大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

王馳

摘 要：信息技術(shù)的日益成熟催生了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)，深刻改變了人們的工作與生活。針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理而言，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代所需，大數(shù)據(jù)技術(shù)有力地助推了人事檔案發(fā)展，不僅可以長(zhǎng)期保存檔案，還可以提高檔案管理的效率及實(shí)現(xiàn)資源共享，最終獲取最大化利用價(jià)值。對(duì)此，本研究作者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新路徑提出了自己的幾點(diǎn)拙見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;人事檔案;管理

縱觀我國政治經(jīng)濟(jì)體系，事業(yè)單位是關(guān)鍵性構(gòu)成部分，為社會(huì)發(fā)展、群眾生活提供高品質(zhì)服務(wù)，覆蓋了群眾工作、學(xué)習(xí)與生活的各個(gè)方面，在和諧社會(huì)構(gòu)建中發(fā)揮著不可替代的作用[1]。對(duì)于事業(yè)單位而言，人事檔案管理是其可持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵性，加強(qiáng)人事檔案管理，可強(qiáng)化內(nèi)部管理成效，為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的人力資源信息，緊跟時(shí)代發(fā)展，積極挑戰(zhàn)發(fā)展戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度存在各種缺陷，已經(jīng)深刻影響了事業(yè)單位的發(fā)展。如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，借助信息技術(shù)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)新人事檔案管理理念及方法，是人事檔案管理工作人員重點(diǎn)思考的課題。

1 制定檔案管理大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

出于對(duì)當(dāng)前形勢(shì)的考慮，事業(yè)單位若要將人事檔案檔案管理水平不斷提高，則就必須同時(shí)代發(fā)展保持同步，從過去老舊檔案管理理念中走出，在制定人事檔案管理戰(zhàn)略上充分滲透大數(shù)據(jù)思維，從而實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理。鑒于此，就要求事業(yè)單位管理層在實(shí)際工作中深刻認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)，把先進(jìn)的大數(shù)據(jù)理念樹立起來，并從全局出發(fā)積極創(chuàng)新檔案管理工作。同時(shí)加快分析、挖掘以及利用人事檔案信息。充分結(jié)合單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上做進(jìn)一步加強(qiáng)，提供重要的物質(zhì)保障給人事檔案管理，順利實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)。除此之外，還應(yīng)在建立健全人事檔案管理機(jī)制上加快步伐，明確人事檔案管理工作的細(xì)則，有效落實(shí)檔案管理責(zé)任，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助力人事檔案管理工作的健康有序發(fā)展。

2 構(gòu)建并完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)

事業(yè)單位應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立健全事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，提高管理效率，有力地促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，提高其信息化、規(guī)范化與科學(xué)化。

2.1 構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)

采取網(wǎng)絡(luò)在線儲(chǔ)存或離線儲(chǔ)存的方式，有效儲(chǔ)存管理事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)，為檔案信息的開發(fā)與利用創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)條件。采用照相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，切實(shí)增強(qiáng)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力[2]。

2.2 構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案管理模塊化系統(tǒng)

建立事業(yè)單位人事檔案管理模塊化系統(tǒng)，主要是人事檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等，如此便可直接瀏覽、修改與打印管理事業(yè)單位人事檔案信息與數(shù)據(jù)[3]。

2.3 構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案查詢系統(tǒng)

根據(jù)Microsoft SQL Server2008軟件，查詢管理事業(yè)單位人事檔案信息[4]。基于工作具體需要，錄入、檢索、查詢與瀏覽事業(yè)單位人事檔案信息與數(shù)據(jù)，局域網(wǎng)中的權(quán)限客戶可按照自己的管理權(quán)限，電子瀏覽、提取與檢索人事檔案，獲取全面、真實(shí)、完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)，分布式、多樣化查詢檔案信息，以此來提高檔案信息利用價(jià)值。

3 加強(qiáng)安全管理

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全是事業(yè)單位人事檔案管理的關(guān)鍵[5]。事業(yè)單位應(yīng)高度重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，將安全管理納入單位重點(diǎn)事務(wù)中。其一，人事檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。不得采用單一介質(zhì)儲(chǔ)存方法，應(yīng)采取光盤、網(wǎng)盤、硬盤等多種介質(zhì)的存儲(chǔ)方法。針對(duì)關(guān)鍵信息應(yīng)定期遷移數(shù)據(jù)，以此來確保數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的安全性;其二，安裝防火墻。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，細(xì)致挑選成熟、完善的防火墻系統(tǒng)，并安排專職網(wǎng)絡(luò)管理人員對(duì)防火墻進(jìn)行定期檢查與更新。對(duì)于內(nèi)外網(wǎng)、安全級(jí)別不同的系統(tǒng)，應(yīng)及時(shí)安裝防火墻。其三，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)。及時(shí)安裝各種病毒檢測(cè)軟件，將網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)安裝在單獨(dú)的硬件設(shè)備中，專人負(fù)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)正常、高效率運(yùn)行，不僅能夠阻隔外來危險(xiǎn)信息，而且還能夠及時(shí)檢測(cè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息。其四，強(qiáng)化檔案工作人員安全意識(shí)，根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)際制定數(shù)據(jù)安全操作各項(xiàng)規(guī)范，積極預(yù)防認(rèn)為操作而誘發(fā)的安全問題。

4 創(chuàng)新和完善人事檔案管理制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人事檔案創(chuàng)新管理的重點(diǎn)在于人事檔案管理制度，促使有章可循，避免出現(xiàn)“棄檔不用”的情況，為職務(wù)晉升、人才選拔予以可靠、公平與客觀的信息。同時(shí)，制定并嚴(yán)格執(zhí)行信息化管理人事檔案管理制度，嚴(yán)格把控材料采集、建檔、轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)。細(xì)致核對(duì)與檢查調(diào)出或調(diào)入的檔案資料，嚴(yán)格遵照保密規(guī)定，避免人事檔案的泄露與遺失，確保人事檔案信息完好無損。另外，加強(qiáng)人事檔案資料歸檔管理，及時(shí)歸檔職務(wù)調(diào)整、黨團(tuán)資料與人員考察等信息。例如，在干部檔案管理中，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化信息化思維，基于“統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點(diǎn)、分步實(shí)施、安全高效”的原則，穩(wěn)步、持續(xù)開展檔案管理工作。同時(shí)，積極組建人事檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行積極協(xié)調(diào)與貫徹執(zhí)行，高效率、安全管理干部檔案，有力地提高了人事檔案信息化管理水平。

5 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作

為了更好地提供人事檔案服務(wù)，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，想方設(shè)法培養(yǎng)優(yōu)秀管理隊(duì)伍。縱觀事業(yè)單位，檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)較差，且往往良莠不齊。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)積極探尋人才隊(duì)伍建設(shè)策略，有效保證人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。其一，組織形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)。可采用在職培訓(xùn)的方式，要求國內(nèi)外信息化技術(shù)專家來院開展專題講座活動(dòng);也可采取委培的方式，積極吸收先進(jìn)管理理念;其二，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)覆蓋廣泛范圍、主次分明。和傳統(tǒng)的人事檔案管理工作相比，人事檔案數(shù)字化建設(shè)具有很強(qiáng)的復(fù)雜性及高風(fēng)險(xiǎn)，這就需要培訓(xùn)教育內(nèi)容應(yīng)將檔案管理、法律和信息化等層面全面囊括其中，同時(shí)確保主次分明，增強(qiáng)培訓(xùn)效果;其三，加大檔案管理人才引入力度，但必須滿足專業(yè)過硬、綜合實(shí)力較強(qiáng)的條件，充分發(fā)揮人才帶動(dòng)作用，打造一支優(yōu)質(zhì)人事檔案人才隊(duì)伍，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)為人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序開展提供有效支持。

6 結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)及工作人員應(yīng)積極踐行大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念及方法，巧妙地借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，促使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊⑿畔⒒瘷n案數(shù)據(jù)，彰顯出安全高效、操作便捷、周期短等數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點(diǎn)，有力地促進(jìn)人事檔案管理轉(zhuǎn)型，最大化開發(fā)與利用人事檔案價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]王沛媛.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].陜西檔案，2019（05）：34—35.

[2]滿靜.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案工作的創(chuàng)新模式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：164—165.

[3]鄒麗敏.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：178.

[4]黃顥.加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：132.

[5]鄧強(qiáng)，馬玉妍.做好新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作探拓——在發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)的背景下[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2016（12）：107—108.