專業(yè)認證背景下二級學院教學檔案管理工作探究

李洋

（河海大學，江蘇 南京）

一 引言

工程教育專業(yè)認證是對高等教育機構(gòu)設(shè)置的工程類專業(yè)教育制定的專門認證。工程教育專業(yè)認證旨在保證工程類專業(yè)教育的人才培養(yǎng)質(zhì)量，提升工程類人才對工業(yè)建設(shè)和社會產(chǎn)業(yè)發(fā)展的適應程度。2006年，工程教育專業(yè)認證的試點工作啟動，受到了國內(nèi)高校的廣泛響應。中國民航大學[1]基于交通運輸專業(yè)工程教育認證，提出了采用反向設(shè)計方法構(gòu)建課程體系結(jié)構(gòu)、不斷改進課程體系與畢業(yè)要求對應關(guān)系和建立基于成果導向的課程達成度評價方式三種優(yōu)化課程的方法。湖南工程學院[2]基于工程教育專業(yè)認證的電氣工程及其自動化專業(yè)課程體系的構(gòu)建，闡述了課程體系的具體安排，實踐效果良好。南華大學[3]基于中國工程教育專業(yè)認證標準，重點闡述了實踐課程體系的構(gòu)建，以及本專業(yè)在課程體系改革方面的主要舉措等，為其它院校工科專業(yè)參與工程教育專業(yè)認證課程體系構(gòu)建提供了參考依據(jù)。通過工程教育專業(yè)認證工作的持續(xù)推進，促進了專業(yè)和學科的發(fā)展建設(shè)，提升了高等院校的教育質(zhì)量，提高了我國的工程教育辦學水平[4,5]。

專業(yè)認證的三大先進理念分別為：學生為中心、成果導向和持續(xù)改進[6]。其中持續(xù)改進機制中的重要組成部分就是教學過程質(zhì)量監(jiān)控機制。而作為直接記錄教學過程、教學實踐活動的教學檔案，是專業(yè)認證中評估學校教育管理質(zhì)量和教師教學研究水平的重要依據(jù)。只有對高校教材匯編、典型案例、成績冊、科研成果、社會實踐等大量教學資料進行綜合分析，才能對教學管理水平給予客觀、公正和全面的評價，才能對教學過程質(zhì)量進行有效的監(jiān)控和反饋。因此，在工程教育專業(yè)認證的背景下，教學檔案工作過程中存在問題和挑戰(zhàn)，完善教學檔案的建設(shè)和管理具有必要的價值和意義。

二 教學檔案在專業(yè)認證中的重要性

近年來，隨著“雙一流”等學校學科建設(shè)的不斷開展，各級各類高校規(guī)模不斷壯大，學科門類體系不斷完善，二級學院教學工作和管理系統(tǒng)逐步完善，二級學院的教學檔案工作成為高校教學檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[7]。教學檔案是在教學研究管理工作中，形成的紙質(zhì)文檔、電子資源、圖片視頻等各類形式并且具有保存價值的文件資料，是教學過程中教學方法、教研探究、教學改革和教學管理等各個環(huán)節(jié)的記錄[8]。教學檔案是專業(yè)認證工作的重要依據(jù)，是教研過程從計劃實施、信息反饋到管理完善的真實反映，更是專家對于工程教育專業(yè)認證考查的重點參考資料。

在專業(yè)認證過程中，評估專家一項重要的工作就是通過查閱相關(guān)的檔案材料，全面直觀系統(tǒng)地考察高等院校的教學條件、教學質(zhì)量和教學效果，從而對相應的專業(yè)認證指標進行客觀評價。通過審閱原始教學檔案，了解學校的辦學質(zhì)量，從而做出專業(yè)客觀的認證評價。例如說明“教學建設(shè)與改革”這項指標時，學科發(fā)展階段性的評估材料、課程建設(shè)的申報材料、新增專業(yè)的備案材料等都成為認證指標的審閱基礎(chǔ)；評價“辦學指導思想”該指標時，通常以辦學思想規(guī)劃、周期性工作計劃和總結(jié)、典型會議紀要等作為重要依據(jù)。所以，完整豐富、詳細有序的原始教學檔案是專家評估考察時極具說服力的原始證據(jù)，真實體現(xiàn)了學校和二級學院的教學思想和教學成果，在專業(yè)認證中的關(guān)鍵作用是其他基礎(chǔ)資料不可替代的。

三 教學檔案管理中存在的問題

（一） 重視程度不高，管理職責不明晰

首先，院系教學檔案管理的思路不明確、制度不完善，容易造成教學檔案的管理混亂。未建立清晰科學的規(guī)范和制度，容易出現(xiàn)責任規(guī)定不明晰、實際執(zhí)行不到位等現(xiàn)象，導致檔案記錄不詳細、歸檔混亂、借還記錄不完整等問題，檔案材料的真實性和原始性難以體現(xiàn)，無法保證教學檔案的完整性和有序性，不適應工程教育專業(yè)認證對于原始資料的基礎(chǔ)需要。在二級學院的實際工作中，教學檔案工作往往沒有受到足夠的重視，執(zhí)行效率不高、檔案內(nèi)容不完整、管理不規(guī)范是常見的問題，同時對管理過程中的收集、歸檔、查閱等細節(jié)過程缺少詳細的規(guī)范，各個環(huán)節(jié)的責任職能缺少落地，影響了檔案管理的長期高效有序推進。因而，正確的檔案管理意識、科學的規(guī)范制度標準、明晰的管理職責劃分是提升二級學院教學檔案管理工作的重要保障。

其次，二級學院對于教學檔案的服務(wù)型價值認識和重視程度不夠深刻。從某種程度而言，教學檔案管理往往只重視材料的收集而忽略了材料的升華，教學檔案利用不夠深入有效，缺乏總結(jié)反饋機制[9]；只重視材料的收集管理而忽視了材料的服務(wù)性和利用性，多數(shù)檔案歸檔后也基本不再使用和總結(jié)，“重存輕用”現(xiàn)象普遍存在，沒有體現(xiàn)教學檔案應有的實踐價值。如果能積極通過對教學檔案的總結(jié)反饋，對教學科研的各個環(huán)節(jié)進行反思，能夠有效發(fā)現(xiàn)教學實踐中存在的有效經(jīng)驗和潛在問題，得到對課程安排、教學實施、教師培養(yǎng)等有參考價值的結(jié)論，從而發(fā)揮教學檔案的價值作用，推進教學檔案質(zhì)量的提升，提高教學檔案管理的完善，促進教學水平的發(fā)展，推動整個教研工作系統(tǒng)的良性循環(huán)。

（二） 缺少專業(yè)化的檔案管理人員

二級學院的檔案管理過程中，由于編制缺乏等原因，二級學院教學檔案管理人員普遍不是專業(yè)出身，由學院教務(wù)人員兼任，從而導致檔案管理專業(yè)化水平整體不高。隨著招生規(guī)模的擴大，各高校學生人數(shù)和教學班級大幅增加，產(chǎn)生的教學文件資料數(shù)量呈幾何級數(shù)增長，在人員極度匱乏的前提下，數(shù)量龐大的教學檔案給管理工作帶來的嚴峻的考驗，兼職管理人員在歸檔效率和管理能力上不能完全適應，非專業(yè)化的檔案管理形式難以滿足教學檔案管理的實際需要。

同時，學校對教學檔案管理人員的指導培訓不足，管理人員之間經(jīng)驗交流不順暢，導致檔案管理人員對檔案管理的基本技能缺乏了解，難以適應愈發(fā)專業(yè)化、高效化的管理要求，可能會導致檔案收集歸納過程中易出現(xiàn)誤差，例如缺少對原始檔案憑證的收集、檔案內(nèi)容不明確、劃分不合理、檔案材料不規(guī)范、缺少科學的歸類統(tǒng)計等問題，對于后期材料的升華反饋和學科專業(yè)的認證評估造成了阻礙和影響。在專業(yè)認證的背景下，對檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、有序性提出了更高標準，檔案質(zhì)量的不完善無法滿足專業(yè)認證的要求。非專業(yè)化或?qū)I(yè)培訓不足的人員對教學檔案管理的實踐改革完善缺乏創(chuàng)新意識，無法應對專業(yè)認證背景下對檔案管理工作帶來的新挑戰(zhàn)，造成二級學院教學檔案質(zhì)量難以提高，教學檔案管理水平無法提升等問題[10-12]，不利于二級學院教研管理工作的健康發(fā)展和學科專業(yè)認證的順利進行。

（三） 教學檔案現(xiàn)代化管理程度低

目前高等學校二級學院的教學檔案收集、建立、歸檔幾乎由教學秘書一人全程承擔，且?guī)缀蹙鶠榧堎|(zhì)材料，人工操作，加之工作繁多無法及時統(tǒng)計教學檔案的收集情況，只有教師主動歸檔才會對檔案進行統(tǒng)計，而很多老師因重視程度不高或檔案意識淡薄，往往不會主動歸檔或者歸檔材料不完整，從而造成教學檔案的缺失。目前對于二級學院教學檔案的管理，尚未建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，教學檔案的管理基本人工化[13]，缺乏信息化電子管理系統(tǒng)的支持，檔案管理效率難以提高，無法形成科學系統(tǒng)的檔案管理體系；同時一旦出現(xiàn)人員崗位調(diào)換，管理工作的正常延續(xù)則存在困難，不利于檔案管理的質(zhì)量保障，難以滿足教學檔案的服務(wù)型需求。

大數(shù)據(jù)時代的背景下，信息化的管理手段的應用是必然趨勢，目前高校或者二級學院采用電子現(xiàn)代化平臺進行信息管理的應用越來越廣泛，可以有效提升學校事務(wù)管理的高效性和準確性。因而，教學檔案管理工作的信息化程度低，會使教學檔案管理工作難以適應教學工作的發(fā)展和專業(yè)認證的高標準需要，難以適應學校或二級學院整體工作的現(xiàn)代化發(fā)展模式，使得教學檔案工作在教研系統(tǒng)中的實際價值削弱，不利于二級學院學科專業(yè)水平的良性發(fā)展。

四 加強教學檔案管理的措施

（一） 強化管理意識，規(guī)范制度建設(shè)

思想上，加強教學檔案管理意識，自上而下各級人員對于檔案的重視程度決定了管理工作的實施進程，決定了教學檔案的最終質(zhì)量，對于二級學院的檔案管理建設(shè)起到?jīng)Q定性的基礎(chǔ)作用。學校或二級學院積極開展對各級教職人員教學檔案工作重要性的宣傳，增強教職工的教學檔案意識，切實從專業(yè)發(fā)展和人才培養(yǎng)的角度來認識教學檔案工作的關(guān)鍵作用，形成準確記錄、主動歸檔的檔案意識和完善保存、專業(yè)統(tǒng)計的管理意識。同時，樹立教學檔案“存用并重”的管理意識，不僅重視資料的積累和保存，還要加強教學檔案有效深入的利用[14]，定期進行教學檔案內(nèi)容的總結(jié)升華，將檔案管理中出現(xiàn)的問題和經(jīng)驗及時反饋到教學和科研的實際工作中，最大程度地實現(xiàn)教學檔案對于教研工作查漏補缺和優(yōu)化完善的建設(shè)性推動作用，充分發(fā)揮教學檔案對于學科建設(shè)和專業(yè)發(fā)展的重要價值意義。

明確的制度規(guī)范有利于提高檔案管理的準確性和高效性。教學檔案工作必須建立一套合理科學的管理制度，理清檔案管理的行動框架，明晰檔案管理的基本原則，明確各單位各流程工作的職能分配，在收集資料、檔案整理、總結(jié)反饋等各個環(huán)節(jié)落實管理規(guī)范，對教學檔案具體的收集、歸檔、保存和借閱等細節(jié)工作，應給予明確的規(guī)定，確保教學檔案管理工作環(huán)環(huán)相扣、逐步落實。教學檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，應納入教學管理制度及其各級教學管理人員的崗位責任制中，使得教學檔案工作各個環(huán)節(jié)落地到個人，強化每位教職人員的檔案管理規(guī)范意識，確保歸檔的及時性和完整性，從而提高資料收集的效率和檔案的準確性，也便于教學檔案管理問題的快速落實和高效解決。因而，強化管理意識和制度意識可以確保院系教學檔案的正確性和完整性，提高教學檔案的管理效率和水平，推進學科發(fā)展和專業(yè)建設(shè)，為工程教育專業(yè)認證提供可靠的材料支撐。

（二） 提高教學檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在專業(yè)認證的背景下，管理人員需要強化檔案管理工作意識，加強對評價指標體系的理解和研究，將相關(guān)認證指標的標準與教學檔案各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，探究教學檔案在新課題、新背景下的新挑戰(zhàn)，及時調(diào)整管理工作中的缺陷和問題，敢于創(chuàng)新和突破，在教研工作的實踐中提高教學檔案管理水平。教學檔案具有專業(yè)性、分散性、周期性、多樣性、系統(tǒng)性和時代性等特點[15]，這對于檔案人員收集檔案、材料歸納、系統(tǒng)總結(jié)等各個環(huán)節(jié)提出了標準和要求，要求教學檔案管理人員除了掌握分類、整理和歸檔的基礎(chǔ)專業(yè)知識外，形成科學化、系統(tǒng)化的管理手段，學會根據(jù)教學檔案的特點制定合理有效的管理方式，緊密結(jié)合二級學院的學科專業(yè)建設(shè)實現(xiàn)檔案管理能力的突破，還需要緊跟時代步伐，努力學習現(xiàn)代化、信息化的手段，不斷提高檔案管理水平，提升教學檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。

學校和學院需要積極針對性地開展教學檔案管理的專業(yè)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化相關(guān)方面的培訓，定期開展和組織檔案管理人員之間的經(jīng)驗交流會，強化檔案管理人員對教學檔案管理相關(guān)專業(yè)知識的熟悉掌握，提升信息化檔案管理的專業(yè)技能。檔案管理人員應始終保持自覺學習和完善業(yè)務(wù)素質(zhì)的積極性，在管理日常的工作中總結(jié)吸取經(jīng)驗教訓，從理論和實踐兩方面促進管理方式和手段的提升。同時，專業(yè)檔案人員應逐漸形成主動服務(wù)的管理意識，將被動的檔案收集整理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臋n案管理反饋機制，便于教學檔案主觀能動下的有序推進，提升教學檔案的服務(wù)作用和利用價值。管理人員的專業(yè)素質(zhì)始終是提高教學檔案質(zhì)量的關(guān)鍵保障和強大支撐，能夠根本上真正推進二級學院檔案管理的專業(yè)化水平，能極大程度地推進教學檔案的質(zhì)量發(fā)展，為專業(yè)認證提供有力保障，實現(xiàn)教研工作管理水平的實質(zhì)性發(fā)展。

（三） 教學檔案管理工作技術(shù)化和現(xiàn)代化

隨著多媒體教學方式的開展和電子化教學資源的增加，電子化教學檔案愈加增多，對教學檔案工作的現(xiàn)代化提出了必然要求，同時計算機技術(shù)的發(fā)展為技術(shù)化信息化的教學檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)，符合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢。電子化教學檔案具有龐大、完整的檔案信息庫，儲存空間廣闊、材料分類明確、信息檢索簡單、查閱反饋便捷，能夠有效提高教學檔案管理的效率，減少了人工管理帶來的歸檔誤差、資料丟失、人力浪費等問題。推進教學檔案管理技術(shù)化和現(xiàn)代化，是體現(xiàn)教學檔案對于學科發(fā)展的服務(wù)價值，實現(xiàn)教學檔案高效科學管理的重要工作[16]。

將信息化的管理技術(shù)引入到具體的教學檔案管理工作中，需要加快網(wǎng)上教學檔案管理服務(wù)平臺的建設(shè)。二級學院的教學檔案數(shù)據(jù)庫和管理平臺建設(shè)應遵循實用性、多樣性、前瞻性的原則，結(jié)合學院教學檔案的管理特性，對教學檔案的文字、圖像等資料進行數(shù)字化處理存儲于數(shù)據(jù)庫，建設(shè)功能全面、操作便捷的管理系統(tǒng)平臺，提高信息化管理平臺的針對性和可操作性，從而滿足教學檔案的利用和管理要求，提高整體工作效能。同時保證網(wǎng)上教學檔案管理平臺的智能化，實現(xiàn)教學信息資源多元化、規(guī)?；⒆詣踊c教研工作的多個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息的互通和反饋。通過網(wǎng)絡(luò)教學檔案管理平臺的建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案收集、系統(tǒng)化檔案統(tǒng)計、實時化查詢管理以及與二級學院的檔案信息共享支撐，能夠真正發(fā)揮教學檔案的實效作用，促進學科和專業(yè)的良性發(fā)展，提升教學管理的現(xiàn)代化水平。管理技術(shù)化和現(xiàn)代化是專業(yè)認證背景下的迫切需要，是教學檔案工作長遠持續(xù)發(fā)展的有效保障。

五 結(jié)論

基于專業(yè)認證學生為中心、成果導向和持續(xù)改進的三大理念，本文為持續(xù)改進工程教育專業(yè)認證，提高教學檔案工作在新課題下的管理水平提供了理論依據(jù)與方法參考。作為教學過程質(zhì)量監(jiān)控重要組成部分的教學檔案，是高校二級學院教研體系的真實記錄，是衡量教學質(zhì)量、教研系統(tǒng)管理水平的基礎(chǔ)，是工程教育專業(yè)認證的最原始和真實的資料依據(jù)；但教學檔案管理中存在重視程度不高，管理職責不明晰、缺少專業(yè)化的檔案管理人員和教學檔案現(xiàn)代化管理程度低等問題，影響了教學檔案的質(zhì)量和檔案管理水平的提升，不利于專業(yè)認證的順利推進，限制了學科建設(shè)和教研水平提高的進一步發(fā)展。針對這些二級學院教學檔案管理中存在的現(xiàn)狀問題，在專業(yè)認證背景的要求下，提出了強化管理意識，規(guī)范制度建設(shè)、提高教學檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和促進教學檔案管理工作技術(shù)化和現(xiàn)代化等建議，從思想上、人員上、技術(shù)上三個方面強化檔案管理意識，增強檔案人員專業(yè)管理素養(yǎng)，推進網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺建設(shè)，從而實現(xiàn)二級學院教學檔案科學化管理，有利于提升教研工作的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)教研管理系統(tǒng)的良性建設(shè)，推動學科和專業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。隨著“雙一流”等學校學科建設(shè)的不斷開展，健全和完善專業(yè)認證背景下二級學院教學檔案的高效化、規(guī)范化、科學化的管理工作具有非常重要的意義。