政府采購模式下公共圖書館圖書采購工作思考

陳雪

摘 要：公共圖書館文獻資源采購資金為財政經費，采購須嚴格按照政府采購流程進行。圖書質量是圖書館服務工作的基礎，高質量采購是確保圖書質量的核心環節。本文結合圖書館圖書采購工作實際，闡述政府招標采購的積極意義，以及在實行圖書采購工作中遇到的問題。

關鍵詞：招標采購;公共圖書館;圖書采購

圖書采購作為公共圖書館的一項基礎性采購工作必須要嚴格遵循政府采購流程。政府采購能夠有力確保圖書采購工作的公開、公平、公正和誠信，使購書經費得到合理高效的利用，但同時集采也面臨無法及時補充新書、大批量訂單圖書質量不易把控等問題。如何在集采中及時采購到熱銷新書好書;約束投標人實現投標文件服務承諾;確保圖書質量，滿足讀者的個性化閱讀需求，使購書資金使用效益最大化，仍需在采購實踐中不斷探索。

1 政府招標采購的積極作用

1.1 規范采購流程，確保采購如期完成

按照政府采購信息公開的要求，采購項目相關信息須在財政部門指定的政府采購平臺進行發布，使招標工作做到公開透明，從而杜絕招標過程中滋生腐敗的可能。各級公共圖書館圖書采購工作基本嚴格按照規范化操作流程進行。此外，招標中心根據采購方需求對采購招標文件編制進行嚴格把關，使招標工作在不違反法規和政策規定的前提下，達到高效篩選優質供應商的目的。同時，招標中心通過豐富的招標經驗，不斷完善的制式招標文件較為全面的羅列出招標及項目實施過程中可能出現的各種情況，有效規避圖書采購過程中可能出現的風險和糾紛，確保圖書采購工作順利高效完成。

1.2 降低采購成本，提高資金使用效益

官方采購平臺公信度和關注度相對較高，通過平臺公開發標的方式可吸引全國各地具備資質的供應商參與競標。采購方將獲得更多、更好的可選對象。，相對于零散購買，大額圖書訂單能取得供應商更低的圖書折扣率，對圖書館而言在固定的預算內可購買到更多的圖書充實館藏;此外，集中采購除了訂單選購外，還可加入現場采購內容，圖書館可在招標文件中明確要求供應商具備提供一定規模和質量的現采基地的能力，以避免低效率高成本現采現象的發生，確保圖書購置資金得到高效、合理利用。

1.3 獲得配套服務，提高新書上架效率

大部分圖書館在進行圖書集中采購時會將編目、加工、排架等配套服務作為供應商必須提供的技術要求之一。新書到館后由供應商派駐專業加工團隊到館服務，在合同約定的時間內完成新書加工上架等工作，既提高了新書加工上架的效率，又極大節約圖書館人力、物力。此外，部分圖書館在進行百萬元以上的分批次供貨的圖書采購項目中會要求供應商在服務期內安排數名專職圖書加工編目人員駐館工作。對于工作人員緊缺的圖書館而言，這一方式既補充圖書館的采編力量，又緩解人力資源不足困境。

2 圖書招標采購中遇到的問題

2.1 低價中標，配套服務難以兌現

按采購政策要求貨物類物品采購，投標人報價必須占有相當比例分值。圖書與一般貨物不同，除了提供圖書外，館配服務也是必不可少的內容，因此在進行報價時，供應商應提前將服務成本計入其中。但在實際投標中，部分投標人為取得標的，提供明顯低于其他符合性審查投標人的報價。在后期供貨和服務時，以利潤低為由降低服務標準，對于投標時提供的服務承諾能省則省，能簡則簡，給項目執行推進造成諸多不便。配套服務內容本身具有極強主觀能動性，如供應商為節約成本，派駐業余加工人員駐館，編目加工低效緩慢，項目執行效果將大打折扣。

2.2 大批量采購，圖書質量良莠不齊

一方面，圖書批量采購數量龐大，采購方難以逐本把關，且訂單選購只能看到書目無法看到實物，圖書紙張、印刷、裝訂等信息無法直觀獲取。另一方面為了營利中標方更傾向提供折扣低的冷門滯銷圖書、大眾文獻，甚至有一些不良供應商將盜版書、加印書摻雜其中，這些圖書讀者利用率低，館藏價值不大。而類似于地方文獻、專業書、孤本善本等館藏資源建設必不可少的圖書卻因利潤率太低或無利可圖被供應商拒之門外。長此以往必然會導致圖書館館藏高品質文獻越來越少，結構失衡。

2.3 采購時間長，履約驗收被壓縮

為確保圖書采購過程規范有序，圖書館須按規定流程進行各項報批審核。雖然《政府采購法》明確規定公開招標一般在30-45天完成，但這里不包括采購需求征集、招標文件制作、前期報批、合同簽訂等時間，如有質疑投訴采購時間將更長。采購耗時越長，項目實施時間將越短，業務積壓給履約驗收帶來難度。為了趕工期，即便供貨方加班加點，圖書編目加工質量、新書上架速度也會深受影響。因此在進行圖書采購時需盡量壓縮報批實踐，給履約和驗收留足空間。

3 政府招標采購模式下圖書館應采取的措施

3.1 完善招標文件，明確技術需求

圖書招標文件是圖書采購工作的依據，是向投標人說明參與競標的所需具備的一切條件和所要提供的一切服務。因此，招標文件的編制關系整個招標工作的成敗。因圖書采購的特殊性，招標文件的制作更需全面、具體、明確，盡量做到可量化、可執行、可考核、可追責。例如為確保高質量圖書的采購率，圖書館可圈定重點出版社，并在評分標準中對應的賦予分值;對于供應商提供的書目的批次、內容及條數做出明確規定，要求供應商每月或每季度提供定量的書目供采購方挑選;特別是配套服務這種主觀能動性較強的工作，更需細化標準。書標、條碼、財產號、館藏章的加工可以具體到粘貼加蓋的位置及數量。此外，圖書館也要注意積累總結采購經驗，將往期履約過程中出現的問題及解決途徑完善到新的招標文件中，使招標文件能夠更加精準的實現購書需求。

3.2 加強采編能力，確保圖書質量

圖書館通過政府集中采購中心篩選出的是符合要求的圖書供貨商而并非圖書本身。中標后無論供貨商提供的是圖書訂單還是現場采購，圖書館都要安排專人對新書的采訪和加工編目工作進行把關和監督，這就要求圖書館必須擁有專業的采編團隊。團隊成員須能準確把握和鑒別供貨商提供的圖書是否符合采購要求、編目數據是否準確、加工是否規范。為了能購進高質量圖書，采訪人員還要充分熟悉自身館藏特點、讀者利用需求，日常收集一些重點出版社并了解這些出版社的出版計劃，把握出版行情，關注新書出版情況。通過日常積累、行業交流和調查研究不斷提升自身圖書采編能力。

3.3 嚴格履約驗收，嚴把采購“最后一公里”

履約驗收作為政府采購的“最后一公里”是確保采購活動圓滿完成的關鍵一環，也是圖書采購的核心部分，高質量的履約和驗收是圖書采購工作把好關、守好尾的必不可少的條件。圖書館在制作招標文件已經較為全面的將采購方的需求及技術要求詳細羅列，供應商在承諾能夠滿足采購方各項要求的前提下才得以中標。在以往采購中部分圖書館曾出現供應商在取得標的后以折扣率太低為由對投標時承諾的服務項目打折執行、推諉扯皮，為了不影響新書上架進度圖書館不得不選擇退讓。為了規避此種情形，圖書館在招標時可確定數家供應商，圖書館按需求及各供應商的服務質量進行采購任務分配，從而確保履約質量。在進行項目驗收時，圖書館可邀請未中標的其他供應商或讀者代表依據合同，逐項逐條進行驗收。此外，對于公共圖書館而言，全年采購的圖書數量巨大，短期內完成加工驗收很難保質保量，因此可以要求供貨商分批次供貨，圖書館分批次驗收，這樣既可以確保質量，又可以在供貨過程中不斷磨合改進。

參考文獻

[1]李翠花.低價中標對高校文獻資源建設的影響及應對策略[J].內蒙古科技與經濟，2019（6）.

[2]鄧繼權.滿足需求，強化保障，提升文獻資源建設效能[N].新華書目報，20182（7）.