民生檔案信息系統評價指標體系研究

摘 要：民生檔案信息系統建設好壞，需要構建一個完善的民生檔案指標評價體系，對資源體系、安全體系等各子系統的建設情況進行評估，以促進各個體系建設不斷細化和完善。通過對民生檔案信息評價體系的原則的分析，對民生檔案信息資源體系評價技術、方法的研究，提出一套切實可行的民生檔案信息指標評價體系，以期能夠為今后民生檔案工作更好服務民生、服務和諧社會提供有力幫助。

關鍵詞：民生檔案;民生檔案信息;檔案指標評價體系

民生檔案信息系統建設好壞，需要構建一個完善的民生檔案指標評價體系，對資源體系、安全體系等這幾個體系的建設情況進行評估，以促進各個體系建設不斷細化和完善。民生檔案評價體系大致包括評價對象、方法、標準等。評價對象主要是其他各個體系以及評價體系自身，對本身的評價又自然地包含在評價指標、方法等選擇的科學性、合理性當中，因此評價方法需依據不同體系各自的特點采取合適的方法。

1 民生檔案信息評價體系的原則

對民生檔案信息資源體系中的各個體系進行評價，應遵循以下幾點原則：

1.1 評價標準的一致性與特殊性相結合

由于我國檔案行業實施的是統一領導、分級管理的國家模式。因此從法律上而言各個檔案館的職能是一致的，縣以上的檔案管理機構在檔案管理方法上，制度政策的制定上，工作內容的安排上都基本一致，這就為評價標準在制定上的一致性提供了可能。通過對各級檔案管理機構制定統一的評價標準，就可以很好的在省、市、縣范圍內對所轄區域的檔案機構工作進行比較，指出不同檔案管理機構民生檔案工作的優劣不足，進而有側重的加以整改完善提高，起到有效的引導和激勵效果。同時民生檔案中有些并不在檔案管理機關的管理權限中，如家庭檔案等歸檔主動權掌握在家庭成員手中，因此建立家庭檔案具有較大的自主性、隨意性，不適宜用規范行政、事業單位的法規政策對家庭檔案進行管理，因此，針對家庭檔案應另行制定適宜的政策進行引導、規范，加深居民對家庭檔案的了解，提高建立家庭檔案的積極性。

1.2 評價指標必須科學合理，具有可操作性

擁有科學合理的評價指標才能系統、真實、完整的表現出檔案管理機構的民生檔案工作狀況。因此每一項指標的提出都要有一定的依據，體現出明確的目的性，只有如此才能起到明確的結果顯示功能。同時評價指標的制定要力求形象，不可使執行者和評價對象在指標的解讀上產生歧義，由于一套評價指標最終需要落實在實際工作中，能對實際工作產生效果，這就要求評價指標必須具有可操作性，無法落實的評價指標不管多么嚴密也是無益于實際工作的，不能過于籠統也不能過于復雜，過于復雜會導致評價成本升高，進而降低評價本身的意義。甚至可能因過高的評價成本使得評價效果打折扣。

1.3 評價指標的多向性與準確性

對于每一項評價指標都必須可以量化，不能出現似是而非的表述，同時評價體系還需做到多向性，不可只在檔案系統內部進行評價，民生檔案與公眾的密切相關性要求評價主體不僅有上級主管單位對其評價，還要有下級單位以及社會公眾的參與，通過多方的共同評價使得最終的評價結果盡可能的客觀準確。

2 民生檔案信息資源體系的評價技術、方法

對民生檔案信息資源體系中的各個體系進行評價時，應針對不同的體系選擇合適的評價方法以求得出客觀的評價結果。在方法的選取上應體現先進、實用的原則，盡量能全面衡量出所構建的各個體系的實效，并能全面接收到反饋信息。方法選擇上目前多借鑒其他學科領域尤其是企業的一些方法、技術。如在民生檔案利用體系中可采用平衡計分法、關鍵績效評估法、360度績效評估法、德爾菲法、負效益系數法、層次分析法、經濟效益對比分析法等，在民生檔案法規體系的評價中可采用費用-效益分析等方法，目前這一方法在國家衡量自身在社會服務方面立法成本具有較好效果。在對民生檔案信息安全體系評價中可采用定量評價法、數值模擬法等，隨著電子文件的大量出現，數字信息易復制、易更改的特點使得探索新的適應電子環境的安全評價方法研究顯得更為重要。

2.1 民生檔案資源體系評價指標

對民生檔案資源體系的評價可主要集中在以下幾個方面：

1）館藏民生檔案的數量。一般而言，館藏量是衡量一個檔案館資源儲備的基礎性標準，對于一個大中城市，如果沒有上萬的館藏民生檔案，這樣的檔案館很難稱得上一流的檔案館。

2）民生檔案的年增量。一個檔案館除了要有較大的民生檔案方面的館藏基數，一定時期還要有穩定的增量，依據本地的公民數量測算出人均擁有檔案館數，據此制定一個合理的增加率，作為民生檔案增量指標。

3）每年征集的民生檔案量。檔案館除接收其他機關移交的民生檔案外，還會開展民生檔案的征集工作，因此，檔案館每年接收捐贈、寄存、購買的檔案數量也可作為衡量民生檔案資源體系建設情況的指標。

4）民生檔案資源的縮微率，數字化數量。對于一些比較珍貴的、不宜經常調用的民生檔案資源需進行縮微保存，這項技術已開展多年，檔案行業中從事縮微工作的人員一般都能受到科學的技術培訓，能夠勝任工作需要，每年縮微的民生檔案的數量也能較好地體現出該館的館藏民生檔案質量。同時，近些年隨著計算機的不斷普及，數字檔案成幾何遞增之勢，目前已成為檔案館館藏一個重要的組成部分，因此每年館藏數字化民生檔案的數量以及對紙質載體的民生檔案進行數字化的數量都是衡量民生檔案資源豐富與否的重要標準。

2.2 民生檔案利用體系評價標準

為形成閉環，還需構建各類指標的評價體系，以便后期改進。可對應民生檔案信息利用體系的內容，設置以下評價標準：一是民生檔案的利用數量，每年有多少人查閱利用民生檔案，查閱利用的數量是多少;二是檔案利用過程中的用戶滿意度。通過滿意度調查可以了解用戶在使用過程中對檔案部門有何意見、建議。從而進一步推動檔案人員改進工作方式、標準;三是開放民生檔案比率和提供主動服務力度。通過開放民生檔案數量能較好的體現出民生檔案利用中以民為本理念的貫徹程度;四是館藏檔案的編研力度。通過提供大事記、專題檔案匯編等能夠更加方便的開展檔案利用工作，提高檔案利用的層次和深度;五是網絡各類媒體傳播的次數。目前網絡作為信息傳播的主要工具之一，網站的訪問次數也能體現出館藏民生檔案受關注的程度，網絡要提高點擊量，必須有大量的信息量，同時還要有網民需要的信息，做到這兩點也就意味著該館民生檔案信息資源豐富，與民生的貼合程度較高。

2.3 民生檔案法規評體系評價標準

對民生檔案法規體系進行評價，主要側重其立法質量，由于所立的法規能否體現出民主的價值取向，表達出人民的意志是所立法規成功與否的重要標準，因此有關民生檔案的法規能否充分表達人民的心聲，體現出人民當家作主、執政為民的理念，主要看其立法質量如何。其次要考慮立法程序的科學化民主化程度，法規講求不同主體間的利益平衡，這種民主性價值主要靠科學的立法程序來保證。同時所立法規還要具有可操作性，通過考慮這幾點因素，對民生檔案法規體系進行評價可以如下幾個標準作為參考：

1）所立民生檔案法規的合法性。主要考慮該法規立法主體是否合法，是否在自身的權限內進行立法，有無違憲及與其他法規的立法精神、立法原則、法律條文相抵觸的情況存在。

2）所立法規的成本和效益。所立的法規是否是必須的，是否符合本地區的檔案工作情況和實際的民生工作需要，法律中的制度設計合理與否、施行起來的成本多大，能帶來多少效益。

3）行政部門權責是否明確。行政部門開展執法行為是否符合法定要求。法規在實施過程中能否按照法條規定行使權力、按法律規定的義務范圍履行義務以及能否按照法規規定追究違法者的法律責任。

4）權利分配是否平衡。在涉及民生問題的權利與責任、權利與義務的設置上是否平衡、合理，有無明確體現出服務民生的思想。在具體的法律規定中，法律責任的判定是否與違法行為的具體情況相適應，法條中是否有越權的內容或方式、種類。法規實施過程中執法、司法機關對其反應如何，有無爭議問題存在。

5）法律的適用程度。該法規的調整范圍是否基本滿足了有關民生檔案事務的社會需求，能否起到促進民生工作進步、民生觀念提高的作用。

6）該法律的普及程度。在法律作用的范圍內公民對該法規的了解、認知和接受的程度如何。

2.4 民生檔案安全體系評價標準

對民生檔案安全體系的評價主要側重于檔案實體的安全和檔案內容的安全，這主要源于數字化的民生檔案信息具有系統依賴性，同時存儲介質不耐久、電腦病毒和黑客的威脅都對民生檔案信息安全帶來前所未有的挑戰。對民生檔案信息安全體系而言，首先需對系統自身的風險進行評價，通過全面的安全評價發現體系中的安全漏洞，進而完善該體系。民生檔案安全體系評估主要包括對傳統民生檔案管理體系的評估以及對電子民生檔案信息系統的評估。具體評價指標如下：

1）基礎設施安全評價。主要是指對存儲檔案的庫房、裝具、輔助設備、計算機以及工作人員的工作環境等，大致可分為環境安全、設施安全和檔案實體（電子檔案的存儲載體）安全三個方面。環境安全主要是指存儲民生檔案的庫房、存儲電子文件的計算機是否具備了預防及抵抗突發災害的能力，如庫房中有無防水、防火設施，有無監控系統等。設施安全主要指存儲設備、利用開發設備、監控設備、預防設備是否安全，在電子檔案系統中還包括電腦是否具有防盜、防損壞、防磁輻射、防線路截獲功能等。實體（以及電子檔案的信息存儲介質）安全主要是對檔案信息存儲載體是否采取防盜、防破壞等措施。

2）民生檔案形成過程的安全。全程管理主要是對民生檔案從產生到銷毀或永久保存的整個生命周期進行安全評價，內容主要包括前端控制、日常維護、災難備份與恢復搶救、利用維護、質量檢測評估等方面。前端控制主要是指民生檔案在現行階段時是否已完全指明需歸檔文件的范圍、密級、歸檔格式、歸檔時間等。日常維護是指在民生檔案整個生命周期中的安全以及對產生、保管檔案的設施的安全保護;恢復與搶救評估是指對是否有預防災害以及發生災害后的恢復能力進行評價;利用維護是指民生檔案在利用過程中是否有防止發生損毀、信息超范圍泄露的措施;質量檢測主要對各種安全設施的安全防護能力進行檢查。

3）組織管理安全評價指標。組織管理在民生檔案管理中起著規范與制約作用，科學嚴格的組織管理對檔案安全意義重大，其評價指標如下：是否設置了專門的檔案信息安全組織機構，機構內專業的檔案信息安全管理人員數量如何，對組織機構及人員是否受完善的規章制度約束，有無完善的檔案信息安全管理制度，檔案管理人員的職位變動、人員配備是否受到嚴格的管理，對檔案信息的管理制度建設是否完善，是否有登記備份制度，是否對工作人員進行信息安全培訓并建立有完善的培訓方案，信息安全管理人員的權責是否明確，是否有突發事件的處理預案，當出現安全事故時為盡快恢復工作，是否制定有應急措施，尤其是電子文件是否有備份系統，以備事故發生時使用。

4）隨著數字化技術在檔案領域應用的越來越深入，實時歸檔，網絡傳輸都增加了檔案信息被攻擊的可能，如果單位的防攻擊能力較差，就有可能造成信息泄露，因此較之傳統的安全評價，還應重點對網絡信息安全進行評價，對其可主要評價以下幾個方面：單位是否采取防病毒、黑客措施，是否對信息訪問設置權限并對文件的流轉全過程進行監控，對電子文件是否采取加密措施，以維護其真實性，是否可以對文件的每一項操作進行記錄，以防止信息被篡改。同時還需評測是否有備份系統、災難恢復系統、安全檢查系統等。

3 結語

通過構建民主檔案信息體統建設，必定輔之以評價體系的體系框架，來提供一個民生檔案建設的視角，為今后民生檔案工作更好服務民生、服務和諧社會提供有力幫助。

參考文獻

[1]唐書怡，張榮霞.高校民生檔案資源體系構成[J].辦公室業務，2020（02）：146-147.

[2]楊文.我國檔案公共服務的發展動力與建設路徑探析[J].檔案學通訊，2020（01）：87-93.

[3]劉明俠.守護“生命線”構建科學有效的檔案安全體系[J].檔案與建設，2019（06）：64-65+58.

[4]尹翔.淺析建立公民誠信檔案對經濟建設的重要性[J].濰坊工程職業學院學報，2019，32（03）：106-108.

[5]楊愛國，丁榮平，胡永紅.深化服務理念激發檔案資源活力[J].檔案與建設，2019（02）：63-64+66.

[6]劉瑩.民生檔案社區“一站式”服務的模式研究[J].檔案管理，2019（01）：44-46.

[7]蔣宏靈，朱耿雨.砥礪奮進六十載 八桂蘭臺譜華章——廣西壯族自治區檔案工作60年巡禮[J].中國檔案，2018（12）：22-25.

[8]李廣都，蔣守國.“三省一市”跨館聯動機制下的江蘇省綜合檔案館民生檔案服務分析[J].檔案與建設，2018（12）：24-27.

[9]年文平.淺談如何加強民生檔案資源體系建設為百姓服務[J].山東檔案，2018（06）：28-29.

[10]陸玉琴.科學開展民生檔案管理工作初探[J].蘭臺內外，2018（11）：69-70.

[11]曹筠慧，管先海，庫俊平.深化檔案工作改革的“里程碑”式文件——對《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》之17項新概括的再解讀[J].檔案，2018（11）：16-21.

[12]殷元松，薛曉軍，許軍.系統論視閾下檔案事業高標準高質量發展路徑初探——以揚州市為例[J].檔案與建設，2018（11）：80-83.

[13]劉遷，王雪梅.新時代高校民生檔案資源體系建設探析[J].辦公室業務，2018（20）：137-138.

[14]杜凱欣.基于公眾需求改進檔案信息資源開發工作的途徑[J].黑龍江檔案，2018（05）：60-61.

作者簡介

金潔潔（1985-），館員，本科，發表論文10余篇，教材4部，研究方向：信息資源管理。