大型化工企業(yè)設備備件采購實務

張安

摘要 當今的市場環(huán)境下，化工企業(yè)發(fā)展迅速，大型的化工企業(yè)面對新的市場環(huán)境，既要勇敢地面對挑戰(zhàn)，也要抓住機遇。大型化工企業(yè)的設備采購問題關系到企業(yè)自身的發(fā)展，也關系到化工企業(yè)自身優(yōu)勢的形成，社會各界對化工企業(yè)設備采購實務問題的關注也越來越密切。大型化工企業(yè)要想控制設備采購成本，就必須制定設備備件采購實務的計劃，同時應對設備采購過程中出現(xiàn)的問題。為此，本文就大型化工企業(yè)的設備備件采購問題進行研究，為大型化工企業(yè)的設備備件采購實務提供理論依據(jù)和經(jīng)驗借鑒。

關鍵詞 大型化工企業(yè);設備備件;采購;實務

一、前言

長期以來，我國大型化工企業(yè)對設備備件采購業(yè)務的重視程度較低，這不利于企業(yè)的成本控制和企業(yè)經(jīng)營效益的提高。企業(yè)設備備件的采購計劃影響著企業(yè)接下來的生產(chǎn)和投入，影響企業(yè)的經(jīng)營收益情況，關系到企業(yè)在市場中的競爭力。為此，企業(yè)要從降低成本，提高自身的經(jīng)濟效益的角度出發(fā)，合理控制設備備件采購的費用成本，通過科學的計算方法對設備采購管理計劃成本進行分析，從而提高采購業(yè)務效率，降低成本費用，有效防控風險。本文就大型化工企業(yè)的設備備件采購實務相關問題進行研究，從庫存的概念出發(fā)，探究影響備件庫存的因素，最后提出優(yōu)化采購計劃的對策方案。

二、庫存的定義

庫存是備件存在于倉庫的一種狀態(tài)。庫存量的控制是進行庫存管理的主要工作內容。圍繞庫存主要有以下幾個問題：一是庫存量多少適宜;二是設備訂購的時間安排;三是設備訂購的數(shù)量安排;四是采用什么樣的數(shù)據(jù)模式對庫存進行數(shù)據(jù)分析和管理。通常來說，庫存量為零是庫存管理的最佳狀態(tài)，倉庫中沒有擠壓設備，庫存管理不占用企業(yè)的資金。但是，在實際情況中，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的庫存量不可能為零。為此，實現(xiàn)企業(yè)設備備件采購管理的最優(yōu)方案并不是保證零庫存，而是在庫存的成本和企業(yè)的經(jīng)營收益中取得最佳的平衡，實現(xiàn)二者雙贏的局面。

三、影響企業(yè)設備備件庫存的因素

目前，大型化工在企業(yè)設備備件的采購過程中采購量過多是一種常態(tài)，這給設備庫存管理帶來了很大的壓力。造成這種情況的原因在于設備備件的采購沒有嚴格按照采購計劃進行，或者沒有按照企業(yè)的發(fā)展情況制定相應的設備備件消耗和采購計劃。采購人員在采購過程中出于維持正常生產(chǎn)經(jīng)營的心理，會將設備的采購數(shù)量調整到較高的限額，這樣一來，雖然保證了生產(chǎn)經(jīng)營，但是也很容易導致庫存的積壓。除此之外，缺乏科學的設備備件采購方案，倉庫儲備額的制定不合理，長時間的庫存積壓會導致設備備件的損耗和報廢，甚至在設備備件報廢后也沒有及時清理。為此，制定科學的設備備件采購計劃，需要做好以下幾點：

（一）準確預測

企業(yè)要想精確預測采購設備備件的數(shù)量，需要在短期內進行預測，縮短預測周期，但是頻繁地進行計劃預測也不利于生產(chǎn)。設備備件的采購計劃的制定應該以設備備件的失靈規(guī)律為基礎，在設備消耗之前計劃進件，通過準確的數(shù)據(jù)分析，確定設備備件失靈的時間，而后解決庫存積壓的問題。

（二）提高設備技術支撐和檢測手段

設備備件有使用年限，定期進行設備備件的維護和保養(yǎng)，能夠在一定程度上延長設備備件的使用期限，定期進行設備備件的檢測，能夠預測設備備件的使用時長。通過提高對設備備件的技術檢測水平，盡可能地延長設備備件的使用壽命，從而發(fā)揮備件的最大使用價值，降低零件的損耗，節(jié)約采購成本。采購量下降，企業(yè)庫存結構也更加的合理，減少了資金的占用，為企業(yè)投資項目的發(fā)展儲備了充足的資金。

（三）協(xié)同供應鏈管理

協(xié)同供應鏈管理指供應商和企業(yè)共同進行管理，二者通過密切的合作幫助企業(yè)盡量降低庫存量，同時保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的設備備件及時供應。這樣一來，企業(yè)的庫存管理成本下降，減少了因設備備件損耗帶來的損失，提高了生產(chǎn)效率。但企業(yè)仍有一部分設備備件不能采用協(xié)同供應鏈管理的采購方式，此時，要提高采購計劃預測的精準度，控制好庫存量，避免庫存積壓的情況出現(xiàn)。

四、企業(yè)設備備件采購計劃的優(yōu)化措施

目前，大型化工企業(yè)設備備件庫存量較大的現(xiàn)象較為普遍，在這種情況下，企業(yè)的設備備件倉庫管理人員不能及時清理和維護，對于設備備件使用的周期不明確，不能精確地掌握設備備件的損耗情況，無法制定精確的設備備件的使用計劃。為此，如何設計設備備件的采購方案，實現(xiàn)采購計劃的自動進行，對于企業(yè)發(fā)展有重要作用。

（一）訂購計劃的優(yōu)化模型

設備備件關系到設備的運行，備件一旦出現(xiàn)損壞的情況，就會導致整個機器停止運轉，對于生產(chǎn)經(jīng)營的影響是巨大的。為此，企業(yè)要準備好充足的設備備件，提高技術檢測能力，定期進行設備備件的清理和維護。但是，設備備件的維護成本較高，備件的需求數(shù)量確定難度較大。每一種備件都有自己的使用周期，訂貨周期也不盡相同。企業(yè)出于便于管理的考慮，往往會同時進行所有設備備件的訂購，因此，確定最佳的訂貨周期就顯得尤為重要，企業(yè)可以根據(jù)自身的實際情況建立庫存訂貨周期模型，計算出最佳的訂貨周期和訂貨量。

（二）備件采購計劃的生成流程

備件采購流程包括數(shù)據(jù)預測、數(shù)據(jù)確定、計劃制定、下單采購等環(huán)節(jié)，需要進行系統(tǒng)的信息管理，是保障采購實務順利進行的條件。企業(yè)可以根據(jù)以往的訂購數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)預測，隨后訂立訂購計劃，通過信息管理系統(tǒng)保存打印備件訂購計劃，同時對計劃進行存檔。采購作業(yè)要進行詳細的人員分工，根據(jù)員工的個人特點劃分任務，員工之間相互配合，提高采購效率。

（三）優(yōu)化備件采購模式

企業(yè)設備備件的采購途徑有很多，招標只是其中一種方式，企業(yè)可以通過與合作伙伴建立長期的合作關系來實現(xiàn)高效的采購業(yè)務效率。招標前，企業(yè)要對機械設備備件采購的招標文件進行仔細的研讀，掌握招標規(guī)則。招標過程中，企業(yè)與招標單位之間對于設備備件的數(shù)據(jù)情況難免會出現(xiàn)偏差，雙方要進行報價的核算，企業(yè)要認真選擇中標單位。通過戰(zhàn)略性的模式與中標單位達成協(xié)議，固定合作方式，從而減少招標次數(shù)，降低采購成本，降低庫存量。

（四）加強采購過程中的質量控制

首先，要對設備備件的采購人員進行合理的調整和安排，根據(jù)采購的實際工作情況優(yōu)化采購流程，節(jié)約時間成本，完善采購計劃細節(jié)，提高采購效率。其次，要加強對招標采購信息系統(tǒng)的管理，將采購的數(shù)據(jù)資料進行收集、歸納和整理，建立采購資料的檔案庫，在查閱時能夠迅速找到需要的信息資料。最后，要嚴格把控采購產(chǎn)品的質量，為保障企業(yè)設備備件的采購質量，要加強各個級別對于采購環(huán)節(jié)的重視，完善供應商的評價系統(tǒng)。為降低采購成本，加強采購的客觀性和公正性，企業(yè)要對供應商的綜合實力進行評比和考核，從而選出實力最強的供應商。

（五）縮短設備備件的采購周期

企業(yè)要優(yōu)化部門的采購流程，減少采購環(huán)節(jié)，從而減少各個采購環(huán)節(jié)之間的非必要聯(lián)系，提高工作效率。劃分好采購人員的職責，對整個采購過程進行監(jiān)督，縮短采購的周期，減少人力物力的投入。確定中標單位后，如果急需設備備件，可以讓供應商加急生產(chǎn)，然后再簽訂采購合同，從而保證企業(yè)的正常運轉和經(jīng)營。

五、結語

大型化工企業(yè)的設備采購問題關系到企業(yè)自身的發(fā)展，也關系到化工企業(yè)自身優(yōu)勢的形成。大型化工企業(yè)要想控制設備采購成本，就必須制定設備備件采購實務的計劃，做好設備采購的準確預測，通過協(xié)同供應鏈管理以及提高設備技術的檢驗手段等方式提高采購效率。本文通過對企業(yè)設備備件采購計劃的優(yōu)化措施進行研究，為大型化工企業(yè)的設備備件采購提供借鑒，有助于降低企業(yè)的采購成本、減少庫存的擠壓、減少零件的損壞、縮短采購周期、提高采購產(chǎn)品的質量、提高企業(yè)的經(jīng)營收益和在市場上的競爭實力，從而推動企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為河南省中原大化集團有限責任公司）

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