辦公室文書檔案收集與歸檔探討

宋光軍

摘 要：辦公室文書檔案收集與歸檔工作的落實，可以為行政管理決策提供依據(jù)。本文以辦公室文書檔案收集與歸檔特點為切入點，具體分析了辦公室文書檔案收集與歸檔現(xiàn)狀及其優(yōu)化思路，旨在整體提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;收集與歸檔

文書檔案是企事業(yè)單位、行政機關(guān)等在行政管理活動中形成的以文字為主要載體的處理事務(wù)的，具有保存價值的憑證性材料。文書檔案收集與歸檔工作作為文書檔案管理工作中的基礎(chǔ)部分，要想真正意義上發(fā)揮文書檔案管理既有效能，關(guān)鍵在于做好文書檔案收集與歸檔工作，即文書檔案收集的完整性、真實性;歸檔的規(guī)范性、及時性。鑒于此，本文通過分析辦公室文書檔案收集與歸檔特點，進(jìn)一步探討辦公室文書檔案收集與歸檔現(xiàn)狀及優(yōu)化思路具有十分重要的現(xiàn)實意義和實踐價值。

1 辦公室檔案收集與歸檔工作主要特點概述

1）管理性和服務(wù)性。辦公室文書檔案收集與歸檔客體主要以企事業(yè)單位、行政機關(guān)等組織的文書資料為主，是社會各行各業(yè)規(guī)范的、科學(xué)管理產(chǎn)物，本身也是管理內(nèi)容的重要組成部分，決定了辦公室文書檔案收集與歸檔工作具有管理性特征。另外，文書檔案收集與歸檔工作，相比其他類型的工作，本身具有較強的服務(wù)性特點，具體來說就是文書檔案收集與歸檔工作，一方面要實時收集完整的行政日常管理活動所形成的各項具有保存價值的文件資料;另一方面要充分發(fā)揮文書檔案的信息利用價值，為日常行政管理決策提供一系列具有價值的參考資料，以此提高管理決策的科學(xué)性、合理性[1]。

2）信息性和程序性。文書檔案內(nèi)容廣泛，具體包括企事業(yè)單位、社會團(tuán)體頒布的各類政策法規(guī)、憑證等各項活動信息，這類信息具有一定的查證、考究價值，可以為行政管理決策提供依據(jù)，賦予了文書檔案信息性特點。同時，辦公室文書檔案收集與歸檔工作包括收集、整理、歸檔、備份、利用等一系列工作程序，電子文件的收集與歸檔，具體包括登記、編號、上網(wǎng)等工作流程，辦公室文書檔案從收集到歸檔，都要嚴(yán)格按照相關(guān)程序要求進(jìn)行操作，才能保證文書檔案收集與歸檔效率和質(zhì)量[2]。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔現(xiàn)狀分析

1）收集與歸檔方式方法有待豐富。現(xiàn)階段，文書檔案收集與歸檔方式方法，主要以被動式的收集方式為主，而檔案管理部門并沒有主動上門收集檔案。同時，文書檔案收集前期的指導(dǎo)工作流于形式，缺乏完整的文書檔案收集意見。在文書檔案歸檔方面，主要以單純的人工操作為主，缺乏工作時效性，且容易人工誤操作出現(xiàn)歸檔問題。由此可見，辦公室文書檔案收集與歸檔工作模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于單位的管理模式，具體表現(xiàn)在信息技術(shù)普及應(yīng)用不足，與現(xiàn)代自動化辦公和信息化管理實際需求不符[3]。另外，文書檔案收集與歸檔與文書檔案產(chǎn)生部門缺乏長效溝通，致使信息不對稱，也會直接影響文書檔案收集與歸檔工作效率和質(zhì)量。

2）文書檔案資料收集完整度不高。辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在普遍性問題，即文書檔案資料收集不夠完整，具體表現(xiàn)在文書檔案缺頁、文件缺印章等[4]。文書檔案本身具有內(nèi)容多、利用價值高等特點。而文書檔案收集與歸檔工作本身不受相關(guān)部門重視，致使相關(guān)部門對文書檔案收集與歸檔工作不夠支持。種種因素的制約，使得文書檔案資料收集不夠完整。這種情況下，辦公室文書檔案資料不完整，無法為行政管理決策提供具有價值的信息依據(jù)，從而使得辦公室文書檔案收集與歸檔工作缺乏意義。

3）專業(yè)素質(zhì)和能力有待提高。相關(guān)部門對辦公室文書檔案收集與歸檔工作支持力度不夠，而當(dāng)下辦公室日常事務(wù)繁雜，致使文書檔案資料收集與歸檔工作中存在不重視現(xiàn)象。同時，檔案工作者在具體的工作中，因理解深度不夠，使得其在文書檔案收集與歸檔工作中，普遍存在文書檔案收集有側(cè)重點，即重視“紅頭文件”，輕視“一般性文件”[5]。另外，辦公室文書檔案收集與歸檔工作本身具有嚴(yán)格的要求和規(guī)范，如《文書檔案案卷格式》、《電子公文歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等。但是由于檔案管理人員重視度不足，專業(yè)素質(zhì)和能力缺乏，使得檔案收集和歸檔缺乏完整性和規(guī)范性。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔優(yōu)化思路分析

1）創(chuàng)新文書檔案手機與歸檔方式方法。為滿足當(dāng)下文書檔案收集與歸檔的實際需求，要重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作方式方法的創(chuàng)新。首先，進(jìn)一步提高文書檔案收集與歸檔的主動性，摒棄傳統(tǒng)的文書檔案被動收集方式，檔案工作者要提前結(jié)合檔案管理工作需求，在制定文書檔案收集指南，深入辦公室等文書檔案生產(chǎn)部門一線，加強與各個部門之間的聯(lián)系，加強文書檔案移交業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以此整體提高文書檔案收集與歸檔質(zhì)量。其次，建立聯(lián)系機制和搭建聯(lián)系渠道，加強檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，消除信息不對稱問題，及時發(fā)現(xiàn)文書檔案收集與歸檔中的具體問題，以此做好各類文書檔案及時性收集與歸檔工作。除此之外，伴隨辦公自動化、無紙化的普及，檔案管理人員需重視計算機信息技術(shù)輔助作用的發(fā)揮，以此整體提高文書檔案收集與管理工作水平。

2）完善文書檔案收集與歸檔制度。辦公室文書檔案收集與歸檔之所以出現(xiàn)完整度不高的問題，是因為文書檔案收集與歸檔制度缺乏。因此，檔案管理部門要建立收集制度，目的在于提高文書檔案收集工作的主動性。文書檔案收集與歸檔管理制度的完善，要依據(jù)辦公室具體情況，并科學(xué)確定文書檔案收集范圍、歸檔流程和要點。如根據(jù)《文書檔案案卷格式》、《電子公文歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定出具體的可行的實施細(xì)則，同時明確文書檔案收集與歸檔工作的注意事項，為規(guī)范做好文書檔案收集與歸檔工作提供保障。

3）提升文書檔案收集與歸檔認(rèn)識和綜合素質(zhì)。首先，企業(yè)事業(yè)單位和社會團(tuán)隊等組織要在內(nèi)部加大文書檔案宣傳工作，不斷增強文書檔案管理意識，使得文書檔案收集與歸檔得到相關(guān)人員的支持和重視。如：利用特殊節(jié)點時間，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案知識宣傳工作，不斷增強辦公室工作者的檔案意識，促使其在思想層面認(rèn)識到檔案工作的重要性，并在實踐中積極配合做好文書檔案收集與歸檔工作。其次，加強辦公室文書檔案收集與歸檔工作專業(yè)知識培訓(xùn)，尤其是直接參與文書檔案收集與歸檔工作人員，要進(jìn)一步強化檔案、行政管理、計算機信息技術(shù)等領(lǐng)域的專業(yè)知識培訓(xùn)，促使相關(guān)人員可以熟練掌握文書檔案收集范圍、歸檔流程及具體的注意事項，能夠充分利用計算機信息技術(shù)做好文書檔案收集與歸檔工作。除此之外，企事業(yè)單位、機關(guān)等組織團(tuán)體在人力、物力等方面，對文書檔案收集與歸檔工作予以最大限度的支持。

4 結(jié)語

總之，辦公室文書檔案作為行政管理活動的真實記錄，做好文書檔案管理工作，對于促進(jìn)企事業(yè)單位、機關(guān)等穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展具有積極影響。因此，辦公室文書檔案收集與歸檔工作要立足于現(xiàn)狀，予以有效措施解決現(xiàn)實問題，不斷提高文書檔案收集與歸檔規(guī)范性和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]陳倩.對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（28）：41-42.

[2]林炳賢.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].企業(yè)改革與管理，2019（18）：29+35.

[3]焦娜.探討辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：159.

[4]潘海燕.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優(yōu)化措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：155-156.

[5]劉萍.辦公室文書檔案收集與歸檔工作的相關(guān)分析[J].科技風(fēng)，2018（34）：55.