事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討

馬業波

摘 要：隨著近幾年我國科技的快速發展，人們步入了信息化時代，各個行業工作也逐步發生變化。檔案管理作為一項復雜且對工作質量、效率要求相對較高的工作類型，也需要結合時代發展，引入先進技術，構建數字化檔案管理模式，以適應時代發展。本文將結合實際情況，對數字化檔案管理工作實踐進行詳細分析，以期為今后開展的有關工作提供寶貴參考與借鑒。

關鍵詞：事業單位;數字化檔案管理;對策

1 引言

檔案管理是事業單位管理工作的一部分，在確保組織協調、高效運轉方面發揮著重要的作用。隨著電子信息技術的不斷發展，檔案數字化管理已經成為一種重要的發展趨勢，事業單位工作人員運用計算機網絡技術應對檔案查詢、閱讀來提升工作成效。受多種因素的影響，事業單位檔案數字化管理還存在一系列問題，需要具體問題具體分析，提出相應的解決策略為事業單位的持續發展服務。

2 檔案管理工作數字化的必要性

在事業單位中，檔案管理工作具有一定的復雜性，且工作量較為龐大，而隨著事業單位的發展，檔案的數量不斷增加，若是仍然采用傳統的管理方式，不僅會影響到工作效率，還會為檔案查閱、調取、使用等帶來阻礙。因此，在步入數字化時代以后，檔案管理工作的數字化發展已經成為一種必然趨勢。一方面，能夠改變傳統紙質檔案自身存在的弊端，以電子檔案的形式，將所有檔案信息保存起來，避免在因紙質檔案損毀而影響檔案信息的精準度，另一方面，可以有效提高工作效率，數字化的實現能夠簡化檔案管理工作，在調取檔案時只需要搜索關鍵詞即可，在提高工作效率的同時，還減輕了管理人員的工作壓力，對于檔案管理工作的進一步優化有著重要的現實意義。

3 事業單位檔案數字化管理的現狀

3.1 工作標準缺乏科學有效性

就當前情況來看，很多事業單位都開始重視檔案的數字化建設工作，但是并沒有認真、仔細的探討單位的數字化檔案管理開展到什么程度？數字化管理要達到什么樣的成效？單位所制定的檔案數字化管理制度也沒有對其做出明確的規范和要求，部分管理人員在開展檔案管理工作的時候會抱有“僥幸”心理，漫不經心、敷衍了事，并沒有統一規范化的要求，只對那些特別重要、價值特別高的檔案進行了嚴格意義上的編號、歸檔，導致事業單位數字化檔案管理的局面比較被動。

3.2 傳統檔案管理設備更換龐雜

有的單位對于檔案管理缺乏科學、規范化，也不夠重視。甚至有些檔案管理沒有充分的防潮防火措施，因陋就簡。對于檔案的調閱也采用傳統的文本檢索法，缺乏現代化的索引，要實現數字化需要“大破大立”。傳統信息資源不能進行電子化、數字化的二次開發，導致檔案管理數字化的困難重重。

3.3 檔案檢索效率偏低

數字化管理最大的優勢就是檢索效率的提升和管理的便捷性。事業單位中有大量檔案采用了傳統紙質管理的方式方法，一旦管理不到位，就可能造成丟失、調包、損毀等情況的出現，在一定程度上影響了檔案管理的準確性、有效性，也加大了檔案查閱的挑戰性，降低了檔案檢索效率。

4 完善事業單位數字化進程的有效路徑

4.1 更新硬件設備

首先，更新硬件設備應做好原設備上的保存工作，也可以存儲在“云”端，硬件設備更換以后的重新下載。其次，在設備更換完成以后，事業單位必須要對設備進行調試，確保所有的設備都能夠進入正常工作狀態，尤其是計算機，作為數字化檔案實現的主要載體，其性能、安全穩定性關系到數字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機系統安全無漏洞，為個后續開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設備本身，事業單位還需要為硬件設備運行提供良好的環境。一方面，針對用于檔案管理的一系列硬件設備，應為其提供專門的房間，并安排專門的人員進行定期打掃，同時，也方便統計檔案查閱人員，避免檔案出現丟失的情況;另一方面，需要定期對這些設備進行檢查，計算機為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

4.2 加大資金投入來更新技術設備

檔案作為重要活動的紀錄材料見證事業單位的成長，在組織運營管理過程中的使用頻率也在提升，對檔案數字化收集與歸檔管理的時效性提出了新的要求，要在確保時效性的基礎上保障檔案資料的質量，以高質量的檔案材料為組織決策提供參考依據，實現工作開展的價值。所以，事業單位管理者要提升對檔案數字化管理的重視度，投入專項資金配備專業的計算機設備、打印機設備等，在設置目標或者做決策的時候參考檔案信息資料，發揮檔案信息資源在維持組織政策運行方面的重要作用。打破傳統的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

4.3 完善辦公系統和檔案管理系統的接口

為了確保事業單位檔案管理數字化進程的建設，還應當重視辦公系統和檔案管理系統的銜接，系統數據庫建設過程中要增加一些查詢接口，為資源的有效利用打下基礎。結合數字化管理的實際情況，事業單位也應當更新檔案管理制度，確保檔案管理系統運行的科學化，包括檔案的歸檔、文檔一體化、數字檔案堅定制度、文件保密制度、網絡安全制度等等，確保檔案管理的有效性。事業單位科研檔案則具有一定保密性，在調用過程中一定要有可追溯性，讓符合權限的人方便調閱，所有調閱情況都有歷史記錄可以追溯和適當的審批。在檔案數字化安全性和檔案價值實現方面實現平衡。

5 結束語

總之，事業單位檔案數字化管理屬于一項基礎性的工作，也是整個組織管理工作的關鍵組成部分。在現階段，要能夠認清事業單位檔案數字化管理的現狀，完善檔案數字化管理制度，加大資金投入來更新技術設備，提升檔案管理人員的綜合素質，從而為事業單位檔案數字化管理打下堅實的基礎。

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