淺談煙草企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心

歐陽小霞

摘要 煙草企業(yè)有著與集團(tuán)公司類似的組織架構(gòu)，遍布各省市區(qū)縣的不同級別機(jī)構(gòu)之間的業(yè)務(wù)關(guān)系復(fù)雜，而且在資源調(diào)配、財(cái)務(wù)資源管理方面被賦予了不同的職權(quán)，從全局視角來看不利于資源的高效配置和降低經(jīng)營成本。而構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心則可以基于對企業(yè)ERP系統(tǒng)功能的完善實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，推動財(cái)務(wù)管理體系的轉(zhuǎn)型。歸納財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建的要點(diǎn)，分析在系統(tǒng)功能模塊開發(fā)、業(yè)務(wù)流程重構(gòu)、人才與組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化等方面的實(shí)踐策略，有助于不斷完善煙草企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的技術(shù)應(yīng)用和管理功能，推動業(yè)財(cái)融合，提升煙草企業(yè)管理體系的運(yùn)行效率。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)共享中心;業(yè)財(cái)融合;完善策略;煙草企業(yè)

一、構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的戰(zhàn)略意義

（一）推動財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型

煙草企業(yè)分支機(jī)構(gòu)多、組織架構(gòu)復(fù)雜，而且涉足煙葉收購、卷煙生產(chǎn)和銷售等多個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，所以業(yè)務(wù)流程多樣、資源分散，導(dǎo)致煙草企業(yè)的財(cái)務(wù)管理體系相對松散，各層級和部門間的信息溝通渠道不完善，給規(guī)范資金收支管理、優(yōu)化資源調(diào)配和控制經(jīng)營成本等工作帶來了不便。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心則有助于整合原有的財(cái)務(wù)管理體系和業(yè)務(wù)流程，為實(shí)施財(cái)務(wù)戰(zhàn)略管理、推動財(cái)務(wù)會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型創(chuàng)造條件。首先，基于財(cái)務(wù)共享中心的信息化管理平臺，能夠?yàn)楣芾頃?jì)實(shí)施預(yù)算管理、核算各個(gè)運(yùn)營環(huán)節(jié)的經(jīng)營成本、監(jiān)控下屬各單位的經(jīng)濟(jì)活動提供信息支持;其次，基于財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建，煙草企業(yè)可以集中管理財(cái)務(wù)資源，從戰(zhàn)略高度規(guī)劃資金籌措、利用，優(yōu)化進(jìn)銷存管理策略，基于對資金、信息與物流的集中管控，確保企業(yè)資源利用效益的最大化。

（二）強(qiáng)化煙草企業(yè)的內(nèi)部控制

基于信息技術(shù)構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享中心可以實(shí)時(shí)匯總煙草企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并且集中處理企業(yè)的賬務(wù)、調(diào)配資金，自動生成財(cái)務(wù)報(bào)表與會計(jì)憑證，讓財(cái)務(wù)人員在線完成預(yù)算編制和監(jiān)控各執(zhí)行主體的預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行過程;而且財(cái)務(wù)主管部門可以基于系統(tǒng)實(shí)時(shí)匯總的信息和數(shù)據(jù)庫中的歷史數(shù)據(jù)，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)施財(cái)務(wù)分析、績效考核，強(qiáng)化對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的監(jiān)督和控制。所以，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心能夠強(qiáng)化煙草企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制。一方面基于更具時(shí)效性的準(zhǔn)確財(cái)務(wù)管理信息的共享，讓管理層實(shí)時(shí)了解下屬各單位的預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行和業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，有效約束各崗位人員的履職行為;另一方面可以統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息處理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范資金收支、費(fèi)用報(bào)銷和資產(chǎn)管理流程，使煙草企業(yè)的財(cái)務(wù)管理更加規(guī)范和透明。

二、財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建要點(diǎn)

（一）職能定位和目標(biāo)設(shè)置

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心并運(yùn)用信息技術(shù)在線處理賬務(wù)、監(jiān)控資金等生產(chǎn)要素在企業(yè)價(jià)值鏈上的流動，意味著煙草企業(yè)需要重構(gòu)業(yè)務(wù)流程，并且優(yōu)化原有的財(cái)務(wù)管理體系，因而財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建與上線運(yùn)行涉及財(cái)務(wù)管理職能的重新分配。所以，煙草企業(yè)在規(guī)劃階段應(yīng)首先明確財(cái)務(wù)共享中心與財(cái)務(wù)管理部門之間的關(guān)系，進(jìn)而根據(jù)新的財(cái)務(wù)管理模式配置各崗位的人員[1]。此外，財(cái)務(wù)共享中心是依托互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的信息化管理平臺，目前市場上有適用于不同規(guī)模、業(yè)務(wù)模式的企業(yè)的多種解決方案，在選擇應(yīng)用之前，煙草企業(yè)必須設(shè)定財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)目標(biāo)，明確對系統(tǒng)功能的要求，才能夠作出正確的選擇。

（二）人才與組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化

財(cái)務(wù)共享中心的上線運(yùn)行不僅會改變煙草企業(yè)原有財(cái)務(wù)管理人員的工作方式，而且由于部分崗位的工作可以依賴系統(tǒng)軟件的運(yùn)行自動完成，因而賬務(wù)處理等崗位的人員需要精簡，同時(shí)為財(cái)務(wù)共享中心配備足夠的專業(yè)人員。所以，在規(guī)劃和構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過程中，煙草企業(yè)必須分析原有財(cái)務(wù)管理的人員配置，根據(jù)個(gè)人的專長重新安排崗位。抽調(diào)具有現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理專業(yè)學(xué)習(xí)背景、掌握信息技術(shù)應(yīng)用方法的人員，經(jīng)過必要的培訓(xùn)之后在財(cái)務(wù)共享中心任職;同時(shí)根據(jù)新的財(cái)務(wù)管理模式下財(cái)務(wù)部門各崗位的職能定位，重新調(diào)整其他人員的崗位。

（三）智能化管理功能模塊的開發(fā)

財(cái)務(wù)共享中心的管理系統(tǒng)通常由多個(gè)子系統(tǒng)與相應(yīng)的功能模塊構(gòu)成，在具體應(yīng)用過程中，要根據(jù)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理需求進(jìn)行開發(fā)并逐一上線運(yùn)行，保障財(cái)務(wù)管理模式的順利過渡，并且確保系統(tǒng)功能契合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)管理需求。所以，煙草企業(yè)必須根據(jù)自身的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)逐步完善系統(tǒng)功能。

（四）信息技術(shù)的應(yīng)用

信息技術(shù)是財(cái)務(wù)共享中心自動匯總、分析企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)更新賬務(wù)信息的基礎(chǔ)。因而在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過程中，應(yīng)結(jié)合煙草企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的需要強(qiáng)化信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對線下經(jīng)營活動所產(chǎn)生的信息、資金與物流的在線管理和有效控制。首先，應(yīng)運(yùn)用信息技術(shù)在線處理企業(yè)的會計(jì)核算、預(yù)算管理和費(fèi)用報(bào)銷等業(yè)務(wù)，提高工作效率和會計(jì)信息質(zhì)量，并且讓會計(jì)崗位人員將精力轉(zhuǎn)移到分析業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)、監(jiān)督預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行等方面，推動煙草企業(yè)的財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型;其次，探索運(yùn)用人工智能與大數(shù)據(jù)等技術(shù)逐步健全財(cái)務(wù)共享中心功能，在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)一體化管理的基礎(chǔ)上，逐步對接業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)和銀行、稅務(wù)、分銷商的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)資金、信息和物流的網(wǎng)絡(luò)化集中管理。

三、完善財(cái)務(wù)共享中心的有效策略

（一）圍繞財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)優(yōu)化組織架構(gòu)

為了依托財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一煙草企業(yè)的資金、預(yù)算管理，必須對原有的財(cái)務(wù)管理體系的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，在精減人員編制的同時(shí)，重新分配各層級財(cái)務(wù)管理部門的職能。首先，財(cái)務(wù)管理中心運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的采集和處理，為財(cái)務(wù)部門落實(shí)戰(zhàn)略管理提供信息和技術(shù)支撐;其次，基于財(cái)務(wù)共享中心的上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表、賬務(wù)處理和資金收付的統(tǒng)一管理，簡化下屬子公司、分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理人員的配置。此外，在財(cái)務(wù)共享中心的系統(tǒng)管理中，要根據(jù)各財(cái)務(wù)管理崗位的職權(quán)范圍對相關(guān)人員進(jìn)行授權(quán)，以便在其錄入、查詢系統(tǒng)信息和處理日常事務(wù)時(shí)進(jìn)行身份認(rèn)證，保障企業(yè)的信息安全。

（二）重構(gòu)業(yè)務(wù)流程

基于財(cái)務(wù)共享中心推動業(yè)財(cái)融合，實(shí)現(xiàn)對煙草企業(yè)運(yùn)營資金、經(jīng)濟(jì)活動信息和物流的集中管控，首先必須分析企業(yè)內(nèi)部各分支機(jī)構(gòu)、部門之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，基于財(cái)務(wù)一體化集中管理重構(gòu)各個(gè)運(yùn)營環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程[2]。統(tǒng)一業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核算標(biāo)準(zhǔn)，以便構(gòu)建企業(yè)的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)庫以及實(shí)現(xiàn)各子系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交換;其次，基于管理軟件的開發(fā)，將業(yè)務(wù)流程與企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度嵌入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對資金結(jié)算等業(yè)務(wù)的在線處理，自動審核申報(bào)資料、識別會計(jì)憑證和生成相應(yīng)的報(bào)表。

（三）完善系統(tǒng)間的信息共建共享

為了切實(shí)提升煙草企業(yè)財(cái)務(wù)管理體系的運(yùn)行效率，在財(cái)務(wù)共享中心上線運(yùn)行之后，應(yīng)結(jié)合實(shí)踐應(yīng)用情況穩(wěn)步完善信息共建共享機(jī)制。基于企業(yè)的ERP系統(tǒng)建立財(cái)務(wù)共享中心與金融服務(wù)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息化的資金和稅務(wù)管理[3]。使財(cái)務(wù)管理部門可以實(shí)時(shí)監(jiān)控?zé)煵萜髽I(yè)的現(xiàn)金流狀況，確保應(yīng)收應(yīng)付賬款得到及時(shí)處理，并且為業(yè)務(wù)部門優(yōu)化進(jìn)銷存管理提供信息支持，提高運(yùn)營資金的流動性和利用率。

（四）漸次完成各功能模塊的開發(fā)和應(yīng)用

財(cái)務(wù)共享中心的上線運(yùn)行為煙草企業(yè)運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理體系創(chuàng)造了條件，在人工智能、云計(jì)算等技術(shù)步入成熟階段的背景下，企業(yè)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)實(shí)管理需要漸次開發(fā)費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算管理等功能模塊，引入智能化的會計(jì)憑證、影像識別、云存儲等技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)流程的在線處理。此外，還應(yīng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)自動化地分析企業(yè)各下屬單位、部門的費(fèi)用支出和資金流動情況，比對相應(yīng)的預(yù)算管理指標(biāo)，并判斷有無違規(guī)問題，為財(cái)務(wù)管理人員和企業(yè)管理層提供預(yù)警信息。

四、結(jié)語

依托財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)財(cái)務(wù)的一體化管理，有助于規(guī)范資金收支、降低成本、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在構(gòu)建與完善財(cái)務(wù)共享中心的過程中，煙草企業(yè)應(yīng)基于科學(xué)的規(guī)劃明確目標(biāo)，進(jìn)而選擇與企業(yè)業(yè)務(wù)模式和治理結(jié)構(gòu)相適應(yīng)的解決方案，并且基于業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)逐步開發(fā)系統(tǒng)功能，穩(wěn)步推進(jìn)財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型，并實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。

（作者單位為湖南省煙草公司衡陽市公司祁東縣分公司）

參考文獻(xiàn)

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