新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

郭琳

摘 要：隨著經(jīng)濟社會發(fā)展水平不斷提高，新時期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場挑戰(zhàn)形勢。在激烈的市場競爭環(huán)境下加強事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新，有助于全面推動檔案信息資源的有效轉(zhuǎn)化，進而不斷夯實事業(yè)單位改革發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)化管理水平。目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習(xí)慣于經(jīng)驗管理，創(chuàng)新性不足，檔案信息資源開發(fā)利用深度不夠，嚴重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。加強新時期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新對策探究具有重要的社會意義和現(xiàn)實價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室;檔案管理;創(chuàng)新

目前，在事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中所運用的管理方式比較落后和單一，難以高效完成檔案管理工作，因此，負責(zé)管理辦公室檔案的工作人員，應(yīng)與時俱進，學(xué)習(xí)運用信息化的檔案管理模式，進一步做好檔案管理工作，同時在進行檔案管理工作時，要深入落實創(chuàng)新的檔案管理制度，進一步提高檔案管理工作效率、質(zhì)量，提升檔案管理水平。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題

從多方面分析事業(yè)單位辦公室檔案管理過程中存在的一些問題，總結(jié)為以下幾點：

1）由于長期手動整理各類檔案，導(dǎo)致檔案管理工作進度緩慢，難以高效率完成歸檔、分類、整理等工作，進而很難在規(guī)定的時間內(nèi)高效率分類各種檔案，且在整理檔案和歸納的過程中需耗費人力，這為檔案管理人員帶來工作壓力，而且，檔案管理工作量繁重，如果長時間耗費人力管理和整理諸多的檔案，必然會增加檔案管理難度，還會出現(xiàn)檔案分類不明確的情況，進而難以快速找到所需的檔案和文件，說明檔案管理方式有待創(chuàng)新。

2）檔案管理中過于注重看管檔案和資料，而忽視做好檔案保密工作，導(dǎo)致機密的檔案泄露，這給事業(yè)單位造成損失，還會影響事業(yè)單位發(fā)展，由此可知，對于保密檔案不夠重視，才會出現(xiàn)檔案內(nèi)容泄露出去的情況，針對這一情況，必須盡快落實解決辦法，還應(yīng)提高對保密工作的重視程度，以及注重創(chuàng)新加密檔案的方式。

3）現(xiàn)有的檔案管理制度缺少創(chuàng)新性的規(guī)章制度，間接地降低檔案管理效率和水平，對此，下文提出了檔案管理創(chuàng)新策略。

2 新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

2.1 加強檔案信息資源可靠性

目前在檔案信息資源等整合方面缺乏有力的監(jiān)督，導(dǎo)致信息資源出現(xiàn)漏項或者弄虛作假等情形。所以要加強檔案信息資源的質(zhì)量監(jiān)督。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，并不是單純地依靠辦公室一個部門就可以完成的，在信息的采集和形成的過程中需要各個部門緊密配合，加強聯(lián)動，所以需要對檔案管理信息進行全面的質(zhì)量檢查，對每一類檔案資源入檔的及時性、規(guī)范性、真實性和系統(tǒng)性等各個方面制定相關(guān)的考核評價指標(biāo)，加強過程監(jiān)督和審查，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的各種問題，最大限度提高檔案管理成效，更好地提高檔案信息資源的整體規(guī)范水平。

2.2 創(chuàng)新檔案管理制度

創(chuàng)新的檔案管理制度能夠使檔案管理方式更科學(xué)、更合理，以及提高檔案管理工作的質(zhì)量，因此，事業(yè)單位應(yīng)明確提出創(chuàng)新的檔案管理制度，具有創(chuàng)新性和科學(xué)性的檔案管理制度主要包括以下幾點：

1）將檔案管理工作分為幾部分，由不同級別的管理人員，指定完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，也就是說按照劃分的工作量，完成檔案管理工作，以此確保檔案管理人員的工作量均等，并做到各司其職，以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。

2）落實責(zé)任制，將工作職責(zé)細致劃分到每位管理人員的身上，有效增強管理人員對待本職工作的責(zé)任感。

3）落實獎懲機制、考核機制，定期考核管理人員的同時，對于違反管理規(guī)定的管理者予以嚴厲處罰，起到警示的作用，能使管理人員認真做好檔案管理工作。

4）要求檔案管理部門的所有工作人員相互監(jiān)督、管理、相互合作、互幫互助，有利于增強檔案管理人員之間的凝聚力，進而做好檔案管理工作，說明創(chuàng)新檔案管理制度的重要性。

2.3 檔案管理中做好保密工作

首先，事業(yè)單位應(yīng)要求檔案管理人員保密檔案，如果發(fā)現(xiàn)管理人員不注重保密檔案、文件，致使檔案內(nèi)容泄露，需要求檔案管理人員承擔(dān)責(zé)任和后果，進而使管理人員明確工作職責(zé)，從而高度注重保管、保密檔案，以此防止有人盜竊檔案，并杜絕出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄露的現(xiàn)象，以做好檔案保密工作。其次，事業(yè)單位應(yīng)明確提出檔案管理工作中需創(chuàng)新檔案保密方式，檔案管理人員清楚要求后，積極改變落后的保密方式，從而在加密檔案時，管理人員注重設(shè)置檔案文件的密碼和權(quán)限，只有獲取動態(tài)密碼和權(quán)限才能查找檔案內(nèi)容，未獲得權(quán)限和密碼，打不開檔案、文檔，進而增強檔案的嚴密性，有效杜絕出現(xiàn)檔案被泄露的情況，因此，檔案管理人員除了更新檔案管理理念，還應(yīng)依照要求和規(guī)定落實創(chuàng)新的檔案保密方式，以全新的方式和方法加密各類檔案，有利于做好檔案保密工作和檔案管理工作，說明創(chuàng)新檔案保密方式有著重要意義。

2.4 加大檔案管理人員的定期培訓(xùn)力度

針對急救事業(yè)單位檔案管理制度及檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能和傳統(tǒng)的服務(wù)模式還不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代信息服務(wù)手段變革的要求的現(xiàn)實情況，要加大急救檔案管理人員的定期培訓(xùn)力度。國家應(yīng)該在檔案管理方面建立評審考試制度，將檔案工作正規(guī)化、嚴格化，這樣上到國家事業(yè)單位下至事業(yè)單位都有法可依。每年最少進行一次檔案工作人員的工作培訓(xùn)，聘請省級專家進行實地培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的檔案工作經(jīng)驗，經(jīng)培訓(xùn)考試合格后頒發(fā)合格證書，作為年終績效考核的一項重要依據(jù)。

2.5 加強事業(yè)單位辦公室檔案工作的便捷性

加強事業(yè)單位辦公室檔案工作的便捷性需要從以下兩點入手：

1）檔案管理信息化。正如李雪瑩在其《事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析》中提到的：作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)對提升檔案管理有效性、促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。所以事業(yè)單位事業(yè)單需要引入先進的辦公軟件進行檔案信息目錄及存放地的信息錄入，方便及時進行調(diào)取檔案信息，有條件的單位可以將文件掃描存儲，設(shè)置搜索鏈接，能第一時間看到要找的文檔內(nèi)容。

2）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。引進相關(guān)辦公軟件，聯(lián)網(wǎng)化，即使在異地也可查閱要找尋的文檔信息，當(dāng)然必須有管理員相應(yīng)的權(quán)限，不是任何人都可以隨便通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)取單位的文檔信息。

3 結(jié)束語

綜上所述，辦公室檔案管理人員除了注重認真管理各類檔案以外，還應(yīng)在實際工作中靈活運用信息化的檔案管理模式，以此創(chuàng)新和取代了落后的檔案管理方式。此外，管理人員應(yīng)重視加密檔案，以此增強檔案的嚴密性和保密性，防止重要的檔案和資料丟失。同時，管理檔案時管理人員必須落實創(chuàng)新的檔案管理制度，能夠提升檔案管理效果，以及規(guī)范檔案管理的整個流程，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，有利于推動事業(yè)單位更好地發(fā)展。

參考文獻

[1]鄭鵬.新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（12）：68.

[2]白如雲(yún).新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2019（07）：33-34