大數據時代背景下高校檔案信息化管理研究

摘 要：在大數據時代背景下，高校要想提高自身的影響力，實現長久發展，就要順應大數據時代的發展趨勢，做好檔案的管理和創新工作，注重現代化手段的滲透與實施，并將檔案管理的信息化建設提上日程。基于此，本文對大數據時代背景下高校檔案信息化管理進行分析和研究。

關鍵詞：大數據時代;高校檔案;信息化管理

進入21世紀后，人類的進步和生產生活的創新得益于信息技術提供的無限力量，而信息技術也在人類的促進下達到了發展的新高度，互聯網、云計算、大數據等信息化技術應運而生。這些技術手段的出現，將引領人類進入嶄新的時代，即大數據時代。檔案管理作為高校事業中不可或缺的一部分，其管理質量和服務水平將直接影響高校未來的發展。但如果將信息化手段應用在高校檔案管理中，不僅可以解決檔案管理中存在的問題，促進管理效率與質量的提升，而且可以實現檔案管理的標準化、系統化和規范化，更好地滿足學校及社會各界的多樣化需求。

1 相關概述

1.1 高校檔案管理

檔案管理就是人們常說的檔案工作，所指的是檔案館或檔案室直接對檔案實體及檔案信息進行管理，同時根據企業、單位或個人的不同需求提供針對性的服務，是國家檔案事業最基本的組成部分，其工作內容包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案提供利用等[1]。而高校檔案管理是對全體師生的檔案進行保管、儲存，并根據他們的實際所需提供一系列的服務，有著基礎性、服務性、保密性等特點，其工作內容包括檔案整理、檔案編排、檔案儲存等。另外，高質量、高效率的高校檔案管理工作對學校的發展還能夠起到推波助瀾的重要作用。

1.2 大數據時代

由于大數據涉及的領域較為廣泛，所以各領域對其理解和認知存在一定的差異，研究機構Gartner認為，大數據需要依托新型處理模式才能夠發揮出強大的決策力、洞察發現力和流程優化能力，并適應海量、高增長率和多樣化的信息資產;麥肯錫全球研究所認為[2]，大數據是一種規模大到在獲取、儲存、管理和分析方面大大超出傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據合集，且具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低等特征;而筆者認為，大數據是在科學技術與信息技術的相互促進下誕生的，其主要特征不在于龐大的信息儲存能力，而是對數據的加工、處理和傳輸，在大數據時代下，人類社會將會迎來發展的新篇章。

1.3 高校檔案信息化管理

傳統的高校檔案管理工作多以紙質版為主，通過對檔案盒、文件袋、紙質檔案的綜合運用來完成與之相關的各項工作。這種工作方式雖然能夠達到一定的管理效果，但十分容易出現檔案丟失、破損等問題，給學校和師生帶來不同程度的影響。而在大數據時代下，高校可以在信息化的基礎上建立系統的檔案管理體系，并將其貫穿于檔案管理包含的各項工作中，這樣不僅可以提高工作效率和管理質量，節省大量的紙質資源，而且可以防止檔案丟失、損壞等情況，使師生和學校的基本權益得到保障。

2 當前高校檔案信息化管理存在的問題

其一，沒有統一的數據平臺做支撐。在大數據時代迅猛發展的今天，雖然國家有關部門予以高校檔案管理信息化建設高度的重視，支持各高校以自身的實際情況為準建立檔案數據庫，但卻沒有建立全國統一的高校檔案數據庫[3]。在這種情況下，盡管高校實現了檔案信息化管理，可在實際工作中發現，因缺少統一的數據平臺做支撐，導致區域與區域之間的信息資源無法實現傳播和共享，難以將信息資源進行充分的利用，也就無法達到檔案信息化管理既定的目標。其二，檔案信息管理人員的素質不高。想要實現高校檔案信息化管理，就要有熟練掌握現代化檔案管理理念和操作技術的人才。但縱觀我國各大高校，具備高素質、高能力的現代化檔案管理人才屈指可數，從事檔案管理工作的多為退休教師或崗位借調人員，他們對檔案管理工作的認知還停留在紙質層面。盡管學校引進了現代化設備，但因檔案管理人員的原因卻難以發揮作用，無法真正實現檔案信息化管理。其三，檔案信息資源的供求關系不對稱。通過調查了解到，我國多數高校在檔案管理上實行的是區域化管理，這種方式雖然能夠縮小管理范圍，保證管理質量，但卻存在檔案信息查找困難、檔案管理制度不完善、檔案管理人員積極性不高等問題。在上述問題的制約下，高校檔案是很難實現跨地區、跨體制的管理的，檔案信息資源所具有的價值也因此降低。

3 大數據時代背景下高校檔案管理信息化建設的有效策略

3.1 建立統一的高校檔案信息化管理體系

高校檔案管理信息化建設離不開國家有關部門的支持。針對當前高校檔案信息化管理中出現的區域與區域之間無法實現信息共享和傳播、信息資源難以實現充分利用等問題，國家應綜合考慮各高校的發展所需和檔案管理工作現狀，建立統一的檔案管理信息系統和數據庫，整合各高校的檔案信息資源[4]。這樣，既可以解決信息資源存在的共享問題，實現信息資源的快速儲存和高速傳播，還能夠改變高校現有的檔案區域化管理模式，加大政府部門對高校檔案管理信息化建設的重視程度，進而保障高校檔案信息化管理工作的順利開展與實施。

3.2 提高檔案信息管理人員的綜合素質

在大數據時代下，雖然檔案管理工作的性質和方式發生了改變，但其執行者和操作者始終是檔案管理人員。這就要求檔案管理人員不僅要熟知檔案管理的各項工作流程，還要增強對檔案管理信息化建設的認知，擁有熟練的計算機操作能力。對于此，高校要重視檔案管理人員的選擇和培訓，完善用人制度，采用切實可行的方法提高檔案管理人員對信息化建設的認知，使其熟練掌握各項操作技術，只有這樣才能夠真正提高檔案管理工作質量和服務水平。

3.3 合理使用先進的信息化管理手段

1）云計算技術。在眾多的技術手段中，云計算技術是處理大數據的首選，其原因在于云計算技術能夠對大量的數據端口進行反應，并對傳輸的數據進行分析，提煉出滿足人們需求的有價值的信息。此外，云計算技術還具有成本低、儲存能力和靈活性強等優勢，若是將其應用到高校檔案信息化管理中，將會獲得絕佳的管理效果。2）數據挖掘技術。在大數據時代下，人們已經不滿足數據的容量和傳播速度，對信息資源的獲取時間也提出了更高的要求，而數據挖掘技術的運用，能夠縮短信息獲取時間，使人們的需求得到滿足[5]。若是將此技術應用于高校檔案信息化管理中，既可以分析師生的各類信息，將其進行統一劃分，又能夠為師生提供個性化的服務，避免檔案信息資源在獲取時出現錯誤或失真等情況，有效提高了檔案信息資源的利用價值。

4 結束語

綜上所述，大數據時代的到來為各行各業提供了諸多的發展機遇，高校要想搭上大數據的列車，實現自身的長久發展，就要做好檔案管理信息化建設工作，著力解決傳統檔案管理工作中存在的缺陷和弊端。唯有此，才能夠真正提高檔案管理質量和服務水平，確保檔案信息化管理工作有條不紊的進行下去。

參考文獻

[1]龐碧霞.大數據時代背景下高校檔案信息化管理的研究[J].中小企業管理與科技，2016，（15）：034-035.

[2]大數據時代要有大數據思維[J].中國大數據，2015.

[3]馬長松.大數據時代背景下高校檔案信息化管理的研究[J].知識經濟，2019，491（07）：122-123.

[4]祖盼云.大數據背景下高校檔案信息化管理體系建設的思考[J].教育教學論壇，2019，415（21）：018-019.

[5]王瑞.大數據時代下高校檔案信息化建設研究[J].教育現代化（電子版），2016，（28）：121-123.

作者簡介

朱美橋（1989-），女，漢族，山東省威海市，南京中醫藥大學翰林學院，檔案管理。