淺析數字化環境下企業檔案工作面臨的挑戰及對策

摘 要：數字化環境下使檔案工作方式變革，亟需分析檔案工作的開展趨勢以做出有效改變。文章從管理對象、檔案技術、檔案業務、人才培養的角度出發剖析數字轉型背景下企業檔案管理面臨的的挑戰與對策。

關鍵詞：數字化;轉型;檔案工作

人類社會的各個領域都在經歷“數字化”所帶來的深刻變革。檔案工作也面臨著諸多挑戰。企業檔案既是企業有形資產的記錄和承載歷史憑證價值的無形資產，也是重要的信息資源，又是企業工作中不可缺少的基礎性、支撐性工作。檔案工作者要分析趨勢，應勢而動。隨著信息技術廣泛應用和深入發展，檔案而產生的一種新型檔案信息形態。它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源利用共享。故此，文章從以下四個方面來闡述檔案工作面臨挑戰與對策：

1 檔案工作面臨的挑戰

1）數字技術的崛起引發檔案管理對象形態的變化。數字環境下，企業面臨新的數字記錄載體替代紙質載體。計算機普及導致過去依附于載體的人類可識別的模擬態變成不可識別的數字態。數字環境下信息的生成、存在、運行和管理方式發生重大變化，這直接給傳統檔案工作和檔案人員帶來了極大挑戰。如何做好數字環境下的檔案工作，成為擺在檔案管理機構及工作人員面前的一個新命題。

2）檔案工作面臨技術層面的挑戰。計算機發展從19世紀40年代至今，網絡和信息技術快速發展，無紙化辦公，無紙化交易越來越普遍，大數據、云計算、人工智能的研究應用的深入，檔案工作面臨技術層面的問題也越凸顯。一方面，檔案部門所擁有的數據存儲、壓縮技術尚未得到明確要求。檔案管理標準的適應性有待提升。另一方面，檔案數據安全性的問題。隨著業務系統的復雜度提升，相關軟硬件設施越龐雜，產生的數據信息安全風險就越多。隨著之后，“單軌制”“單套制”的推進，在業務數據歸檔移交與保存的過程中。軟硬件故障、網絡非法入侵、系統錯誤等安全問題一旦出現。會對檔案數據真實性、完整性、有效性產生不可逆的負面影響。數據化的便利會帶來新的問題，檔案人員要做好全方位的準備，迎接新的挑戰。

3）檔案工作面臨業務層面的挑戰。數字環境下，需要歸檔的業務數據范圍不斷擴大，種類增多，業務過程性記錄增加，新平臺產生新的數據源，系統監管類數據增量大。歸檔范圍的劃定需要重新考量，系統存儲容量大的能實現全過程數據歸檔。那么如何對海量數據實行科學在線歸檔，是檔案部門參與數字發展戰略必要解決的問題。不同部門的數據將圍繞某項業務活動流轉于歸集，隨后向檔案部門移交，檔案部門需要重新建立新的歸檔范圍和保管期限，業務活動成為數據聚合的基本單位，而不再是各個來源部門。數字背景下，數據以更加本體化和模型化的形態融入業務系統中，數據完成共享、組合和驗證的過程，所遵循的是具體運行規則與業務邏輯。因此，規則作為數據空間的主要對象，如何描述數據，如何描述管理規則就成為檔案部門應對的主要挑戰。

4）面臨專業人才隊伍建設的挑戰。當下多數企業檔案部門面臨著人員知識結構落后的問題。在缺乏學習和培訓機會的情況下，對數據存儲、數據分析和應用技術知之甚少，從而影響到阻礙數字環境下檔案工作的開展。檔案人才的專業需進一步提高，而適應數字環境的綜合型人才培養是檔案人才建設的主要挑戰。從檔案事業長遠發展和數據安全角度考慮，組建具備技術能力與專業知識的人才隊伍非常必要。

2 數字化環境的檔案管理思考與對策

1）轉變思想，積極面對管理對象的變化。技術進步的發展趨勢不是以個人意識為轉移，檔案人員應選擇順應時代更迭，轉變檔案管理思路，使得檔案資源的前景向規范化、保存方式更先進、利用更安全、便捷的方向推進。收集電子文件、圖像、視頻等一切具有保存價值的對象都作為檔案管理，并強化對非機構化的新型檔案信息的實時收集、存儲與管理。這就意味著檔案部門不僅僅是在檔案“量”的積累，更要及時增加檔案的種類，保證檔案工作研究、分析對象的“完整性”，為檔案工作的“質”變打好堅持基礎。實際上，這也豐富了檔案工作的內容，注入新鮮的血液，為檔案未來的發展拓寬道路。從而確立電子文件與電子檔案管理為主，傳統載體檔案管理為輔的工作理念，在按部就班高效安全地管好、存好傳統載體檔案的基礎上，將更多的精力放在電子文件與電子檔案管理方面。

2）夯實基礎，構建業務儲備標準化。數字環境下，檔案工作緊密地結合數據驅動和業務驅動的數據管理方式，數據生命周期理論成為檔案部門要研究的方向。數字化環境下，用戶生成內容占據主導地位，鑒定并確保數據質量成為工作瓶頸。傳統檔案數字化成果基本處于檔案數據的粗加工階段，導致后期檔案數據分析、挖掘和利用難度較大。要以此為契機，根據企業現狀，進一步明確工作目標，要結合國家和行業新出臺的辦法和標準，對歸檔范圍、特殊電子文件歸檔方式方法、元數據管理、真實性保障、單軌制等關鍵內容進行深入研究，積極探索更加可行有效的實施方案，通過制定元數據標準、歸檔范圍、歸檔移交數據包標準、檔案數據鑒定規則等業務標準，夯實檔案業務基礎，為后期檔案數據分析、挖掘與利用奠定基礎。

3）加強溝通，搭建管理的方法與模式。傳統檔案管理的核心在于對檔案載體的管理，形成了一套對檔案實體等外圍環境要求的管理方式。數字環境下檔案管理方式逐漸變為對檔案內容、結構、背景等組成要素的管理和控制。數字環境下，系統產生的信息從文件級演變到數據級，檔案管理方法需要借鑒數據管理、數據庫管理的方法，從規則、模型、數據結構、數據關系出發進行管控。傳統管理模式中不重要的過程數據，從知識管理角度出發具有極大價值，故此對全過程的數據要進行管控，并將工作細節和經驗保存下來，有助于縮短制造周期。

搭建與大數據管理部門的交流協作渠道。在檔案部門與數據管理部門間建立穩定長效的溝通與協調機制，將檔案部門納入數據發展與管理的頂層設計中，提升檔案部門在大數據時代的影響力。檔案部門協調與以數據管理中心代表的相關部門的合作，建立穩定的合作協調機制，互相借勢借力的業務往來，通過會議討論制定業務考核細則和行政事項基礎信息確認表，以規范進一步的業務合作。結合核心業務職能介入數據管理流程。歸檔保存是整個管理流程中不可或缺、前后聯動的環節，與檔案部門一直以來的核心業務相契合，為檔案部門提供了介入大數據工作的契機。

4）升級隊伍，培養檔案數字專業人才。升級人才隊伍是企業檔案長久發展的歷史必然選擇。企業在明確與時俱進的崗位職責的基礎上，要提高與數字化環境相配位的專業技術人才的待遇。搭建“用得到人才，留得住人才”的激勵政策。鼓勵在職人員參加對外交流，提高技術專業程度，培養復合型、創新型和應用型人才，要為擁有數字技能的人才提供更多的發展空間和創新機會。同時，檔案機構應當為檔案人才提供清晰、可實現的職業規劃，將人才與機構使命聯系起來，使其感受到自己的職業有回報、有成效。

3 總結

傳統的檔案管理方式在數字化環境中做出改變的確萬分艱難，特別是在企業有限的環境、資源、人力、技術、資金條件下，但歷史的趨勢不會因為人的主觀因素而停滯或改變，檔案管理數字轉型是大勢所趨，是機遇也是挑戰。企業檔案工作者要堅定信心，迎難而上，不斷突破，推進檔案工作邁向新臺階。

參考文獻

[1]全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要[J].中國檔案，2016（5）.

作者簡介

賀莉（1982-），女，漢，西安市，館員，本科，西安航天精密機電研究所。