提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

姜卉

摘 要：信息時代檔案管理工作的方式出現了深度變革，事業單位必須在強化相關檔案管理技術的基礎上解決傳統檔案管理工作的問題。本文主要分析當前事業單位檔案管理信息化存在的問題是，強調全面提高檔案管理信息化的水平，著力在新技術的支撐下明確事業單位檔案管理發展思路，基于信息技術提高檔案管理的服務效能，從而推動事業單位檔案管理信息化加快建設步伐。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;優化措施

檔案是事業單位相關信息的全面記錄，信息化時代應當優化檔案管理工作方式，重點尋找檔案中蘊含的各種信息，從而滿足事業單位公益服務項目的發展需要。事業單位還要創新檔案管理工作的方法，在信息技術條件下優化檔案管理工作的模式，著力依靠優質團隊解決檔案管理現實問題。

1 事業單位檔案管理信息化的問題

1）信息化管理重視不足。目前事業單位對檔案管理信息化重視不足，不少事業單位未能把檔案管理信息化提上議事日程。很多事業單位以上級未能給予必要的財政撥款為由阻礙檔案管理信息化的進程。很多事業單位長期以來存在檔案重管輕用的思想，因此缺乏檔案管理信息化的主動性，大部分領導認為只有守好“死檔案”就是完成了檔案管理工作任務。由于事業單位領導對檔案管理的重視程度低，因此導致檔案管理工作制度修訂不足，事業單位沒能針對性的組織開展相關具體工作。檔案管理與事業單位職工的利益相關，很多事業單位職工都未能充分的運用檔案指導和輔助業務工作的開展，這也使得職工不配合檔案管理部門，因此嚴重的制約檔案管理工作的有效性。

2）缺少專職檔案管理員。目前事業單位普遍的面臨著縮減人員編制的問題，在事業單位精簡改革的大背景下，事業單位嚴重的缺少檔案員編制，很多事業單位都缺少專職檔案員，這在很大程度上制約了檔案管理工作進展。很多事業單位檔案管理人員的綜合素質較低，兼職檔案管理員不掌握先進的檔案管理工作方法，事業單位也沒能大規模的組織開展檔案管理業務培訓。一些年齡較大的檔案員不具備信息化檔案管理操作能力，無法滿足新時期檔案管理需要。加上有些檔案管理人員的信息意識較低，檔案管理工作的規范化低，因此導致檔案管理工作的質量受到嚴重的影響。當前，事業單位引進專業高端檔案管理人才的難度較大，現有檔案員不熟悉信息化的檔案管理工作方法，因為缺少專業的檔案管理工作團隊，因此嚴重的影響檔案管理工作的整體質量水平。

3）信息化建設不規范。信息化已經成為新時代檔案管理工作的主要方式，但是，有些事業單位未能科學的推動檔案管理工作信息化，存在著檔案管理信息化建設盲目進行的問題。例如，雖然有些事業單位給予檔案管理信息化以必要的人力物力，但是存在盲目上馬檔案管理信息化項目問題，不能根據事業單位的實際檔案應用需要建設檔案管理信息化體系。有時一次性采購大量的檔案信息化設備，造成相關設備未經充分使用就面臨著淘汰的問題。還有的事業單位檔案管理信息化過于重視硬件的配置，不注重軟件管理系統的開發，檔案管理信息化無法建立科學的信息查詢與檢索機制，檔案管理工作的系統性較低，因此無法滿足檔案信息的查詢、檢索與使用的需要。當前，事業單位檔案管理的內容繁雜，檔案管理流程較為復雜，事業單位檔案信息化與電子化水平較低，無法實現老舊原始檔案的廣泛共享，不能有效的發揮出電子化檔案信息的實用價值。

4）信息化水平有待提升。信息技術已經成為當代檔案管理工作的主要技術手段，事業單位檔案管理工作人員還要強化學習，強調從發揮電子檔案使用價值角度開辟檔案管理信息化的創新空間。目前，事業單位檔案管理信息化面臨的風險因素較高，傳統的紙質檔案管理方式向信息化管理轉型的過程中工作漏洞較多，導致檔案數據被篡改丟失的風險較大。檔案管理信息化進程較慢，很多事業單位雖然具有大數據的概念，但是不具備實際的大數據檔案管理載體，檔案數據信息的檢索與挖掘能力較低。很多事業單位缺乏與第三方檔案管理專業機構合作的意識，不能在專家引導下提高檔案管理科學性。

2 事業單位檔案管理信息化的策略

1）高度重視信息化的建設。事業單位還要高度的重視檔案管理信息化建設，強調加強檔案管理信息化建設的資金投入的力度。首先，明確檔案管理信息化的重要性，加強檔案管理信息化知識普及，營造良好的檔案管理信息化工作氛圍，促進全員上下深刻的認識事業單位檔案管理工作信息化的重要意義。 其次，全面提高檔案管理信息化的重視程度，將檔案管理信息化作為當前的重要工作任務，積極的做好相關工作規劃，大力向上級財政申請補貼，從而全面提高檔案管理工作的質量水平。第三，全面加強事業單位檔案管理體系的建設，明確檔案管理工作的責任分工與追責機制，確定具體檔案管理人中的崗位職責，強調由專業人員負責開展好具體的檔案管理工作。

2）強化信息技術人才培養。目前還要高度的重視引進高端檔案管理人才，強調加強事業單位檔案管理信息化團隊的建設工作。首先，要求事業單位檔案管理人員強化信息化的意識，掌握信息化的檔案管理工作方式方法，強調提高檔案管理人員信息化方面的知識，這樣才能全面提高檔案管理信息化工作的水平。其次，積極引進先進的檔案管理專業技術人才，注重提高檔案管理團隊的專業性，全面提升檔案管理人員專業隊伍的水平。第三，現階段還要解決檔案管理人員不掌握計算機檔案管理使用方法的問題，尤其加強檔案管理人員操作技能的培訓，注重運用專家講學和代為培養的方式提高檔案管理信息化操作的能力水平，保證組建一支具有一定信息技術素養的專業檔案管理隊伍。

3）規范檔案管理工作制度。新時期還要建設檔案管理工作制度，依靠強有力的制度提高檔案管理的效率，從而更好的滿足信息化時代提高檔案管理工作信息化水平的需要。首先，注重優化檔案管理工作的模式，強調在數據共享與數據挖掘方面下功夫，建立面向檔案管理智能化的檔案管理工作制度體系。其次，立足于實際需要完善事業單位檔案管理工作的整體管理制度規范，基于檔案在內容信息流通需要強化檔案管理信息化的建設工作，基于檔案管理信息平臺的運轉進行相關管理制度的修訂工作。第三，還要大力開發檔案管理專業數據庫，做到檔案統一歸檔，為檔案共享提供便利條件。

4）完善基礎設施建設。新時期做好檔案信息化建設工作還要優化硬件與軟件的配置。首先，制定事業單位檔案管理信息化建設的長期目標與短期規劃，在財政的強有力支持下整合檔案信息資源。新形勢下完善相關的基礎設施，建立一支數字化的檔案管理隊伍，配置專業的檔案管理人員，提高檔案數據信息設備的應用效率。其次，強化檔案管理人力物力的配置，注重優化建設檔案管理系統，建設或開發檔案數據信息的電子錄入系統，實現各種數據信息資源的全面整合。第三，加大力度保證信息化檔案管理的安全性，有效應對信息化檔案管理的風險，切實防止各種風險因素的入侵，從而提升檔案管理信息化工作的效率，達到全面提高檔案管理信息化建設質量的目標。

3 結論

新形勢下還要推動檔案管理信息化深度實施，完善檔案管理信息化建設策略，加強檔案管理信息化建設的設備設施配置，強調在第三方機構有效支持下加快事業單位檔案管理信息化建設工作的步伐，切實提高檔案管理信息化的針對性，從而解決事業單位檔案管理工作的主要問題。應當加強事業單位檔案管理信息化工作制度建設，形成良好的信息化檔案管理運轉的氛圍，保證事業單位檔案管理信息化建設的科學性，解決傳統事業單位檔案管理的主要問題。

參考文獻

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