信息時代檔案管理工作的創新策略分析

劉渭彬

摘 要 信息時代的到來，既為檔案管理工作帶來了新的挑戰，同時也為檔案管理工作創造了新的機遇。本文基于信息時代的重要特點，即信息的重要價值，信息的開放性及思想的開放性等探究此時代背景下，檔案管理工作需具備的服務性功能，并提出以開明與包羅萬象的思想廣開言路、善取民意，以此豐富檔案信息同時挖掘信息深度，建立信息時代富有時代鮮活氣息的檔案信息，與時俱進地開辟檔案管理工作新內容新方法。

關鍵詞 信息時代;檔案管理;創新;策略

隨著時代的進步和發展，互聯網深入到社會經濟生活的各個方面。在辦公愈發現代化、網絡化的時期，檔案管理工作也從紙質媒介的保管轉化到信息化、數字化的數據管理模式。因此，檔案管理工作從工作思維到開展工作的方式方法，乃至對工作的思想轉變都面臨著全方位地改變與革新。本文從此三方面試論之[1]。

首先，信息時代，檔案管理工作要正本清源，從轉變工作思路面對檔案信息的管理開始，革新對檔案管理工作的認知與觀念，開發檔案信息的服務性功能，創新工作內容和工作方法。在傳統的檔案管理工作中，管理者需要按照紙質檔案資源特點，對其進行編號、分類和保存及查詢等工作，工作量較大，但工作內容及工作細則相對簡單，工作思維在長時間的工作中易固化。其檔案一方面注重于保存，另一方面為便于查詢注重檔案保存的秩序性，整體上看，工作的主導思路和思想是有序地保存檔案，交涉對象一般是配合對公服務，一般情況下，即便是本人也不能隨意調看自己的檔案。但，在信息化時代，一切都煥然一新了。檔案管理工作，不再局限于保管和查詢，將更多地發揮其服務性功能。檔案管理工作，一方面要對檔案進行信息化處理，并利用現代化的信息系統對檔案信息進行重新編制與存儲，同時，為適應時代的發展和要求，檔案信息管理工作也將向服務性功能轉變[2]。

在信息時代里，尤其是大數據的使用，信息成為主導成敗的關鍵因素。社會的發展，激烈的競爭中，成敗往往取決于信息的占有率及對信息的分析判斷的準確性。因此，信息，不再像以往的時代中毫無生氣、無所作為，而是隨著時代的發展變得炙手可熱、大有可為。其中，檔案信息，是兼具權威與深度的信息，無論是要了解一個人，還是要了解一些社會現象，乃至理解歷史源流，等等，都可以從檔案信息中找到可供深思的重要線索或內容，甚至可以通過檔案信息的分析找出某些現象的根源所在。無論是世風的發展與演進，還是以往時代人們思想的共性體現，或是追尋從前世代中的重要因素，從檔案信息中都能找到痕跡，甚至能找到根源。因此，檔案信息在信息時代已經脫盡字面記錄的表面塵埃，綻放出字里行間中所蘊含的光芒。對檔案信息的理解，也必將從特殊時代中的保守與封閉走向真實、開明，為社會的進一步發展發揮其重要作用。因此，檔案信息管理工作，可以從檔案信息在信息時代里所發揮的不同的社會意義，挖掘檔案信息的服務性功能及其特殊性，革新工作思想和工作思路，開展具有適應時代發展和具有社會價值與社會意義的管理工作[3]。

其次，在信息時代，尤其是大數據已然來臨的時期，可以在原有檔案信息的基礎上，利用互聯網，廣開言路，鼓勵民眾一同參與到檔案信息的管理中來，挖掘信息深度，豐富信息內容，為檔案管理工作賦予鮮活的時代性特征，創新檔案管理工作。為此，一方面，可以通過開放一定的權限，令民眾在一定范疇內對檔案信息進行自由查詢和了解并開放留言平臺或其他形式的發聲渠道，客觀地了解檔案信息在民間的形象及其他層面的價值;另一方面，檔案管理者也可以通過某主題發起討論，通過留言或寫信，抑或相關的門戶或平臺等多種網絡通道，鼓勵民眾自由上傳所了解的相關內容，或對某些檔案信息中的內容以注釋的方式加以解讀、糾正或修飾，采收民眾意見，及其反應的其他與檔案信息相關的內容，從而為檔案信息的豐富和矯正提供參考，通過檔案管理部門的研究和討論，為檔案信息甄選有價值和有意義的信息，為檔案管理在新時代中獲得嶄新而鮮活的生命力，促使檔案管理工作與檔案一同走向新生[4]。

再次，在信息時代，檔案信息管理工作也要注重其信息的保護與安全。信息時代，信息有時候是黃金，有時候卻是刀槍。公正地使用信息，可以為社會做出積極有意義的貢獻，但若作為工具進行不道德的勾當，則可能如利劍一般對人或企業，甚至國家造成傷害。因此，在信息時代，檔案信息的管理工作在進行信息化處理時，要注重對數據的安全防護，為和諧社會的發展與推進做出貢獻[5]。

總而言之，信息時代，一切都變得不同以往，非同尋常。檔案管理工作也隨著信息時代的到來，演變出全新的價值，同時也面臨著更新工作思路及思想，革新工作內容，創新工作方法等方面的挑戰和機遇。在信息時代，大數據的應用，為檔案管理工作從檔案信息的價值認知、檔案信息的處理到檔案信息的挖掘及豐富，都開辟了新的領地，促使檔案管理工作從被動的配合應用走向主動的信息建設，發揮其社會價值及社會意義。信息時代，是思想愈發開明的時代，也促使檔案信息管理工作可以擺脫固有的桎梏走向民眾，走進民眾，并通過更為開明和包羅萬象的思想，為檔案信息的豐富性與深邃性，乃至檔案信息的完整性賦予了新的生命力，是在信息時代檔案管理工作創新的根本途徑，也是檔案信息管理工作不斷走向新生的原動力。

參考文獻

[1] 謝志勛.新建高職院校檔案管理如何面對工作中存在的問題[J].文教資料，2019（3）：135-136.

[2] 吳頔.信息時代檔案工作者應具備的素質探析[J].決策與信息，2015（29）：243.

[3] 王艷娟.探究提高檔案管理科學化水平的有效[J].決策與信息旬刊，2016（10）：209.

[4] 馬麗榮.檔案管理工作的現實困境與創新模式研究[J].決策與信息旬刊，2016（12）：220.

[5] 王洪濤.大數據時代背景下的檔案管理研究[C].決策論壇——企業管理模式創新學術研討會.“決策論壇——企業管理模式創新學術研討會”論文集（上）.煙臺：煙臺市牟平區招生辦公室，2017：63.