檔案員在學(xué)校發(fā)展中的職能

陳建壽

摘要：學(xué)校的中心工作是為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)教育服務(wù)，學(xué)校檔案管理工作應(yīng)服務(wù)于中心工作，為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù)。學(xué)校檔案管理工作的好壞，與檔案管理人員是否能真正發(fā)揮職能作用密切相關(guān)，淺談幾點(diǎn)心得。

關(guān)鍵詞：檔案員;職能

一、檔案管理人員要主動融入，為學(xué)校中心工作服務(wù)。

檔案管理工作的基本職能是“收、管、用”。檔案管理是學(xué)校管理工作內(nèi)容之一，檔案管理工作的優(yōu)劣也是一所學(xué)校管理水平的具體體現(xiàn)。學(xué)校檔案管理人員要依照“兩法一條例"，圍繞服務(wù)中心工作，做好檔案管理工作。一要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，“練好內(nèi)功”是做好工作的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員幾乎沒有科班出生的，都是因工作需要才接觸檔案管理工作的。檔案管理人員要履行好職能，就應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，熟悉檔案管理方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，以及學(xué)習(xí)如何利用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等知識和技能。此外，還應(yīng)不斷提高和強(qiáng)化服務(wù)意識，更新觀念以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展;良好的職業(yè)道德修養(yǎng);甘當(dāng)人梯的奉獻(xiàn)精神;高度的責(zé)任感;廣博的知識底蘊(yùn);較強(qiáng)的計算機(jī)應(yīng)用能力;始終保持高昂的工作熱情。二要深入處室，為收集學(xué)校檔案材料做好基礎(chǔ)性工作。教育工作的特殊性，應(yīng)收集的檔案材料分布在教育工作的各個環(huán)節(jié)中，因此，學(xué)校專職檔案管理人員要深入處室，了解教育工作流程，及時指導(dǎo)并督促各處室收集應(yīng)收的檔案材料，并積極推動學(xué)校建立檔案收集管理制度。做到該收應(yīng)收的檔案材料不遺漏、不丟失，學(xué)校檔案管理專職人員就要定期深入處室指導(dǎo)工作，才能及時、完整地收集到教育教學(xué)過程中所形成的檔案材料。三要推動學(xué)校建立三級管理網(wǎng)絡(luò)制度。由于歷史原因及學(xué)校行業(yè)管理的要求，學(xué)校綜合檔案室只管理文書檔案、會計檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而教育教學(xué)專業(yè)檔案分屬于各相關(guān)處室管理，在一個單位內(nèi)部形成多部門管理檔案的格局，檔案管理是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，在無上級部門檢查評估學(xué)校工作時常常會被學(xué)校管理層忽略。因此，作為學(xué)校專職檔案管理人員應(yīng)積極推動學(xué)校建立三級管理機(jī)制，各職能部門和業(yè)務(wù)科室均應(yīng)配備兼職檔案管理人員。學(xué)校建立三級管理網(wǎng)絡(luò)制度，既有校長領(lǐng)導(dǎo)親自抓檔案室、辦公室分管，經(jīng)辦人員具體抓的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，又能做到合理分工，各負(fù)其責(zé)，切實(shí)落實(shí)檔案材料的收集、整理工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作有效開展。

二、在學(xué)校重大活動中發(fā)揮主觀能動性。

在創(chuàng)建文明單位中發(fā)揮檔案工作者的優(yōu)勢。“文明單位”稱號是地方黨委、政府對一家單位的綜合表彰，并與單位每位職工的績效收入相掛鉤，因此，創(chuàng)建文明單位不但學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視、職工也重視。文明單位創(chuàng)建除了硬件指標(biāo)要求必須達(dá)標(biāo)外，軟件材料部分也是創(chuàng)建工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，因為創(chuàng)建內(nèi)容涵蓋內(nèi)容廣泛，創(chuàng)建檔案形式多樣，所以學(xué)校一般指定院辦公室或黨辦做好創(chuàng)建日常事務(wù)，校辦、黨辦等專兼檔案管理人員應(yīng)積極主動投入到創(chuàng)建活動中，認(rèn)真學(xué)習(xí)熟悉創(chuàng)建對應(yīng)級別的文明單位考核評分標(biāo)準(zhǔn)，及時收集收理能反映學(xué)校創(chuàng)建工作的有關(guān)文件資料，按照《文明單位評選標(biāo)準(zhǔn)》的六條標(biāo)準(zhǔn)，將有關(guān)材料分六大類，按年度先后列入同一項目，分類立卷、裝訂入盒，按照提供材料的名稱編制目錄等。文字檔案要對照文明單位評選標(biāo)準(zhǔn)中的具體內(nèi)容進(jìn)行材料收集、分類整理、分卷裝訂入盒;照片檔案參照文字檔案形式進(jìn)行分類整理附注說明或按創(chuàng)建工作實(shí)際分類即可分為：榮譽(yù)篇、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷篇、隊伍建設(shè)篇、單位文化篇、環(huán)境建設(shè)篇等，也可用電子文檔體現(xiàn)等等。通過主動融入創(chuàng)建文明單位活動中，使學(xué)校順利通過考核評估工作，檔案管理人員既能提升自身的業(yè)務(wù)能力又能提高學(xué)校檔案資源的利用率，在工作中獲得肯定。

三、發(fā)揮學(xué)校檔案管理人員職能的保障措施。

一要建立健全規(guī)章制度。建立專兼職檔案管理人員工作制度，明確學(xué)校綜合檔案室及其他專職從業(yè)人員的職責(zé)，并明確學(xué)校各職能部門和業(yè)務(wù)部門兼職檔案管理人員的工作范圍;建立送交制度;建立定期檢查索要檔案材料制度;建立檔案管理人員考核獎罰制度。專兼職檔案管理人員工作表現(xiàn)突出的每年給子適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，優(yōu)先給予晉升晉級等獎勵措施。通過有效措施激勵學(xué)校檔案管理人員做到嘴勤、腿勤，經(jīng)常與有關(guān)處室保持密切聯(lián)系，捕捉信息，主動索要應(yīng)歸檔的材料，改變“坐、等、要”的被動工作方式，積極主動做好學(xué)校檔案管理工作。二要加強(qiáng)常態(tài)化培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。學(xué)校也要建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度。在校內(nèi)形成老帶新工作機(jī)制，高年資的從業(yè)人員指導(dǎo)剛剛從業(yè)的人員開展工作，專職人員要定期指導(dǎo)兼職人員開展業(yè)務(wù)工作;密切與上級業(yè)務(wù)主管部門保持聯(lián)系，定期派出專兼人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn);不定期聘請專家到學(xué)校開展全面性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高學(xué)校檔案管理入員的業(yè)務(wù)能力。三要人員和經(jīng)費(fèi)保障。人是做好工作的第一要素，學(xué)校要根據(jù)辦校規(guī)模或工作量大小合理配備專職檔案人員，在檔案管理人員有保證的情況下，還要加強(qiáng)檔案管理必要的軟硬件設(shè)施投入，為學(xué)校檔案管理工作提供人員和經(jīng)費(fèi)保證。

結(jié)束語：

檔案管理人員要主動作為，提高服務(wù)意識，提升業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，學(xué)校要創(chuàng)造條件，通過建章立制有效措施促進(jìn)學(xué)校檔案管理人員實(shí)現(xiàn)自身價值，使檔案管理工作有效地為全校師生工服務(wù)，更好的發(fā)揮學(xué)校檔案管理人員的職能。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳華新，顧建建.高校檔案工作的歷史回顧與現(xiàn)狀思考[J].上海檔案，2000，（01 ）：44-45，42.