淺談口述檔案管理

陳秋紅

摘 要：口述檔案是歷史檔案的主要形式之一，親歷歷史事件或者知情者，被稱之為活的歷史檔案。從某種程度上講屬于社會歷史文化最重要的寶貴財富，但是這些財富，在長時間的歲月里會逐漸流逝或者消失。而在我們由于某種需要，對其開展搶救性調查以及走訪時才發現為時已晚。而近年來口述檔案發展越來越被有關部門所重視，越發彰顯出口述檔案的重要性，為了將口述檔案作用價值充分體現出來，加強口述檔案管理成為當前的工作重點。下文結合實踐就如何做好口述檔案管理工作進行一些分析與探討，希望能為相關工作提供一些參考作用。

關鍵詞：口述檔案;管理

在檔案管理部門當中，口述檔案是重要的組成部分，也是一項不可或缺的重要工作內容。在建立口述檔案過程當中，主要涉及確定訪談對象，查閱受訪者的背景信息資料，制定完善的訪談提綱，提前準備訪談設備器材，正式的開展訪談工作，科學的收集與整理訪談內容，并對其分析與妥善保管。口述檔案管理工作是一項紛繁復雜的工作，需要長期的堅持，循序漸進，不可急于求成，口述檔案管理每一個環節都非常的耗時，這需要口述檔案管理工作人員做好認真的核證，才能更好的保障口述檔案質量，確保口述檔案價值發揮。下文當中結合實踐，對口述檔案管理工作做一分析論述，希望能為口述檔案管理工作提供一些有益的參考。

1 口述檔案的整理

在口述檔案管理過程當中，整理工作是口述檔案建立的重要環節，建立口述檔案不是采訪結束便是大功構成，同時產生的音視頻資料和文字信息必須要在相關整理下才能形成口述檔案。利用口述檔案過程當中常常是通過抄本以及交替應用音視頻記錄，互相補充，在具體訪談時，產生音視頻信息，并將這些信息進行文字稿轉錄，形成抄本。一是抄本格式主要為問答式。口述檔案建立過程當中，制作抄本格式過程當中需要依照訪談時訪談者提問和受訪者答復在時間上的先后順序進行，通過問答式進行整理，相比較其他格式抄本，這種形式的抄本將訪談過程情景充分展現，對抄本的原始性充分體現，而且還有效的體現出訪談者和受訪者彼此互動性，能夠將其中大量的口語形式以及信息豐富的保留下來。可以借助文本分析來對訪談邏輯進行驗證。二是制作抄本者選擇。雖然看起來抄本制作較為簡單，但是卻有著非常大的復雜性，涉及很多方面，非常的耗時與繁重，一個小時訪談量超本制作時間在68小時左右，而且監聽和編審工作也非常的費時，需要對聲像記錄重新回放，對音視頻信息資料進行檢查，觀察和抄本是否一致。這就造成抄本制作過程當中工作人員勞動強度非常大，而且對工作人員有著較高的專業要求，必須要保證強烈的責任感。選擇制作抄本者過程當中，應當首選：1）具有較高素質的抄本制作者，不僅要有著非常豐富的口述當然經驗，而且還應當具備較高的悟性能力，和打字速度。2）訪談者。除受訪者外，訪談者非常熟悉訪談內容以及相關情景，對于訪談記錄進行整理是最好的人選。 3）對新聞專業及訪談相關專業學生進行聘用，構建人才資源站，確保充足的人力支持，高質量的完成口述檔案抄本制作工作。三是制作抄本過程當中應當注意，對數房者的意愿給予充分尊重，不可通過制作者層面對受訪者的語言概述或者刪減， 對口述檔案原始性盡可能保留，在訪談時要充分重視受訪者的表情以及肢體語言等，并做好相應的記錄，并對聲像記錄認真觀察，注釋到于抄本制作當中，讓讀者在閱讀過程當中，能夠對訪談情景有一個更加充分的了解。抄本制作時，制作者應當對受訪者的言語要義充分的理解，訪談過程當中出現一些含糊不清的語音，必須要前后回放，確保能夠將語音全部聽清，無法輕輕的詞語，將標志充分做好。

2 口述檔案的合理妥善保管

科學合理的保管口述檔案，對研究工作正常進行有著非常重要的意義。在對口述檔案建檔過程當中，需要在采訪工作開展之前，對有關資料及時查找，了解和掌握訪談人的簡介以及訪談的提綱，原始抄本稿，和每次修改稿以及終稿等訪談過程當中產生的各種聲像資料等各個方面。在保管口述檔案過程當中。一是根據受訪者建檔單位將目錄編好，考慮受訪者建檔單位對口述檔案進行建檔，在同一案卷當中，有效整合各受訪者以及此次訪談有關的。檔案信息數據，將卷內目錄充分編號，以便更好的利用口述檔案。通常而言，依照前期信息材料準備到之后的整理工作開展，會形成大量的檔案信息，可以依照時間順序對檔案資料進行收集，也可通過口述檔案形成時間以及檔案資料重要性，通過分類形式進行保管。二是建立口述檔案數據庫，可以對收集到的口述當然數據開展有效控制，根據統一機構集中控制各受訪者口述檔案信息資料，加強相應的維護和管理，使數據檔案一致性大幅提升，還能對數據檔案冗余情況有效避免，使其保存量大幅提升。由于數據庫中口述檔案數據需要在應用程序之外獨立，能夠有效擴展數據庫的應用調整，使其進一步擴展于優化，使數據庫穩定性得到大幅提升，便于口述檔案在數據庫中得到信息共享，各個用戶可以在異地同時應用，個用戶只和數據庫中部分大量數據產生聯系，用戶還可疊加有關數據，并對數據同時儲存，彼此不會影響，使數據庫的應用效率大幅增強。最后，能夠持續性更新數據庫中的口述檔案，確保信息時效性，更新維護數據系統，科學便捷的整理口述檔案，提高管理水平，推動口述檔案規范化，標準化，系統化，信息化發展。

3 考證和核實是口述檔案利用的前提

與文獻資料和紙質檔案相比，口述檔案應當進行相應的考證于核實工作，存在非常多的分析成分，由于口述檔案屬于回憶式的檔案資料，在實際應用時必須要保持審慎態度，通過假設求證，審慎運用。來對口述檔案進行核實分析與考證，核證過程當中主要通過文獻資料以及紙質檔案來實現。如果文獻資料紙質檔案與口述檔案出現不一致時，工作人員需要深入挖掘，確定是正確的，如果無法得到有效核實的，需要通過文獻資料以及紙質資料來進行核準。

4 口述檔案的研究利用是建立口述檔案的最終目的

經核證的口述檔案，并經受訪者授權同意公開利用后， 口述檔案研究者才能真正利用口述檔案進行編研出書、制作專題歷史片、舉辦陳列展覽、在檔案部門的網頁上增添 口述史欄目，以充分發揮口述檔案的宣傳和教育功能，活化口述檔案的利用價值，促進社會發展和文化建設。口述抄本的選用方式則取決于利用目的，如果利用口述檔案撰 寫受訪者的人物傳，則可通篇引用口述檔案;如果研究某 一專題，則選取口述檔案中與專題相關的片段。在口述檔案利用的過程中，訪談者或口述檔案保管部門務必保護好受訪者的隱私。

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