在的問題需要進行完善和優化，采取必要的措施提高文書檔案管理的現代化水平，保證文書檔案管理的完整性和全面性，適應新時期檔案事業發展的需要。

1 做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作需要具備相應的專業知識，并且提高對文書檔案管理的重視，文書檔案是一項內部資料，因此具有機密性。文書檔案可以為企事業單位的業務活動提供資料，可以幫助企業做出正確的決策。在市場經濟不斷發展的過程中，企業面臨著復雜的市場環境，競爭壓力加劇，文書檔案管理可以避免檔案出現泄漏和遺失，保證文書檔案的完整性。企業對文書檔案進行管理，可以方便對信息的查詢，創造良好的信息發展環境，因此需要提高文書檔案管理的規范性和高效性。

2 當前文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書檔案管理的重視程度不足。企業的管理人員對于文書檔案管理工作缺乏足夠重視，并且文書檔案管理工作對于企業發展的作用不夠明顯，因此管理者將文書檔案管理邊緣化，對文書檔案多是保管相關文件，避免文件出現丟失以及泄漏現象，對于文書檔案管理的認識不足，缺乏檔案管理意識。因此文書檔案管理工作缺乏系統性和完整性，文件形成不夠規范，影響文書檔案管理的質量，導致管理工作存在漏洞，需要完善。

2）文書工作和檔案管理存在脫節問題。文書檔案管理是一項專業性、系統性的管理工作，但是在實際的管理中，由于對文書檔案管理缺乏了解，專業水平不足，因此在管理中經常出現文書管理和檔案管理脫節的問題。管理人員實行文書和檔案分模塊管理方式，因此文書管理和檔案管理具有獨立性，兩者之間在管理中存在較大距離。由于文書管理人員和檔案管理人員之間溝通不足，因此在管理過程中公文格式以及文書的處理工作存在很多不規范現象。檔案管理工作的內容更加復雜，多種檔案管理形式 不利于實行統一的、規范性的管理，因此需要改善文書管理和檔案管理脫節問題。

3）文書檔案管理沒有集中保管。企業內部各部門對于文書檔案管理的意識不足，各部門的文書檔案比較分散，沒有形成統一管理，各部門之間的合作和溝通比較少，因此不利于文書檔案管理工作的開展。很多部門將檔案留在自己的部門認為方便開展工作，因此黨群部將黨務相關檔案進行留存、經營文書檔案留在經營部等等，這樣分散保管在程序愛你人員流動以及部門重新編制之后一些檔案會遺失和泄漏，并且一些重要檔案因為沒有及時進行歸檔，會導致檔案丟失，不利于企業工作的開展，缺乏相應參考依據。被泄漏的檔案會嚴重影響企業的發展，造成經濟損失。

4）檔案收集整理不規范。檔案收集整理的完整性和全面性直接影響檔案管理的質量，但是在實際的檔案管理工作中，檔案收集整理存在不規范問題。主要包括對于材料的收集存在不規范性，很多文件在形成過程中沒有按照相應的規定進行書寫，比如文件中的字號、字體、格式、文書類型、紙張大小等等都和標準不符，因此文件的使用不具有參考性。歸檔文件的整理不符合相應規定，檔案管理人員在對文件進行整理的過程中需要對歸檔文件進行分類、整理，按照歸檔規定進行。但是在實際操作中文書檔案管理人員缺乏規范性，比如使用自己容易消失的傳真紙進行歸檔，材料的種類多樣，檔案管理人員重視紙質資料，忽視其他類型的文件。并且在檔案收集和整理中附件以及其他說明沒有進行妥善管理，導致文件不夠全面。

3 做好文書檔案管理工作的對策

1）管理環節規范化。目前對于文書檔案管理工作的要求提高，文書檔案管理需要滿足企業的需求，因此在管理過程中應該提高管理水平，并且實施規范化管理，在進行文書檔案的歸檔時按照類型以及處理程序的差異等進行分類和整理，根據企業的發展現狀，構建完善的文書檔案管理制度，并且得到落實。隨著互聯網技術的應用和普及，文書檔案管理需要結合互聯網技術進行開展工作，檔案管理電子信息化模式得到發展。在規范化管理過程中，管理人員需要將文書處理環節和檔案管理相協調，二者共同管理，對文書檔案進行分類歸檔。為了保證文書的全面性和完整性，需要對文書進行登記。檔案歸檔之后可以對檔案進行篩選，一些無用檔案可以進行清理，有效提高檔案管理的質量和效率，實現高效工作。對案卷進行整合，對于一些內容相近的檔案可以進行合并，對于一些比較分散的信息重新組卷和整理，并且關聯案卷應該進行整合，在查詢和應用時快速找出關聯案卷。做好題名工作，通過精準性題名的使用提高檢索效率，因此檔案管理人員要具備信息化管理手段，提高現代化管理水平。

2）文書檔案管理制度的完善。文書檔案管理制度的制定可以為檔案管理人員提供依據和參考，在制度規定的范圍開展工作，對管理工作進行規范。因此文書檔案管理制度的制定需要引起領導者的重視，意識到文書檔案管理工作的重要性，建立管理機制，對文書檔案管理進行細化，明確管理流程。完善文書檔案管理制度需要管理人員提高專業素養，掌握管理知識，并且對相關政策進行學習和理解，制度的制定需要圍繞企業的實際發展情況，具有針對性和可行性。文書檔案管理工作是一項綜合性的工作，需要對各個環節進行統籌協調，因此制度的制定需要對檔案的歸檔、管理、處理等環節進行優化，保證各環節的連接性和有序性。

3）提升工作人員的綜合素質。文書檔案管理對專業水平具有一定要求，因此對于管理人員的業務能力和綜合素養的要求比較嚴格。企業對于檔案管理人才的選用要進行嚴格的考察，在聘用檔案管理人員時需要對專業水平進行測試，并且具備實踐能力，保證應聘者可以勝任文書檔案管理工作。并且對于企業中的文書檔案管理人員定期開展培訓活動，提升綜合素養，靈活應用最新的檔案管理技術，增強檔案資料的收集、整理、歸檔能力。各部門之間需要加強合作，將各部門的檔案進行匯總，實現統一管理，保證檔案的完整，避免出現遺失問題。檔案管理人員要與各部門進行協調和合作，提高檔案文書的管理水平。

4 結語

綜上所述，文書檔案管理工作是企業內部管理的重要組成部分，在進行文書檔案管理的過程中要明確管理中存在的問題，轉變傳統的文書檔案管理觀念，采用信息化技術提高檔案電子信息化水平，管理人員要具備專業水平，提高專業性和實踐性，通過提高文書檔案管理水平，可以為企業提供決策依據，推動企業長遠發展。

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作者簡介

邱百榮（1984-），女，漢，天津，本科現職稱助理館員，天津市醫源衛生人才服務有限責任公司。