網絡辦公下檔案工作的開展研究

單冰轍

摘 要：本文從做好調查研究、發現問題;針對矛盾，做出部署;圍繞重點、精心組織;發現短板、突破瓶頸四個方面論述了網絡辦公下檔案工作應對舉措。

關鍵詞：檔案工作;應對;網絡辦公

習近平總書記指出：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”2020年初，復工復產有序開展，檔案工作者也更加勇于擔當、主動作為，積極提供檔案信息資源為生產服務。

筆者所在的以勘測設計為主營業務的企業，把如下方面作為檔案工作的切入點，在網絡辦公下國家檔案局、各級地方部門的部署，圍繞本單位的重點目標，統籌落實，做好檔案管理和利用的相關工作，取得了卓有成效的成績。

1 主動出擊、做好調研

在特殊時期，檔案工作為配合居家辦公、遠程辦公的開展，檔案人員通過網絡、電話、微信、郵件等通訊方式，對單位內部各部門，各項目現場、業主單位開展調研，一線復工復產中對檔案工作的新需求，從而有針對性的制定解決方案。經過調查發現急需解決的問題，主要集中于：

1）員工居家辦公，檔案信息網上查詢、瀏覽、下載業務量激增，檔案工作人員應接不暇。

2）本單位的產品發放工作職能由檔案室負責辦理，即把設計人員完成的圖紙、文件加蓋刻制有單位各項資質的印章后，打包郵寄到各個項目現場，在特殊期間此項工作受到很大影響，不能保證產品及時印制、發送、取件。

3）檔案現場辦公存在人員聚集的風險，由于檔案辦公區域有限，前來辦理歸檔、借閱、瀏覽、復制等的業務的需求者很難保持安全距離。

4）實體檔案利用困難，一些業務如招投標工作，需要提供榮譽實物檔案原件、合同原件等;車輛年檢、報廢等手續的辦理也需要從檔案室提取設備檔案原件，由于實行的彈性工作時間和百分之五十工作人員到崗的現狀給這些實物檔案的利用造成了一定的影響。

5）產品不能及時歸檔。檔案工作者可以從單位的生產管理系統里提取產品的電子版本，但是紙質版本需要生產人員預立卷后向檔案部門歸檔。

2 針對問題，做出部署

針對上述問題，檔案工作人員快速反應、積極應對。

在產品發行職能方面，檔案工作人員堅持每天提前與相關設計部門、出版部門、EMS快遞收件人員溝通聯系，了解出版產品的數量及發行的特殊需求，確保每天印制的產品及時加蓋印章，裝箱郵寄。通過調研發現，有的設代現場如文登項目，每周只有一天可以提取快遞，發行人員把此項目所有的產品集中于一天郵寄。豐寧項目部將產品集中自帶，為了避免幾十箱產品到項目現場不易清點的弊端，發行人員細致認真的在每箱產品的外包裝上標識清楚批次、箱數、產品數量等信息。為了避免更多的人員接觸，一些自營產品和原由項目部自行郵寄的產品、收發室負責郵寄的其他資料，檔案室也主動承擔過來，統一與EMS工作人員交接。2020年第一季度共發行產品圖紙62168張，報告2450冊，其他文件千余份。

關鍵時期應盡可能減少人員流動和檔案的實體流動，檔案管理人員充分利用電子檔案管理系統的優勢和特點，開展檔案的遠程歸檔及利用。對于不能進行及時歸檔的紙質產品，先在信息系統中采集電子版本歸檔登記，待條件允許時，再提請相關人員補充歸檔紙質文件。在檔案利用方面，倡導遠程查檔。檔案人員將遠程查詢的步驟、方式發布在院秘書群里，要求傳達至每一名員工。對于員工提出的遠程瀏覽、查詢需求，及時給與電子版本的提供.在此期間負責檔案歸檔及利用的檔案工作人員人均處理網上咨詢2千余次，為居家辦公提供了方便。

在檔案人力資源配置方面，由于部分員工離開本市，面對激增的業務量和特殊的辦公要求，檔案人員盡量克服困難。采用A、B角色輪流制上崗，上崗期間嚴格按照要求做好各項相關安全防護工作，確保業務的正常辦理，檔案工作職能的正常履行。

3 圍繞重點、精心組織

在此期間，恰逢單位職稱評定這項重點工作急需開展，參加各級職稱評定的人員大約有百余人，每一位都需要上檔案室查檔、復制。為了避免大量人員集中辦理歸檔、查詢、調檔、借閱、利用檔案的現象，檔案人員有序組織有需求的相關人員進行網上預約辦理，采用定時、定點分散辦公的方法，既保證了人員的安全，又完成業務的辦理，確保職稱評定工作的順利開展。

除此以外，在部門領導的部署和檔案室全體員工的共同努力下，檔案工作職能中的其他業務如科技文獻的管理;圖書期刊、標準規范的采購、發放;檔案辦公區域及檔案庫房的安全管理、消殺防菌處理;借出、歸還檔案的紫外線消毒工作;待銷產品的處理;涉密產品的申購業務;綜合管理體系的文件修訂工作均有條不紊地順利進行。

4 發現短板、突破瓶頸

在網絡辦公的特殊情況下，檔案工作者經歷了挑戰也發現了檔案工作的新機遇，對于突破檔案管理的瓶頸有了新的思路。下一步要把工作重點集中于打通電子檔案管理系統的堵點，使檔案辦公系統與單位生產管理系統無縫連接。針對復工復產期間，檔案信息檢索和文件材料歸檔業務的激增，在線人數、業務復雜程度高于平時的狀況，聯合信息中心工作人員做好電子檔案管理系統的超前運維，確保檔案系統有效利用。并充分利用電子檔案管理系統的主動推送功能，向檔案利用者推送最新的檔案信息。針對檔案利用的重點，將頻繁使用的檔案信息形成專題檔案數據庫，編輯成檔案編研材料，供利用者查詢，以提高檔案信息資源檢索的速度和精準度。

近年來，隨著本單位檔案信息化、數字化取得長足的進展，存量檔案數字化、增量檔案電子化普及率逐年提高。檔案資料的遠程歸檔和檔案信息資源的查詢利用成為可能。這只是檔案信息化、數字化高效的初步展示，其更大的作用將在以后的工作中逐步彰顯。

參考文獻

[1]趙昀.網絡信息化在檔案管理中的作用分析[J].中外企業家，2016（21）：197，199.