“互聯網+”時代下加強檔案管理工作研究

寇卉媛

【摘要】隨著互聯網的普及和應用，傳統意義上的檔案管理工作已經適應不了時代的需求。如何在互聯網時代做好檔案工作，是我們今天迫切需要解決的問題。本論文從不同方面闡述“互聯網+”時代下加強檔案管理工作研究，希望為研究檔案管理的專家和學者提供理論參考依據。

【關鍵詞】互聯網+? 檔案管理工作? 研究

檔案管理，就是指檔案業務的管理工作。是檔案部門為了更好地為社會與本單位、本系統提供服務，通過科學、合理、規范的檔案管理方法，提高企事業單位、機關團體的工作效率和工作質量，同時能夠有效地維護一段時期真實的歷史面貌。一方面，檔案管理工作具有現實性，因為它記錄了過去和現在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據;另一方面，檔案的真實性、可靠性決定了檔案是第一手參考材料。新時期如何充分利用有限的檔案和信息，為日益增多的需求提供更多的服務？如何利用“互聯網 +”的高科技手段挖掘檔案中的亮點與活力？是擺在我們每一位檔案管理工作者面前的一項艱巨的任務。

1、“互聯網+”時代，對檔案管理工作的要求

1.1對原有紙質檔案進行數字化

檔案管理者借助掃描儀、數碼相機等數字化設備將檔案庫內的原有紙質檔案進行數字化加工，形成數字檔案。檔案數字化后，既要將檔案數據庫建設與檔案信息網絡開發有機銜接，實現檔案查詢的計算機網絡化，又要完善檔案利用安全的制度建設，努力為利用者創造方便快捷的利用通道和方式，實現利用的低成本、高效率。

1.2做好電子文件的在線歸檔

在計算機時代，工作中產生了很多電子文件，在電子文件在線歸檔時，檔案管理者要做好電子文件從生成到歸檔的標準規范統一，確保電子文件的元數據、過程信息及電子簽名、印章等信息的真實有效，同時還要按電子檔案要求在電子文件流轉過程中實時進行記錄、封裝，保證電子檔案具備完整、真實、可用的特性。檔案管理者還要編制電子文件分類方案、歸檔范圍和保管期限，內嵌于電子文件管理軟件中，實現對電子文件的超前控制和無人干預的自動收集模式，由設定的程序來實現自動整理，定期檢查，定期數據備份。

1.3利用各種渠道發揮好檔案的服務功能

服務社會是檔案網絡化生存的必由之路。要體現檔案的服務功能、宣傳功能和交流功能，就必須建立和完善服務的渠道和窗口，如通過網站、微信、APP 等形式來推送重大活動、重大事件的相關檔案信息，方便利用者的查詢。通過網站留言簿、互動交流平臺等方式，及時解決利用者的困惑和需求，讓檔案的作用得到更好的發揮。

2、“互聯網+”時代給檔案管理帶來了全新的挑戰

當前，我們已進入全新的“互聯網 +”時代，無論是機關、事業單位抑或是企業，與網絡之間的聯系愈發緊密，各項工作都會因為“互聯網 +”的出現而產生新的變革。因此，作為記錄了過去和現在的工作情況以及歷史情況的檔案管理，也面臨著在互聯網的支持下脫離原有的工作思維和工作模式，實現檔案數據管理的升級和轉型的機遇與挑戰。筆者認為，新時期、新形勢、新常態給檔案管理帶來了全新的發展理念，我們要緊緊抓住這一有利時機，順應形勢發展，借助“互聯網 +”強大的推動力，根據各自單位不同的性質、需要以及工作范疇，對線上檔案數據管理工作進行優化，盡可能地根據不同的需要給予個性化服務，進一步突出檔案數據管理工作的作用，使其在“互聯網 +”時代得到更大的發展。

3、互聯網時代如何做好檔案管理工作

3.1制度要規范

根據檔案管理的要求，建立健全檔案保管制度，明確歸檔目的、歸檔內容、歸檔標準、歸檔范圍以及檔案利用等一系列內容，確保整個檔案管理工作的規范有序。依據《檔案法》，規范電子檔案在管理和運用上的標準，建立一套完整的網絡安全保障體系。

3.2管理要完善

在檔案信息化管理上需確保信息內容的完整與真實，構建起統一的規范標準，為全方位實現檔案信息化，奠定堅實的基礎。要加強網絡安全保障體系建設，制定相應的法律法規;要加強人員管理，明確職責，指定專職檔案管理員，要求工作必須認真、及時，操作規范，要定期檢測系統漏洞，及時排查安全隱患，保障每個環節的安全。

3.3硬件要保障安全

配備完整的硬件設備如服務器、計算機、刻錄機、掃描儀、打印機、數碼相機等等，并且定期更換更新。同時加強對檔案管理軟件不斷的升級、完善，實現檔案信息化管理工作的標準化、規范化、科學化。

3.4服務要不斷拓展

要增強服務意識，進一步提高檔案服務水平，充分發揮檔案的應有價值，開拓服務項目，開展在線服務，并根據用戶不同的需要制定差異化服務，為用戶提供個性化服務。各種檔案信息實現網絡化、開放化，實現在互聯網上直接檢索相關資料，解決時間、空間的限制，把檔案信息化管理工作提高到新的水平。

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