機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理及信息化應(yīng)用

王凱昌

摘 ?要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，文書(shū)檔案管理信息化應(yīng)用勢(shì)在必行，這是現(xiàn)代化發(fā)展的要求。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理記載了各項(xiàng)管理活動(dòng)的信息，有文字信息、圖片信息等。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，文書(shū)檔案管理引入信息化技術(shù)，使得文書(shū)檔案整理更加方便快捷。文書(shū)檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理效率，本文對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化應(yīng)用進(jìn)行了探討，為文書(shū)檔案信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書(shū)檔案管理

一、大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理的含義

實(shí)踐中，由于對(duì)文書(shū)檔案產(chǎn)生的環(huán)境、特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理人員采用傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法對(duì)其進(jìn)行管理，這顯然難以適應(yīng)信息化管理需要。隨著互聯(lián)網(wǎng)上各類(lèi)數(shù)據(jù)量的急劇增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到發(fā)展推廣，大數(shù)據(jù)是由數(shù)據(jù)體量巨大，難以被用戶(hù)及時(shí)獲取加工處理的數(shù)據(jù)，目前的主要軟件工具在允許時(shí)間內(nèi)達(dá)到查詢(xún)檢索非常困難。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)τ袃r(jià)值的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源價(jià)值的增值。大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來(lái)的信息風(fēng)暴變革人們的生活習(xí)慣，同時(shí)文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)量也急劇快速增長(zhǎng)。文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理實(shí)踐中形成具有保存價(jià)值的原始文書(shū)記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等各種形式載體。文書(shū)檔案信息化是用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的收集、管理、開(kāi)發(fā)利用。進(jìn)一步提高其利用價(jià)值，大數(shù)據(jù)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)技術(shù)為單位提供更為準(zhǔn)確的服務(wù)，延長(zhǎng)文書(shū)檔案的使用壽命。文書(shū)檔案信息化管理主要包括數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理與安全化管理。傳統(tǒng)意義上的文書(shū)檔案以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作任務(wù)繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲(chǔ)庫(kù)房。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字化檔案可節(jié)省大量人力物力空間，同時(shí)數(shù)據(jù)更精確，查詢(xún)更方便。文書(shū)檔案信息化管理進(jìn)行數(shù)字化處理，是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案，文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)是單位檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。經(jīng)數(shù)字化建設(shè)形成的企業(yè)文書(shū)檔案需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，才能實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型，不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶(hù)對(duì)檔案資源的共享使用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的重要技術(shù)手段。文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)化利用包括網(wǎng)絡(luò)分類(lèi)，網(wǎng)絡(luò)組卷，網(wǎng)絡(luò)檢索，網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)下載等多種功能。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案的安全保障問(wèn)題是網(wǎng)絡(luò)化的突出問(wèn)題，大數(shù)據(jù)環(huán)境的安全問(wèn)題突出，需要在實(shí)際工作中不斷改進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)保密措施，首先要防止由于工作人員操作失誤及網(wǎng)絡(luò)故障，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等因素造成企業(yè)文書(shū)檔案損毀。其次，對(duì)涉及保密的企業(yè)文書(shū)檔案需采取相應(yīng)的保密管理措施。文書(shū)檔案進(jìn)行公開(kāi)分級(jí)管理非常必要。

二、文書(shū)檔案信息化建設(shè)的意義

首先，文書(shū)檔案信息化管理有利于提高單位的文書(shū)檔案管理水平，如何利用信息技術(shù)提高文書(shū)檔案管理工作效率，是各機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作者面臨的問(wèn)題，建設(shè)單位文書(shū)檔案信息化管理體系，有利于提高文書(shū)檔案管理水平。其次，文書(shū)檔案信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)字資源存儲(chǔ)、不同語(yǔ)言文字自動(dòng)翻譯等功能。為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理提供了可靠保障。文書(shū)檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)處理，變得更加規(guī)范高效，為信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。再次，文書(shū)檔案信息化管理有利于文書(shū)檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等科技水平迅速進(jìn)步，只有實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理，才能為管理、服務(wù)工作的健康發(fā)展，提供檔案資源保障，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與科技進(jìn)步的需要。最后，文書(shū)檔案信息化管理有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案的利用共享。文書(shū)檔案配合單位檔案管理信息化系統(tǒng)，能充分地滿(mǎn)足為各類(lèi)單位用戶(hù)、不同層次群體間的用戶(hù)提供文書(shū)檔案的檢索、存儲(chǔ)等多種需求服務(wù)。用戶(hù)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用，使文書(shū)檔案在各種網(wǎng)絡(luò)范圍與地域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理中的問(wèn)題

隨著檔案管理工作信息化建設(shè)加快，機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理工作方法發(fā)生很大變化。但運(yùn)用不夠靈活，主要表現(xiàn)為文書(shū)檔案保存在檔案資料室中，以紙質(zhì)載體保存限制檔案資料的查閱。影響了文化檔案管理工作的信息化進(jìn)程。機(jī)關(guān)事業(yè)文書(shū)檔案管理包含很多具有參考價(jià)值的文件，具有一定的復(fù)雜性，檔案管理在收集歸檔中，涉及到相關(guān)科室人員較多，收集的文件不夠集中，增加了管理人員的操作難度。文書(shū)檔案原始憑證是反映行政事務(wù)管理活動(dòng)的歷史記錄，要保持文書(shū)檔案的完整性，最好采用原始的紙質(zhì)化形式。目前采用紙質(zhì)檔案保存形式主要由于其不易被修改。以往的檔案工作受到思想的束縛，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理措施落后，檔案的收集，歸檔工作以人工形式進(jìn)行。文書(shū)檔案使用時(shí)效不高，管理手續(xù)復(fù)雜，文書(shū)檔案紙質(zhì)保形式容易受損。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式仍是文書(shū)檔案管理的主要模式，檔案管理人員按順序登記文件信息，傳統(tǒng)的管理模式文書(shū)檔案存儲(chǔ)量巨大，增加了人工管理成本，信息查詢(xún)困難。落后的管理方式直接降低對(duì)文書(shū)檔案的利用。目前傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理理念依然存在，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作習(xí)慣重藏輕用的思維方式，導(dǎo)致檔案管理人員忽視了檔案的體現(xiàn)價(jià)值。很多導(dǎo)致信息受阻的問(wèn)題，如查詢(xún)浪費(fèi)時(shí)間，登記程序復(fù)雜等。異地調(diào)取文書(shū)檔案資料不方便，很難實(shí)現(xiàn)空間轉(zhuǎn)移文書(shū)檔案。

四、大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案信息化建設(shè)

文書(shū)檔案建設(shè)主要任務(wù)是具備快速的數(shù)據(jù)處理能力，最終實(shí)現(xiàn)為用戶(hù)服務(wù)的目的。擁有各類(lèi)具有價(jià)值的文書(shū)檔案，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，信息化文書(shū)檔案增加了數(shù)字化文書(shū)檔案。對(duì)文書(shū)檔案加工處理內(nèi)容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書(shū)檔案的類(lèi)型，時(shí)限等。文書(shū)檔案分類(lèi)歸檔，包括單位內(nèi)部、對(duì)外聯(lián)系，文書(shū)檔案資料可分為會(huì)議、歷史等檔案。文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括各種文件、勞資的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接，包括區(qū)域范圍的網(wǎng)絡(luò)鏈接，如城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、專(zhuān)用網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)鏈接等。檔案資源的最終目的是為用戶(hù)提供利用，文書(shū)檔案在單位的生產(chǎn)、管理方面具有重要的參考價(jià)值，是為用戶(hù)提供各種檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)。可利用信息化檔案為用戶(hù)開(kāi)展多種服務(wù)，如可利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，為用戶(hù)提供文書(shū)檔案查詢(xún)服務(wù)。利用網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，為用戶(hù)開(kāi)展文書(shū)檔案遠(yuǎn)程傳送服務(wù)。利用地域范圍的網(wǎng)絡(luò)，文書(shū)檔案資源，為用戶(hù)開(kāi)展某種產(chǎn)品的檔案信息追蹤服務(wù)。大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案信息化管理工作難度更大，對(duì)從業(yè)人員提出了更高的要求。電子文件歸檔處于比較淡漠的狀態(tài)，日常管理工作中電子文件管理會(huì)為檔案管理工作帶來(lái)很多問(wèn)題，要求當(dāng)納管理人員具備一定的素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，要不斷創(chuàng)新探索，加快掌握運(yùn)用電子檔案的方法，努力改變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化管理的需求。檔案管理人員要主動(dòng)了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案的需求，多樣化的檔案管理內(nèi)容，要求檔案管理人員必須主動(dòng)了解檔案使用者的需求，更好的滿(mǎn)足對(duì)檔案不同使用者的要求。

五、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求文書(shū)檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，文書(shū)檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理決策提供科學(xué)的參考信息。必須大力推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位管理服務(wù)體系的高效運(yùn)作。

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