高職院校成績管理工作問題分析及優化措施探討

馮春霞，王璐

（南通職業大學，江蘇 南通）

一 引言

能力要有一個衡量硬性指標，在高校這一般是用成績來衡量[1]。成績是學生學習效果的肯定和直接表示，與學生的利益息息相關，是在校學生的評優、入黨、轉專業、推薦本科和申報各類獎學金時重要的借鑒指標，學生申請助學貸款、申請出國深造乃至畢業后入職，成績也是重要的參考指標。成績管理工作的準確性和嚴謹性也顯得尤為重要。成績管理工作是高等學校教學管理工作的重要組成部分，成績對教師教學質量評價和學校教學改革的推進有著重要的意義。隨著高校招生規模的不斷擴大和信息技術在高校教育事業中的應用，各個高校都建立了各自的教務管理系統，這些系統大大方便了高校管理人員的日常工作，同時也積累了大量教學數據[2]，使得高職院校成績管理工作難度加大，如何克服困難，優化成績管理工作值得教務管理人員探討和研究。

二 高職院校成績管理工作內容和特征

（一） 高職院校成績管理工作的具體內容

成績管理工作是高校教學管理工作的重要環節，涵蓋了教學管理的諸多方面，涉及面廣，內容豐富復雜。

（1）期末成績錄入。這是成績管理工作最基本的一個環節，以南通職業大學2019年第一學期期末考試數據為例，全校三個年級共有508個班級、594門課程、3987個班次期末考試，期末成績錄入工作量大，且錄入時間比較集中，期末成績及時準確的錄入是后續補考重修等各項工作的根本保證。

（2）補緩考和重修成績的錄入。根據對期末成績的整理分析從而明確補考和重修是高校成績管理工作的關鍵所在。以南通職業大學2019年第一學期補緩考數據來看，共有3493人次考試，其中三個年級參加考試的人數是2012人，考試課程數是255門。補緩考和重修的工作量也較大，成績錄入等同于期末考試。

（3）免修和學籍異動成績處理。高職院校中一部分學生是從職業高中或者中專升入大專，大專的部分課程或者類似課程已經修過，這部分課程可以申請免修；根據國家《退役士兵安置條例》的文件精神，退伍學生的體育、軍事訓練實踐和畢業實習等課程可以申請免修獲得相應學分。有些學生在高中時外語是主修非英語的小語種，而大學英語課是高職院校的公共必修課，這部分學生可以根據學校規定和自己小語種的學習水平申請免修大學外語課程。高職院校產教融合、校企合作和現代學徒制等優質辦學特色下，學生在企業所修課程與本校教學培養方案中的相應課程需辦理課程替換取得學分。另外，復學、留級和轉專業等校內學籍異動學生的課程處理，交流生的課程替換，留學生和中外合作班學生的中英文成績單的特殊要求等等，都是成績管理工作的重要組成部分。

（4）成績更改維護。高校學生的成績和學生的利益關系密切，當系統中學生的成績數據出現偏差或異常等情況時，為了保護學生的利益要根據調查的實際情況嚴格按照程序對錯誤的成績數據及時進行修改與維護。要及時維護系統中教學計劃變更課程的學生成績，防止影響學生的補考或重修。

（5）成績導入。高職院校的學生“1+X”證書和外語、計算機能力等級考試次數不受限，很多學生多次報名參加，為不影響學生下一步學習計劃和評優活動，及時更新導入學生考證成績十分必要。《軍事訓練》等全校學生全員參加的課程，成績數據巨大，手動錄入錯誤率高，為保證成績數據的準確性，這部分成績由成績管理人員分批導入成績管理系統。

（二） 高校成績管理工作的顯著特點

成績管理工作在高校教務管理工作中占有極其重要的地位，有著顯著的特點。（1）準確時效性。這是最重要的一個特點，成績是對學生學習質量和數量的一個直觀的評價，直接關系著學生學分的獲取和畢業與否，所以其準確性和嚴謹性也顯得尤為重要。任課教師在考試結束后必須按規定的時間及時錄入成績,若成績提交不及，會影響學生補考、緩考、重修，轉專業，評優等后續工作，所以，成績管理工作有著明顯的時效性。（2）復雜多樣性。高校成績管理工作涉及成績錄入、核對和變更等諸多環節。由于高職院校學生來源廣泛，有普招生、單招生、提前招生、注冊生、社招生、交流生和留學生等；學生休學復學、留級、轉專業等學籍異動頻繁；還有理論課程、實踐課程、必修課程、核心課程、選修課程、考試課程、考查課程、集中實習、校企合作課程等課程性質和方式的多樣化，這些方面都決定了高校成績管理工作不是簡單的成績數據匯總，而是一項繁重、復雜、多樣化的工作。（3）聯動共享性。教學管理是一項復雜的系統工程，它的各項工作關系緊密，互相作用，而成績管理是這系統工程的核心環節和最終的結果輸出[3]。教學計劃變更，學生學籍異動等都會影響到成績管理工作。學生成績是推動學校發展前進的公共資源，學生可以根據自己的成績調整學校方法，教師可以根據學生成績改進教學方法，教學管理部門可以根據學生成績對教師教學質量做出評價，推進教學改革進程。

三 高職院校學生成績管理過程中存在的問題及原因分析

高職院校生源復雜，成績也具有復雜多樣性的特點，所以成績管理工作同樣繁瑣復雜，過程中存在著影響成績管理工作質量提高的諸多問題。成績管理對學生的發展具有重要作用，反映出學校的管理水平，高校管理層只有及時發現高校成績管理工作中存在的問題并采取針對性對策才能夠進一步提升學生的成績管理水平[4]。

（一） 成績管理工作涉及面廣，工作量較大

伴隨我國高等教育的不斷發展和改革，高校招生人數明顯增長，跨校區辦學、多層次辦學、多校聯合辦學、校企合作辦學等新模式的涌現大大增加了成績管理的工作量和工作難度[5]。高校成績管理工作不只是期末成績、補緩考和重修成績的錄入維護，還包括學籍異動成績處理、教學計劃變更和錯漏成績的更改，等級考試成績的導入。由于高職院校不斷擴招，招生生源和形式多樣化，面對不同基礎的生源信息教學方式和考核方式也隨之多樣化，成績評定隨之多樣化，這些都增加了高校成績管理工作的難度和廣度。

（二） 成績管理工作人員不穩定，業務水平有待提高

一般高職院校的成績管理一線人員學歷較低，有些是人事代理人員，工資待遇不高，職稱評審受限，而且有的成績管理人員是教學秘書兼職，由于教學秘書兼有其他工資，工作時存在應付心理，不出大錯，也不力求精致，這些無疑都阻礙了成績管理工作質量的提高。許多教學秘書是文科專業出身，對成績管理工作和成績管理系統所涉及的專業比較陌生，現需現學，現學現賣，沒有經過專業的培訓，工作浮于表面，精度不高，深度不夠。為了自身發展需要，教學秘書工作流動也是常有現象，成績管理隊伍人員經常變動不利于成績管理工作的精準穩定。

（三） 成績相關人員之間缺乏溝通融合

成績管理的主體包括學生、任課教師和工作人員。學生選課沒有成功卻依然上課，或者選好課又不想上了，沒有及時到教學部門辦理退選；老師沒有按規進行課堂考勤，沒有及時確定本課程選修名單，期末錄成績發現名單有出入也沒有及時和教學部門溝通；成績管理人員發現學生沒有成績或異常也沒有及時和任課教師溝通等等，這一系列自認為的現象都會導致成績錯錄、漏錄，都會給后續成績管理工作增添很多不必要的問題和麻煩。

（四） 成績管理系統沒有及時更新，利用率不高

據調查，很多院校的成績管理系統是多年前購買的，不能適應現行的教學培養方案，系統中部分功能缺失，成績管理人員在運用過程中發現系統部門功能和本校教學管理制度不符，但是系統維護更新的費用巨大，相當于購買整套系統的費用。系統不能及時維護更新，系統問題逐年顯現。再加上，系統中有些功能自買來就沒用過，成績管理工作人員變更后，軟件開發人員沒有跟蹤培訓，部分功能不會用或運用不規范，很多成績數據靠人工處理。期末成績、補緩考成績和重修成績錄入時間比較集中，工作量較大，但是由于系統陳舊，而且同時間段學生查詢成績也比較頻繁，成績系統經常會處于相當緩慢或短時間癱瘓現象，錄入效率較低，錄入準確率也會受到影響。

（五） 學籍異動頻繁，教學計劃變更制度不完善

據調查很多高職院校每學期都會有一定數量學籍異動的學生。以南通職業大學2019年第一學期學生學籍異動情況為例，這學期有43名學生復學（其中包括28名退役復學的學生），39名學生留級，還有4名學生轉專業。另外，還有少數學生因故退學或者轉學，由于每學期學籍異動的學生數量較多，特別是復學的學生，由于退伍時間或者生病康復時間不同導致學生會陸陸續續回校復課，部分學生課程不能及時處理，從而使得一些需要補修的課程不能及時得到補修。另外，高職院校教育的特殊性，在產教融合教育理念下，有部分學生參加學徒制班或者企業特殊要求班，參加了企業部分課程的學習，從而涉及到教學計劃的變更，這部分的課程處理也欠規范化。

四 優化高職院校成績管理工作的建議

（一） 建立健全成績管理相關規章制度并嚴格執行

工作過程只有標準化和規范化了，才能保證高質量、高效率的完成。成績管理工作是保障教學順利進行的重要手段與途徑，對優化教風、學風、考風，提高教學管理水平和教學質量具有重要意義[6]，成績管理工作是一項原則性和責任感極強的工作，制定完善合理的成績管理規章制度和工作流程，對保證成績管理工作公平公正的開展具有重要意義。成績管理制度和工作流程要根據本校的實際情況做實做細，明確每個工作環節的具體步驟，從教師授課、學生選課到試卷命題批改方案，從期末成績到補緩考、重修成績評定標準和成績錄入管理辦法，從學籍異動學生的成績處理、課程補修的標準規范到學徒班、中外合作班、交流生的課程替換原則等。再規范、再健全的制度如果執行力不強也只是一個“擺設”，只是“空雷”，所以成績管理工作制度和流程要公開化并加強宣傳，保證每位老師和學生都知曉成績管理的工作內容、規章制度和步驟程序。學生干部是學校建設、改革、發展的重要力量，是學生管理工作的重要組成部分，在成績管理工作制度和流程宣傳工作上起著紐帶橋梁的作用[7]，充分激發學生干部的作用，老師、學生和負責成績管理的工作人員共同參與成績管理工作和監督，各司其職，責任明確，工作程序規范，有規可循，并做到執規必嚴，違規必究，這樣避免了高校成績管理工作的盲目性，使得高校的成績管理工作規范化，制度化。

（二） 加強二級管理，分解細化成績管理工作

據調查，很多高職院校教務處的成績管理人員只有一名，除了成績管理工作之外還兼有其他教學管理工作。而且期末成績的整理核對、輸出分析、學籍異動學生的課程處理，補修、免修和特殊類學生群體的課程替換工作等大部分成績管理工作都在教務處統一辦理，這樣，無疑加大了工作量，導致成績處理不準確、不及時，降低效率。所以細化成績管理工作，加強校院分級管理，完善二級學院自我成績管理體制迫在眉睫。制定成績管理制度的時候，要明確教務處與二級學院的職責，調動成績管理環節中的每個相關角色的積極性。二級學院領導和教務處領導要定期檢查監督，保證成績的準確性和客觀性。

（三） 及時維護更新成績管理系統并充分利用

近年來，信息技術迅猛發展，深度融入社會、生活、教育、文化等各個方面，推動社會生產的變革[8]。在教育領域，教育信息化建設如火如荼地開展[8]。教學管理信息化使得教學管理工作更加便捷，以計算機技術、信息技術為基礎的成績管理系統的運用十分必要。成績管理系統規范、充分地利用可以有效提高成績管理工作的效率和準確性，大大提升教學管理水平。成績管理人員要在日常工作中充分利用現有資源，不斷發掘成績管理系統的新功能，在系統運用過程中遇到的實際問題或者對系統的新需求要及時反饋給系統管理人員并尋得解決辦法，不斷完善成績管理系統的功能。鑒于系統陳舊，急需更新維護，這方面學校要給與大力支持，一個合格的、先進的、穩定安全的成績管理系統是高校成績管理工作正常運轉的重要保證，既能減輕教學管理人員的工作量、提高工作效率，還能使高校成績管理工作更加規范化和科學化。所以，高校要不惜費用及時更新維護或者研發成績管理系統，并請專業的系統管理人員對本校負責成績管理的工作人員（特別是新變更的工作人員）及時跟蹤培訓，確保成績管理系統的正常高效運行。

（四） 打造一批穩定高素質的成績管理團隊

成績管理工作需要踏實的工作態度，細致的工作作風[9]。隨著招生規模的擴大，成績管理工作越來越繁重。成績管理工作繁瑣復雜，工作人員從了解、認識成績管理工作到熟悉精通需要較長的時間，所以要盡量避免成績管理人員的變更。從二級學院到學校層面，精心選擇有責任感、有耐心、能熟練運用辦公自動化自化軟件，最好是有一定計算機專業基礎知識的人員，作為成績管理的儲備人員，進行嚴格的培訓。

一是思想意識培訓。從事成績管理工作的人員做好打持久戰的準備。成績關系學生的切身利益，成績管理工作務必講求原則，嚴謹規范，務實求真。從事成績管理工作的人員要有服務意識，要以服務者自居，而不是管理者。成績管理人員面向全校的老師和學生展開服務，要以服務者的心態不厭其煩地解決教師和學生提出的任何有關成績管理方面的問題和突發狀況。同時成績管理人員還要有團隊意識。成績管理工作不是成績管理人員一個人的事情，涉及到全體學生和任課教師，任何一個環節出錯都會動搖到整個成績管理工作的穩定性。各二級學院和教務處的成績管理人員之間也要保持良好的溝通，定期交流，組成一個堅實穩固具有良好政治素養的成績管理團隊。

二是業務水平培訓。從事成績管理工作的人員首先要精通成績管理的各項規章制度，成績處理的步驟程序，以及成績管理過程中突發事件的應對策略。同時，成績管理人員要有一定的計算機基礎知識，有軟件應用能力、數據處理能力。也可以組織成績管理人員到兄弟院校學習交流，互學共長。

成績管理工作枯燥乏味且任務繁重，工作人員容易出現消極情緒，怠慢工作。學校可以推行獎勵機制，或者設置績效考核制度，調動成績管理人員的工作熱情，保障成績管理工作高質量穩定開展。

五 結語

高職院校的成績管理工作體現著學生的學習效果，關系著教師的教學成果，對推動整個教學管理有著重要的意義，學校和成績管理人員應該充分認識成績管理工作的重要性，完善和熟悉成績管理工作的標準和規范。成績管理人員要不斷學習，強化求真的工作思想、謙虛的服務意識，團結合作的團隊意識，利用業余時間多多給自己“充電”，努力提高自身的業務水平，使成績管理工作標準化、規范化、科學化。