職業學校干部培訓檔案的特點構成與管理方法

廖薇

摘要：《關于大力發展職業教育的決定》（下文簡稱《決定》）有關條例被頒布后，我國的職業教育領域進入了空前的發展階段，現階段我國職業學校干部培訓的大體方式為“兩條腿走路”，一條腿是職業學校干部培訓學校自身對職業培訓工作的重視程度，另一條腿是國家有關部門對其的關注。本文將簡述我國現階段職業學校干部培訓檔案的特點構成，并分析其管理方法。

關鍵詞：干部培訓檔案;構成特點;管理方法

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-0-01

在職業學校建立培訓中心是為了培訓環保部門各級人員，提升他們的工作、監管水平，為環保事業的發展提供有利條件。正因如此，職業學校開始逐漸加強對職業學校干部培訓檔案的管理工作，也只有這樣，才能使職業學校更好、更快地發展。職業學校需要對教學過程、干部檔案做好收集工作并及時整理歸檔，整理歸檔步驟要求我們不僅要嚴格按照國家對檔案管理的相關法律規定，還需要考慮到職業學校自身的檔案特點，只有這樣才能使職業學校更好、更快地發展起來。

一、職業學校干部培訓檔案的特點

1.系統性

干部培訓形式有線上培訓、線下培訓、現場教學等，因此職業學校的培訓教學工作是一個具有完整過程的工作，因此它具有系統性。

2.專業性

干部培訓的專業各不相同，這就要求職業學校在進行培訓教學時需要根據不同的干部選擇不同的課程設置，改變課程結構，強化課堂教學，只有這樣才能凸顯出不同行業的不同特點，因此它具有專業性。

3.更替性

由于干部的崗位職責不同，每年辦培訓班數達到60余期，檔案文件更新快，在此過程中難免會產生相當多的教學設置、計劃等，在這些檔案文件的共同作用下，一批一批的檔案相互交替，構成了職業學校培訓檔案體系的更替性。

根據以上三點特性我們不難發現，職業學校干部培訓檔案存在自己的特性，因此我們在對檔案進行管理的過程時，必須要適應其特點，對癥下藥才能實現高效統一管理。

二、職業學校干部培訓檔案管理方法

1.嚴格把控檔案形成過程，確保前期文件的質量

通常情況下，檔案文件形成的過程決定了檔案文件的質量。正因如此，檔案管理工作人員不僅需要嚴格把關檔案形成過程，更應該從檔案源頭做好管理工作，實現形成過程的提前預知與控制。在職業學校干部培訓教學過程中，一要做到對早期培訓教學過程中已經產生的檔案文件，進行及時的收集歸檔。二要做到對部分重要活動沒有形成檔案或檔案不完整的，如培訓成績匯總、教師教學報告、評估等，要及時進行數據統計、補全，盡可能地恢復檔案的完整性，保證檔案的準確性。所以當突發事故發生時，檔案管理工作人員有權利也有義務向有關負責領導以及有關負責部門及時反映檔案存檔情況，適當時還可以提出意見，共同解決檔案質量問題，保證檔案的質量[1]。

2.提升檔案管理地位，維護檔案完整齊全

培訓中心檔案的管理、培訓水平是否到位，可以在干部培訓檔案管理水平中體現出來。檔案管理工作是職業學校教學工作的關鍵組成部分，它從全方面體現出了一個職業學校的監管水平、進化路徑、知識底蘊、教學特點。為了提升檔案管理的地位，職業學校一要做到“三納入”，即把檔案管理工作納入本校工作計劃、納入專業培訓日常管理工作，納入教育人員的工作職責中。二要做到“三同步”，即將檔案管理工作與職業教學研發課程的審批、建立項目等工作目標同步，與職業教學研發課程的評審工作同步，與職業教學研發課程的鑒定工作同步。在此基礎之上，高職學院還需要將專業技能培訓工作的教學活動、教研活動以及教學培訓成就等檔案的管理工作合并到職業學校的評估工作中。借助評估工作的實施，有關評估工作人員就可以對評估工作所提供的文件檔案進行評估，例如：培訓教學提綱、教學安排、考試題目及其分析、干部結構、學歷、身份等，其中干部籍貫尤為重要，培訓中心面向全國各地，很多時候我們需要統計干部基本情況，根據對應省份的政策要求更改教學模式，因此本文建議針對這一類檔案采用“雙份存檔”模式，即一份檔案以培訓班為單位，做基本信息儲存，另一份則以省份為單位，方便出現政策變動時及時地尋找到所有該省份干部。這里需要指出的是，通過將檔案管理工作納入評估體系，一能有效地提升專業技能的培訓教育綜合水平;二能保證檔案的正確性、真實性;三能完善缺損檔案，提升檔案文件的管理質量，方便有關人員提取、調查、監管檔案文件，進而進化成為一個具有循環性的自我完善體系，為檔案日常監管工作提供高效的監管體系，促進檔案管理體系的健康發展。

3.順應檔案形成規律，保證檔案間的有機聯系

我們在對檔案進行管理時必須嚴格順應文件檔案的形成規律，保持檔案文件之間的有機聯系。在對干部培訓檔案進行收集、整理的過程中，我們可以以班級為基本元素進行分類收集、整理。例如：把永久和十年以上的干部培訓的教學大綱、課程安排、干部信息等一個班級內的教學檔案整合在一起，進行統一的歸檔管理，實施長期嚴格管理;把十年及以下的干部培訓的教學大綱、課程安排、干部信息等一個班級內的教學情況進行統一整理，并進行歸檔工作，實現各檔案文件的有機聯系。這樣一來，既有利于有關工作人員對檔案的查找，又便于識別不同時間段的專業技能培訓的教學內容、要求、干部名單等信息情況，還有利于及時地取消過期檔案，防止因落后經驗影響新階段教學，為職業學校將來的干部培訓工作奠定良好的基礎[2]。隨著我國專業職業教學工作的進一步發展，我國對于專業職業培訓檔案的管理體系逐漸被建立并完善起來，經過各教育機構的不斷實踐、反復摸索，我國專業培訓檔案的管理工作會更加完善。

結語

干部培訓是為各級機構和企事業單位，提供覆蓋全行業的崗前、在崗提升培訓，以及高校畢業生的技能培訓，對于很多專業人員來說，它的建立是一大福音。要想真正使得職業學校發揮其社會作用，實現其教學目標，就要合理管理其檔案，但如何能將職業學校干部培訓檔案進行合理的存儲保管，是現階段的一大難題。本文從檔案特點構成出發，分析并給出了相應的管理策略，期待對職業學校干部培訓工作的長遠發展有所幫助。

參考文獻

[1]張彩虹.職業學校干部檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務，2019（18）：153.

[2]趙德燕.試論職業學校檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018（24）：146.