完善城建檔案社會化服務的幾點思考

謝英軍

摘 要：提高城建檔案的社會化發展水平可以充分的挖掘城建檔案的潛在價值，還可以為更好的建設城市服務提供參考。本文根據以往的城建檔案的編制工作經驗，論述了城建檔案社會化發展的基本表現，分析了城建檔案發展歷程中所存在的問題，然后有針對性的提出了具體的建議，以供參考。

關鍵詞：城建檔案;社會化服務;完善

城市檔案就是利用影視或者圖文等資料對城市相關信息進行編輯和管理，全面的記錄城市的發展過程，并且從多個角度對城市的變化進行刻畫和反饋，其覆蓋專業較多，具有一定的專業性，可以為城市未來的規劃和建設提供重要的參考。為了將城建檔案的作用充分的發揮出來，相關部門應該在了解城建檔案的本質屬性的基礎上，做好社會化服務，確保城建檔案可以更好的為城市規劃和城市社會發展提供服務。

1 城建檔案管理的意義

城建檔案通過不同的記錄方法對城市的變化和發展進行記錄，真實的反饋了城市的整個發展進程。不同的城市具有不同的風格和特點，經過長期的發展，各個城市所形成的文化底蘊、歷史環境也不盡相同，利用城建檔案對城市的建設和發展進行記錄，為相關部門未來的規劃和建設提供依據和參考。不僅如此，城建檔案還可以對城市以往所發生的自然災害進行全面的記錄，相關部門可以根據這些記錄制定針對突發事件的應對策略。

2 城建檔案的社會作用

2.1 城建檔案是城市建設合理開展的信息基礎

城建檔案主要形成于城市的規劃、建設和管理活動中，城建檔案的記錄方法有很多，比如：視頻、文字、圖片等，通過整理和分類，對城市建設的內容以及變化的情況進行記錄，為城市未來的規劃、建設以及各項管理提供信息基礎。如果沒有城建檔案的支撐，這些工作的開展毫無依據，使得城市規劃和城建工作的質量和效率都得不到有效的保證。比如，在正式進行城市建設前，需要摸清城市的地下管線的分布情況，否則就會破壞這些管線，不僅會給居民的正常生活帶來影響，還可能會產生嚴重的安全事故。

2.2 城建檔案能夠為城市自然災害預防提供信息基礎

自然災害的發生具有較大的隨機性，并且具有一定的不可控性，一旦發生，就會給城市帶來巨大的破壞，輕者切斷水、電或通信，嚴重的甚至會給人們的生命財產帶來威脅。想要徹底的治理自然災害幾乎是不可能的，我們只能根據自然災害以往發生的情況對其進行預防，降低其給人們的生活所帶來的影響。而在預防自然災害的工作中，城建檔案的作用不可替代，全面、科學的分析城建檔案，掌握預防自然災害的重點，然后采取有效的措施加以應對，提高自然災害預防的有效性和針對性，盡可能將資源浪費降到最低。

2.3 城建檔案有利于實時維護城市的正常發展

雖然不同的城市有著不同的形態，但是每一個城市都是一個整體，都有著符合其自身特點的運作體系，比如電力系統、供水系統等，只有不同的系統之間相互配合協調，整個城市才能穩定有序的運轉。為了維護好這些系統，首先必須正確的認識這些系統，并且采取有目的方法進行維護，而想要全面、充分的認識這些系統，必須借助城建檔案。

3 完善城建檔案社會化服務的主要方法

3.1 加強基礎的城建檔案社會化宣傳

就目前來看，社會大眾對城建檔案的認識還有所欠缺，導致城建檔案在實際應用效果并不理想。在新時期背景下，為了充分的做好城建檔案的社會化服務，首先需要提高人們對城建檔案的認知，而只有加強城建檔案社會化宣傳，才能促進人們更好的認識城建檔案。目前，城建檔案的宣傳已經成為城建檔案社會化服務工作的一部分，宣傳的方法也愈發呈現出多元化的特點，比如電視、廣播以及網絡等。在宣傳城建檔案社會化服務的時候，不僅要重點宣傳城建檔案的具體應用價值，還要對城建檔案的基礎知識和具體應用進行宣傳，加深人們對城建檔案的認識和理解，為城建檔案的后續應用打好基礎。

3.2 完善基礎的城建檔案社會化服務內容

近年來，城建檔案社會化服務水平雖然有所提升，但是其本身依然存在較多問題，只有不斷完善城建檔案的社會化服務水平，才能提高城建檔案社會化服務的高效性。為了達到這個目的，首先，相關部門在建設和完善城建檔案社會化服務內容的時候，應該從社會需求的角度出發，對基礎檔案信息進行整合和分類，盡可能全面的收集城建信息資料，為城建檔案社會化服務的綜合應用打好基礎。其次，前面優化城建檔案管理單位的業務流程，特別是針對檔案的分類管理應該建立統一的標準，為后續檔案檢索工作提供便利。最后，檔案管理單位還要積極的和城建檔案的應用單位進行溝通，保證可以提供更加完善的信息和資料，并且及時的為城建檔案的應用提供有效的指導。

3.3 以網絡為基礎加強城建檔案的整合管理

在城建檔案建設、管理和應用中，城建檔案的編研工作是最為重要的內容，編研城建檔案的過程中，不僅要保證可以形成全面的檔案資料，還要將所有的資料整合起來，建立相應的數據庫，然后將紙質文件轉化文數字化文件進行儲存。完成城建檔案的編研后，還要根據人們的應用習慣建立科學的檔案目錄以及查詢體系，通過目錄的編輯，為所有的用戶提供準確的、全面的信息內容，同時允許不同的用戶采取不同的形式進行信息的檢索，保證用戶可以接收到自己所需要的信息，實現檔案社會服務效益的最大化。

3.4 建立良好的信息反饋體系

社會時代的發展給新時期城建檔案社會化服務工作提出了更高的要求，使得城建檔案信息社會化服務工作的開展必須以用戶作為主體，而為了精準的獲取用戶的需求，必須建立信息反饋體系，這樣一來，用戶在檢索和應用就可以反應自身信息需求，城建檔案社會化服務工作可以根據信息反饋體系所反應出來的用戶需求，進一步的拓展服務，切實提高服務的有效性和科學性。這里需要注意的是，面對形形色色的反饋信息，相關單位也要加強篩選，提出一些垃圾無用的信息，保證所篩選出來的信息都可以真實的反饋客戶的主體需求。

4 加強城建檔案社會化服務的措施

4.1 提升社會化服務的基礎建設

完善基礎建設可以有效提高城建檔案社會化服務的質量和效率。為了完善城建檔案的基礎建設，首先需要根據社會實際需求做好城建檔案建設資料的收集工作，通過全面的記錄和手機城建信息，為相關單位提供準確的城建檔案信息服務。完善城建檔案部門的業務流程，建立明確的管理標準和規范，為城建檔案整個建檔、歸檔、整理以及利用的全過程進行指導，切實提高城建檔案管理工作的整體水平。具體來說，在建設和管理城建檔案的時候，通過制定相應的標準，約束工作人員的操作行為，提高城建檔案的建設和管理水平，同時開展管理工作的時候，也可以做到有據可依。

4.2 加強數字化建設

和其他類型的檔案工作管理相比，城建檔案數字化建設水平低下，該現狀嚴重制約了城建檔案管理工作的有序開展。所以，相關部門必須加強數字化建設，積極完善數字化管理系統，并且通過數字化管理系統，有效的將城建檔案轉換為電子檔案。只有這樣，才能有效解決城建檔案管理工作中所遇到的問題，切實提高城建檔案管理質量，讓城建檔案資料可以真正的應用到城市未來的進步和發展工作中。另外，加強數字化建設，還可以解決城建檔案管理效率低的問題，促進整個城建檔案管理工作可以達到相應的預期目標，推動整個城建檔案管理工作的開展可以更加符合時代的發展，進一步提高整個城建檔案的管理和利用水平。

4.3 做好用戶反饋的收集

做好用戶反饋信息的收集，為城建的檔案社會化服務工作的開展提供依據和參考，根據用戶反饋信息調整城建檔案社會化服務工作，可以極大程度的提高用戶的滿意度。采用多種形式對用戶反饋信息進行收集，重視數據的統計和分析，整理好示例報道和宣傳，保證城建檔案的經濟效益和社會效益，將城建檔案的社會價值充分的發揮出來。

4.4 建立多部門協助和監管機制

城建檔案管理工作中，建立并完善相應的管理機制，在城建檔案管理部門內部，賦予管理機構相應的管理責任和權利。只有這樣，在管理制度的依托下，城建檔案管理工作才可以由專門的部門和工作人員完成，對于提高整個城建檔案管理的時效性具有積極的意義。同時，還要積極打造城建檔案管理體系，促進城建檔案管理工作可以不斷向著全面化和系統化的方向發展，有效的滿足使用者不同的信息調用和利用需求，進一步推動城建檔案管理工作和諧有序的開展，使城建檔案管理工作可以充分的發揮實效，為城市更好的發展而助力。城建檔案各部門需要及時和其他職能部門取得溝通和聯系，保證部門之間的信息順暢的流通。加強對城市規劃、建設和管理部門的管理和監督，為了明確各部門在城建檔案管理中的責任和義務，初期可以簽訂相應的責任書，中后期嚴格落實相應的檔案管理制度和文件備查制度等，提高城建檔案的完整性。

4.5 做好城建檔案的宣傳工作

對于城市項目建設來說，城建檔案具有非常重要的作用，其可以為城市項目建設提供科學的、有效的依據。但是大多數的社會群體以及企業單位對城建檔案的認識還不夠全面，限制了檔案社會化服務功能的有效發揮，降低了其社會價值。為了提高城建檔案對的社會化服務價值，首先需要加強宣傳，引導大眾正確的認識城建檔案，充分利用報紙、雜志、電視和網絡等媒體，向大眾宣傳城建檔案的基礎知識，提高社會大眾對城建檔案的認知程度，進而提高城建檔案的利用效率，將其社會價值充分的發揮出來。

4.6 完善社會化服務的收費制度

建立并完善城建檔案的收費政策，該政策的建立和完善必須堅持公益主導的基本原則，以此為基礎，盡可能降低人們使用城建檔案的信息使用費用，在公益性原則的基礎上，可以選定一些服務領域，為大眾提供免費查詢的功能，而針對具有一定保密性、區別性或者層次性的信息查詢服務，可以根據實際情況制定一個合理的人力成本支出費用和檔案管理費用。設置城建檔案的管理費費用的時候，需要綜合考慮城建檔案的數量、珍貴程度以及消耗成本等，以此為基礎，提高城建檔案管理費用的公共性和公益性。

5 結語

城建檔案的主要內容是對城市建設和發展的信息進行記錄，分類和歸檔，然后為城市進一步的建設和決策提供最基本的信息依據，所以，城建檔案管理工作的水平直接會影響城市未來建設和發展的水平。但是目前國內的城建檔案管理工作仍然存在諸多問題，相關部門應該根據城建檔案管理工作的特點，分別從管理制度，管理機制以及管理方法等方面入手，采取有效的措施提高城建檔案管理工作質量和效率，為城市更好的建設和發展打好基礎，持續推動城建檔案的社會化服務和諧發展，提高城市整體建設水平。

參考文獻

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