科研機構后勤管理存在的問題及對策研究

劉高遠

（山東大學 科學技術研究院，山東 濟南）

近年來，隨著我國市場經濟體制改革的不斷深入，高等院校和科研院所經歷了蓬勃的發展，科研機構的后勤管理工作也逐漸系統與科學化。后勤工作的順利進行是保障科研機構正常運行的重要條件，后勤工作人員為科研人員的研究和教學工作提供必要的服務與物質基礎，對科研機構整體的學術水平和研究效率具有重大影響。所以，本研究從后勤工作的特點和現狀進行分析，針對科研機構后勤管理存在的問題提出對策性建議，有效提升科研機構后勤部門工作的效率和水平。

一 后勤工作的職能

任何單位中，主要業務的正常開展都需要一定的物質和信息基礎，而后勤部門的工作則是為整個單位提供必需的物質和信息，創造良好的工作環境。在科研機構中，這種關系變得更加明顯，后勤工作開展的效率和水平有時會對科研成果產生巨大影響。與其他單位相比，后勤的大部分職能是相似的，但是由于工作內容的不同，科研單位的后勤職能又有所差異，其職能主要分為以下幾種。

（一） 服務職能

在科研機構或者高校當中，后勤的主要職能依然是為單位的主要業務開展提供基礎性服務。溫馨整潔的工作環境是保證工作效率的基礎，所以后勤的首要工作就是負責機構的衛生清理工作，保持干凈高效的科研教學工作環境[1]。其次，科研機構的基礎設施如桌椅板凳，電腦電話、網絡線路等都是科研工作當中的輔助工具，這些硬件的正常使用情況直接影響到科研工作的效率，所以后勤工作同樣承擔機構內部的檢修工作。此外，后勤工作人員的服務態度，也會直接影響到科研人員的工作心情和對單位的歸屬感。

（二） 安全職能

在科研機構中，后勤部門同時肩負著保障科研單位安全的職責。與其他單位中后勤部門的安全職能相比，科研機構后勤部門的安全職能主要分為三個方面：保證機構內部全體人員的生命安全、保證科研機構財產安全和保障科研機構科研隱私安全。保障機構內部人員的生命安全有兩個方面，一個是科研機構工作過程中防止非法人員對本機構人員進行傷害，另一個就是對單位內消防安全等設備進行定期的安全檢查，保證基礎設施的正常運行。科研機構中往往會存在比較貴重的設備等，后勤部門應密切關注外來人員，警惕單位財產的流失。與其他單位不同，科研工作的保密性對于工作人員的工作內容來說是十分重要的，所以后勤部門還要與安全部門加強合作，配合部分保密性工作的開展[2]。

（三） 形象職能

一般來說，科研機構的外在形象主要來自于科研團隊的科研水平和科研成果，其次也來自于科研單位設備與硬件設施的先進水平。與硬件設施相對應的就是機構的軟件，包括行政能力和管理水平。后勤部門對科研機構形象的影響表現在后勤工作人員的素質、對科研機構環境的清掃、食堂環境及飯菜的質量等等，這些不僅僅體現后勤服務職能的水平，更體現著科研機構的外在形象，間接影響著科研機構對人才和投資的吸引。

（四） 教育職能

不同于其他單位，科研機構的后勤工作還涉及到教育職能。后勤管理部門作為為科研院所從事科研與教學工作提供服務與支持的部門，在管理上，同樣遵循科研機構培養人才的宗旨。在科研機構中，后勤部門不僅為高校師生提供良好的學習工作環境，還潛移默化地對學生進行著人格教育，這是科研機構后勤部門與其他單位后勤部門區別最大的地方。

（五） 保障職能

實驗器材、實驗環境是科研工作必不可少的物質保障，而后勤部門是這些物資條件的直接提供者，充分的物資保障是科研工作順利開展的前提。如果科研條件沒有得到充分的保障，則科研人員的思維和心情就會受到負面影響，不僅會影響到科研人員的靈感，還會降低項目的進展速度[3]。因此，在科研機構中，后勤部門提供物質基礎的保障職能是必不可少的，會對整個科研項目進展和成果的優劣間接產生影響。此外，后勤部門工作人員的工作態度是科研機構整體人文環境的重要組成部分。

二 后勤工作的特點

（一） 協調性

后勤工作是為科研工作者提供服務與方便的，要做好服務工作，就需要后勤工作人員耐心、熱情，與科研人員進行良好地溝通，這樣才能更好地得到科研人員的理解與支持。在使用機構內部基礎設施時，科研人員應當自覺遵守社會公德，愛護機構內部的設備，如做到節約用水用電、及時報修等。只有科研人員與后勤人員互相尊重勞動成果，才能共同推進科研機構的發展。

（二） 時效性

由于工作內容，后勤工作經常會遇到某些突發性的事件，比如管道破裂、燈泡損壞、電腦維修等等，這些工作具有不確定性，且對工作效率要求較高，一旦收到消息需要盡快進行維修，以保障科研人員工作的正常進行。所以后勤工作需要很強的時間觀念，工作必須科學、及時。

（三） 瑣碎性

在科研機構內部，后勤工作的覆蓋面較廣，可以說工作內容全面而繁雜。同時，工作項目全面的另一面就是工作具有瑣碎性。從草坪綠化衛生到設施的維護維修，從原料采購到垃圾的處理，從水電安全到車輛的使用，所有科研人員享受的便利背后，都是后勤人員需要做的工作。無數細枝末節匯總起來，就是研究機構的管理水平形象，所以后勤的每一件小事都不能忽視。

三 后勤管理工作存在的主要問題

（一） 后勤人員綜合業務素質有待提高

從研究機構統計數據來看，后勤工作人員普遍年齡較大，學歷較低，招聘的也往往不是專業技術人才，綜合業務能力和素質較低。這些后勤工作人員往往是工作在第一線的老員工，他們大多在工作崗位上工作了幾十年，鍛煉出一技之長，熟悉自己業務范圍內的工作任務，但是他們普遍文化水平有待提高，很難適應現在科研機構快速發展的模式。因此，在統計意義上，現在科研單位的后勤工作人員在管理水平、文化素質等方面還是比較薄弱的。

（二） 后勤人員工資待遇有待提高

科研機構的主要工作是進行科研和教學任務，因此隨著國家和社會對科研工作的逐漸重視，科研單位對管理部門和科研部門工作人員的工資待遇進行了調整，科研人員的薪酬占科研單位資金的比例越來越大。相比之下，科研機構對后勤工作人員的關注則很低，忽視了后勤人員待遇的同步提升。后勤人員工資待遇長期滯后于科研機構的發展水平，使得后勤部門的工作人員失去對工作的積極性和對工作單位的歸屬感，喪失工作熱情，工作質量明顯下降。這種工作狀態長此以往下去，低水平的后勤服務工作必將會對科研單位的其他工作產生影響，如在承擔學術會議時降低科研機構整體風貌，不利于單位的競爭力發展[4]。

（三） 后勤人員服務意識有待提高

由于后勤工作內容的原因，部分后勤工作人員和后勤管理者會認為在科研單位中“低人一等”，因此對工作單位的歸屬感沒有其他部門工作人員強烈，所以對工作也采取被動接受的方式開展，領導讓做什么就做什么，沒有交代的工作就不做。比如在工作單位內見到基礎設施的損壞，如果沒有人報修，則采取無視的態度。此外，上文提到后勤工作具有時效性，然而依然存在某些后勤人員接到報修電話后，能拖就拖，而不是及時檢修，這種消極的服務意識給科研機構的其他部門帶來很多不便。

（四） 后勤人員精簡程度有待提高

我國大部分科研機構都是非營利性單位，因此受計劃經濟時期“大而全”思想的影響很大，后勤部門招聘的人員設計方向廣泛。同時現在各科研單位依靠家屬關系入職的人員，部分由于學歷限制只能任職后勤部門，造成后勤部門人員過剩，工作效率整體低下。后勤人員規模過大會造成科研單位的經濟負擔加重，占用機構內部資金，減緩科研機構的發展腳步；同時后勤人員過多，使得人均工資與福利提升較小，不利于后勤人員的工作積極性[5]。

四 后勤管理應遵循的主要原則

（一） 堅持以支持科學研究為本

科研機構后勤部門管理工作的開展，必須緊緊圍繞科研項目進行。科研機構后勤部門的管理模式所涉及的制定工作目標、配置管理人員、定位工作職能等方面，都是為了科研項目的順利進行而制定的。同時，為科研人員提供健康的生活、工作條件也是后勤部門職責所在。

（二） 堅持服務導向

科研機構后勤管理模式從后勤管理目標的確定，到后勤管理理念的形成，都需要服務導向貫穿后勤管理工作的始終，如此才可以保證科研機構后勤管理目標的達成，為科研人員搭建更加貼心、高效的服務平臺，使得后勤部門成為更加完善的服務整體。

（三） 堅持高效精簡的管理機制

科研機構后勤部門的工作主旨是為科研人員提供“一站式”的后勤標準化服務，因此科研機構的后勤組織結構應當采取盡量扁平化的模式，最大限度地縮減管理層級，拓展管理幅度，使得信息傳遞更加順暢，工作進展更加高效。

五 提高后勤管理水平的建議

（一） 提高對后勤部門的重視程度

科研機構對高層次人才的引進十分重視，因為科學帶頭人可以帶領單位快速發展。相比之下，后勤部門的管理則比較薄弱，要想提升后勤部門的工作水平，首先就是加強科研機構各層級對后勤部門的重視[6]。一要加強對后勤部門管理人員招聘、選拔和提高的重視，只有具備豐富的管理經驗的人，才能夠擔任后勤部門的整體管理工作，并有能力將后勤工作開展的井井有條。二是要將后勤部門管理人員的工資待遇與業績考核聯系起來，建立獎懲機制，只有將福利待遇與工作水平掛鉤，管理人員才有更大的積極性投入工作。三是單位內各部門要給予后勤工作人員充分的尊重，尊重后勤人員的勞動成果，讓他們了解到其工作是科研工作順利開展的保證。四是要重視后勤部門內部人員之間的團結與凝聚力，重視后勤工作人員與其他部門工作人員的和諧關系，和諧的工作氛圍對各部門人員工作的積極性都是必不可少的[7]。

明確科研機構后勤管理工作的管理理念，首先，在工作運行過程中施行精細化管理，充分結合科研機構的文化背景，從基礎性后勤部門管理工作切入，從整體上分析科研機構后勤管理工作的特點，并據此進行分段式精細化后勤管理工作。遵循從上往下的順序推行管理模式，提升管理工作的自覺性。同時，引導和培養后勤管理人員形成服務廣大科研人員、提升精細化管理水平的意識。加大精細化管理的宣傳力度，使精細化管理理念深入后勤管理人員的心中，督促后勤工作人員認真工作，積極服務。

（二） 加強后勤隊伍建設

加強后勤隊伍建設，要堅持“以人為本”的指導思想，充分激發和調動工作人員的主動性、積極性與創造性，提高集體效能。隊伍建設致力于個人與集體的互相促進，協同發展。加強后勤隊伍建設的原則就是注重個人的能力與責任，同時培養團隊的合作能力與集體意識，培養后勤職工愛崗敬業和主人公意識。加強后勤隊伍建設，一要建立人力資源管理長效機制，嚴格把控用人關，將單位內有管理經驗的人調入后勤隊伍，或者根據崗位需求面向社會招聘人才，做到后勤工作有傳承。二要實現對后勤隊伍管理中有關懷，關懷中促管理，從而實現優化后勤隊伍，提高后勤隊伍工作效能的目的。同時，臨時工或者外聘兼職是后勤隊伍建設的有益補充，由于后勤工作的瑣碎性和實效性，要求后勤職工比較全面，但是某些工作任務量很小且具有偶發性，全職的工作人員會造成資源浪費，所以聘用臨時工或者其他單位的兼職，可以在保障工作任務的同時，減少運營成本。

飛速發展的現代社會對后勤單位提出了更高的要求，科研單位中的后勤部門更是如此。如今的后勤單位不僅要求后勤工作人員擁有自己職責以內的職業技能，還需要擁有創新意識和開拓勇氣。因此，科研機構不僅要關注后勤單位的建設，還要關注后勤隊伍的潛力培養，讓他們不僅僅安于完成工作，還要有為單位創新開拓的勇氣和積極性。這樣，才能培養出一支能力強、思維新的新型后勤隊伍[8]。

（三） 提升后勤人員的綜合素質

提升后勤部門工作人員的綜合素質主要通過思想教育和業務培訓兩個方面進行。首先對于思想教育，要提前對工作人員進行必要的了解，包括心理狀況、工作態度等，然后針對調查結果，有針對性地進行思想教育，提升其工作態度與服務水平。思想教育還包括職業道德教育，由于科研機構的特殊性，部分工作需要一定的保密性，同時部分科研設備十分貴重，因此后勤工作人員的認真程度直接關系到科研機構的利益。因此，科研機構的后勤人員不僅僅是為科研人員提供服務，更是一種合作式關系，其工作是十分有價值的。此外，后勤人員應當具備優質的業務能力和服務技能，所以定期的業務培訓也是必要的。

在后勤管理工作中，要不斷督促后勤工作人員建立認真嚴謹的工作作風，提升科研機構后勤管理隊伍的凝聚力和團結協作意識。同時，后勤管理人員也要不斷提升自身的執行力，研究工作任務的分配與開展情況，綜合考量工作人員的壓力承受能力，根據工作質量與進展隨時調整工作安排，從而不斷提升科研機構后勤管理工作的效率與質量。

（四） 完善規章制度

后勤管理工作是一種事務性比較強的工作，具有不斷重復的特點，所以工作人員經常會產生一種將工作“完成”而非“完美”的心態，這會使得工作人員無法平心靜氣地完成工作，從而處理問題無法考慮全面。同時由于后勤工作的瑣碎性特征，防止工作中出現紕漏，所以制定和完善規章制度顯得尤為重要。后勤管理人員應當根據科研機構的實際情況，制訂原料設備采購、倉庫出入登記、水電安全使用、輪班輪休等各項規章制度，明確崗位職責，規范業務流程，控制工作環節可能出現的風險。加強監督機制，確保后勤資金規范使用，確保后勤工作規范化。同時，隨著改革的不斷深入，后勤的規章制度也不能一成不變，而要隨著工作需要不斷完善發展。如將單位公車承包給駕駛員，包括工資、維修、用油等，可以大大提高駕駛員的服務熱情，同時又可以壓低用車成本，達到單位與職工收入雙贏的目的。

除了完善管理的規章制度，也要完善后勤內部的激勵機制。為后勤工作的開展提供便利的工作環境和條件，加強科研機構和后勤部門內部的交流與溝通，確保在日常的后勤工作中，實現工作任務的量化，提升后勤管理人員的執行力。同時，在推進后勤精細化管理的過程中，要結合科研機構具體情況，建立科學的內部激勵機制，切實實現獎懲分明。對工作成績突出或者做出特別貢獻的工作人員，應當通過一定的物質獎勵、精神鼓勵和職位晉升進行嘉獎，以激發后勤部門工作人員的工作積極性和創造性。

（五） 創新后勤管理平臺

隨著物聯網和5G技術的逐漸普及，后勤管理也應創新思路，推動科研機構后勤管理信息化。以往后勤與物業等工作人員與科研人員和學生的信息交流主要在線下進行，效率低下，也無法將消息第一時間通知到每個人。互聯網具備實時便捷的特點，在信息的發送、收集和反饋方面具有很大的優勢。在互聯網高速發展的時代下，后勤工作也應該緊跟時代潮流，充分利用新媒體技術和互聯網技術建立后勤管理平臺，例如后勤管理部門創建專門的微信公眾號進行服務信息的及時推送、設施檢修的報送和相關需求的調查、失物招領與意見反饋等工作。隨著后勤管理信息化水平不斷提升，可以建立后勤管理的數據庫，后續工作利用后勤工作不斷積累的數據進行大數據分析，為后勤各項工作進行分析與預測，并為工作方法的改進提供依據，進而提升后勤工作的效率與認可度。

六 結語

綜上所述，科研機構的后勤工作與機構的科研水平和整體風貌息息相關，隨著科研院所學術水平的發展，科研機構后勤管理發展速度也在不斷加快。同時，科研機構當中后勤職能的充分發揮，也為科研環境的優化提供必不可少的保障，從而吸引更多高層次人才的加入，以促進科研機構的持續發展。因此科研機構應當加強對后勤工作的重視，提升后勤人員的綜合素質，加強后勤隊伍建設，完善后勤工作的規章制度，充分運用互聯網和新媒體技術，提升后勤工作整體水平。