電力企業檔案信息化管理系統的應用分析

黃燁

摘 要：隨著人們日常生活質量和水平的不斷提高，對電力企業的要求也越來越高。在電力企業的發展過程中，為了滿足人們對電力資源的個性化需求，必須不斷改革和創新現有的體制，這也對內部管理水平提出了很高的要求。檔案工作在整個企業運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業日常經營運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業檔案在企業發展中發揮了重要作用，檔案是企業發展的有力支撐。正因為在此社會背景下，特別是在我國已進入信息時代的今天，我們更應該認識到電力企業檔案管理的重要性。下文根據筆者工作經驗，簡要對電力企業在進行檔案管理時信息化工作方面做了簡要探討，以使電力企業檔案管理逐步向信息化、智能化方向發展。

關鍵詞：電力企業;檔案信息化;管理系統;應用

1 電力企業檔案信息化管理的重要性和必要性

為了進一步提高電力企業的工作效率，加快節能企業建設，電力企業必須進一步改變傳統的辦公模式。在這種背景下，電子文檔在企業發展實踐中的數量開始增加，這在一定程度上增加了檔案管理的難度。傳統的企業檔案管理模式已經不能滿足企業檔案管理的需要，對檔案的使用造成一定的限制，不利于企業檔案信息的共享，通過信息系統的有效應用，可以實現各部門業務數據的快速歸檔和高效管理，進而支持各項業務工作的高效開展，提高企業各項業務的運行效率。因此構建電力企業檔案信息管理系統，可以進一步提高檔案管理的工作效率，加快檔案信息的傳遞和交流，進而提高企業的整體效率。

在電力企業的發展過程中，檔案管理一直是一個非常重要的組成部分，特別是在我國已進入信息化時代的今天，隨著信息技術的不斷進步和快速發展，許多領域在發展過程中不斷引進和使用一些先進的技術手段，檔案管理信息化是檔案事業發展的必然趨勢。

在檔案管理過程中，電力企業與信息技術有效結合，實現檔案的信息化管理，在具體操作過程中，要積極結合實際采取有針對性的措施，以現代檔案管理機制為基礎，以信息化管理為媒介，真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務。需要指出的是，檔案管理系統在建設和具體應用過程中要規范化、科學化，也要符合實施電子檔案管理的基本要求，在這樣的背景下，為了保證現代檔案管理制度的合理建設和利用，必須結合實際，特別是與《檔案法》的有關規定和要求相結合。同時，要結合《電子文件管理條例》的規定和要求，科學合理地構建和實施企業自身的管理方法，通過這種方式在實踐中的有效實施，可以提高企業檔案管理系統的建設和利用率。

此外，電力企業在實施檔案信息管理時，應合理適用《保密法》避免泄密，確保檔案管理的保密機制能夠真正有效地落實。在具體操作過程中，為保證系統在實際中的有效實施，必須建立和使用符合實際要求的保密體系，同時要體現系統信息化的特點。在這種背景下，應有效結合檔案信息管理系統的特點和檔案庫房在實際應用過程中的設計要求。這不僅可以保證數據信息在傳輸和存儲過程中能夠快速有效地運行，它還可以保證整個過程具有很好的保密特性，為各類文件和數據信息的安全提供有效保障。

2 檔案管理隊伍綜合素質的有效提升

在具體應用過程中，要從根本上保證檔案信息化管理在應用中的效果，必須結合實際情況，合理應用信息技術，促進信息操作系統的有效實施。為保證檔案信息化系統在運行過程中的穩定性和有效性，必須提高檔案管理人員的綜合素質和業務技能，促進檔案事業持續穩定發展，同時，還可以定期進行培訓和鍛煉，使員工在日常檔案管理過程中的工作水平和效率得到有效提高。

首先，在具體操作過程中，電力企業要結合實際，定期開展有針對性的培訓教育。對專業檔案人員，要定期為他們提供接受培訓和參加專業講座的機會，使他們的理論知識體系不斷深化和優化。在保證理論知識水平得到有效提高的基礎上，可以在日常工作中有效結合自身的實踐經驗，從根本上促進檔案信息管理水平的有效提高。同時，還要提高管理人員的綜合素質和業務素質，使其在日常工作過程中增強責任感和責任感，促進自身創新意識和主觀能動性。這不僅可以促進電力企業內部檔案信息管理的創新和發展，而且可以提高檔案信息管理的整體水平和效率。其次，在電力企業日常經營發展過程中，要不斷加強檔案信息管理隊伍建設，培養兼職檔案管理人員的檔案素養，促進檔案信息化管理隊伍的不斷壯大，實現信息化系統在檔案管理中的科學合理運用。最后在檔案管理隊伍建設和發展過程中，要引入良性競爭機制，這樣，不僅可以有效地激發員工在日常工作過程中的積極性和主動性，而且可以有效地提高電力企業的檔案管理水平。

3 系統接口工作的完善和優化

在電力企業的發展中，檔案管理一直是一個非常重要的組成部分。在檔案管理過程中，最根本的目的是在實際應用過程中提高不同類型檔案的效率和利用率，為各部門的日常工作和管理提供準確有效的依據作為支撐。因此，在這樣的背景下，從根本上提升檔案管理的整體水平，才能有效地與信息技術相結合，科學合理地將信息系統應用于內部檔案管理，在具體操作過程中需要加強檔案信息化管理系統與其他業務應用系統的接口工作，完善對接技術。一方面促進對接技術的整體水平，進行統一規范;另一方面應有效結合各系統在運行過程中的狀態，定期、及時地對系統進行升級和更新這樣，不僅可以最大限度地保持用戶信息與文件系統內容的一致性，而且可以實現信息的同步更新，對提高文件信息管理水平具有非常重要的影響和作用。

4 信息化檔案管理系統和傳統紙質檔案歸檔的互補與完善

檔案信息管理系統的建設與應用應與傳統的檔案管理模式適當結合，實現兩者的互補。在具體操作過程中，既要不斷完善和優化電子檔案管理模式，又要結合實際，科學合理地制定和實施檔案管理制度;要切實結合備案規則提出的基本要求和規定，以及電力企業發展過程中的實際要求。這樣，既能建立起符合電力企業實際發展要求的檔案歸檔機制，又能促進實際應用過程中檔案停檔的效率、管理質量和水平得到有效提高。通過這種方式在實踐中的有效實施，才能真正實現檔案信息管理系統與檔案稽查管理機制的有效結合。

5 結束語

檔案管理一直是電力企業日常經營和發展的重要組成部分。為了提高檔案管理水平，電力企業必須認識到信息管理系統的重要性。信息系統與檔案管理的有效結合，不僅可以提高檔案管理水平，而且可以提高各類檔案信息的利用率，努力滿足電力企業檔案信息管理系統建設和應用的個性化要求。

參考文獻

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