基于信息化的財政檔案管理創(chuàng)新研究

朱海仙

摘? ?要：現(xiàn)今每一項社會活動都需要財政的支持與管理，財政局需要發(fā)揮下屬科室的工作能力，結(jié)合科技與信息的發(fā)展，更高質(zhì)量地完成檔案管理任務。鑒于此，本文主要介紹了財政檔案管理在信息化逐漸成熟環(huán)境中的創(chuàng)新途徑， 財政是社會運行的基礎(chǔ)，信息是社會價值的體現(xiàn)，在電子信息時代，數(shù)據(jù)和信息的價值暴增，許多行業(yè)的工作方式也由此發(fā)生了改變，財政部門掌握著社會發(fā)展的命脈，也要遵循信息化發(fā)展要求，積極對檔案管理進行創(chuàng)新調(diào)整，從而使工作內(nèi)容和工作方法更符合信息時代的特點。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 財政檔案? 信息化管理

中圖分類號：F27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0161-02

1? 推行財政局檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展的意義

社會的快速進步，意味著需要更多的財政經(jīng)濟支持才能維持穩(wěn)定的社會狀態(tài)。但面對需求巨大的財政問題，以往的財政檔案管理方法逐漸顯得力不從心。當前，社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，更多中小企業(yè)和個體戶的出現(xiàn)增大了財政局的檔案信息內(nèi)容，故而財政檔案管理工作的效率也開始變得緩慢。故而，檔案管理的信息化創(chuàng)新是必要的工作任務，其不僅可以優(yōu)化政府機關(guān)的工作模式，還能為國民提供更完善的服務，帶領(lǐng)更多企業(yè)實現(xiàn)技術(shù)和管理上的突破。在信息化和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的作用下，檔案管理部門可以收集和保管更多的信息和數(shù)據(jù)，并能夠利用軟件計算、深度挖掘這些信息的內(nèi)在價值。

2? 財政檔案管理信息化創(chuàng)新需要解決的問題

2.1 人員技術(shù)水平不足的問題

信息化發(fā)展主要是基于計算機、編程、數(shù)據(jù)庫等高新技術(shù)，而這些技術(shù)偏重于專業(yè)化和高智能化，與現(xiàn)階段財政局的大齡化人員組成形成一定矛盾。以往的檔案管理工作并不需要高深的技術(shù)，并且部門中的資深員工都已經(jīng)在傳統(tǒng)體系中工作很久，對新知識新技術(shù)的學習能力和接納能力比較薄弱，很難有效掌握信息化技術(shù)。此外，部分財政檔案管理部門會聘請一些臨時工或其他部門兼職者做一些較為簡單的檔案整理工作，但如此就可能導致工作質(zhì)量難以保證，進而為檔案管理的創(chuàng)新改革帶來了阻礙。

2.2 設(shè)施和硬件落后

工具是執(zhí)行檔案管理信息化的必要依靠，如果缺少設(shè)施或硬件，則會對財政局的信息化推進和科學化部署造成阻礙。現(xiàn)有的檔案管理科室由于資金不足和管理滯后，依然使用大量落后的、普通的配套設(shè)施，而將檔案從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到電子硬盤也成為一項極為龐大而困難的工程。很多檔案只能靠有限的、運算速度較低的計算機進行人為輸入，這明顯不利于財政部門工作的快速轉(zhuǎn)型。

3? 財政局檔案管理的創(chuàng)新途徑分析

3.1 針對檔案管理各項工作內(nèi)容重新進行統(tǒng)籌規(guī)劃

信息化革新意味著工作方式和管理理念也必須做出改變，財政局高層管理者必須要認識到統(tǒng)籌規(guī)劃的重要性，并對檔案管理工作進行推陳出新，全面優(yōu)化財政檔案管理的相關(guān)細節(jié)。

（1）對管理職能、工作任務和資金流動等進行科學設(shè)計，啟動資金和工作職能是實現(xiàn)工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)，前期需要將重點轉(zhuǎn)移到管理規(guī)范制訂和基礎(chǔ)建設(shè)撥款等方面，以此減少職能的重復和資金的浪費。在辦公室內(nèi)準備好計算機、掃描儀、檔案素材、辦公軟件、信息系統(tǒng)等。

（2）對檔案管理科室的責任制分配，使員工能通過縱向管理和橫向合作形成更為完整和諧的整體，并為員工委派具體任務模塊，使人們在主觀意愿和客觀激勵的共同作用下更出色地完成檔案的分類管理、快速錄入和合理保存等職能。

（3）對員工進行指導培訓。能力是決定結(jié)果的主要因素，針對信息化的檔案管理操作自然要經(jīng)過學習—熟悉—應用的流程。財政局可以發(fā)揮內(nèi)部高等級人才的知識能力，幫助員工學習更精深的技術(shù)能力，或是聘請專家對檔案管理軟件和其他操作進行講解，以此保證知識與能力的不落后。

3.2 規(guī)范日常檔案管理信息化工作內(nèi)容

財政局檔案主要以票據(jù)、賬目、會計核算、合同文書、紙質(zhì)材料、音頻錄像等類型為主，并且不同機構(gòu)的檔案管理室的工作方式也是不同的。而在信息化背景下，財政局應重新對檔案內(nèi)容進行劃分，講求細致、系統(tǒng)，并為相關(guān)管理人員制定分類、掃描、錄入、保管等流程，并結(jié)合操作要求在盡量保證原件完整的情況下保證工作質(zhì)量，提高工作效率。

在日常計算機信息錄入環(huán)節(jié)，需要保持工作空間的潔凈，保證每位工作者擁有對應的檔案柜、工位和帶密碼的計算機，以此避免人為因素對檔案管理的破壞。此外，要積極推進系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫的建成，這既是檔案信息化建設(shè)的最終歸屬，也是對當前檔案查缺補漏、科學整理、信息共享的主要工具，在模擬化的數(shù)據(jù)庫中查閱檔案和分析數(shù)據(jù)，可以方便財政信息管理和原始資料的保存。

3.3 提高檔案保管和保密質(zhì)量

財政檔案管理多與相關(guān)利益人和責任人關(guān)系極大，故而必須要提高基層管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，在檔案信息化建設(shè)過程中要嚴格履行檔案保管和保密的職責，遵循國家、行業(yè)與財政部的各種規(guī)定和要求。

首先，應該建立原件保管室和電子掃描錄入辦公室，實現(xiàn)工作職責的分化和管理職能的細分。其次，為進一步發(fā)揮人員的力量，保證檔案管理創(chuàng)新的順利進行，財政部需要閱讀和鉆研《檔案學》《管理學》等專業(yè)學科，也要遵守《中華人民共和國檔案法》《檔案行政許可規(guī)定》等法律章程，以此由財政部和檔案局制訂出《會計檔案管理辦法》《檔案保密制度》等明文規(guī)定，使下屬人員在體制約束下落實檔案的信息化工作，發(fā)揮管理制度的科學作用。