6個常見的項目管理錯誤及其規避方法

Moira Alexander Charles

很少有項目能夠順利地完成，因為項目從構思到批準的過程中會出現很多問題。冷靜、高效地處理問題是項目經理的一項關鍵職能，作為項目經理，你面臨的一些挑戰其實可以相對輕松地隨時解決掉。然而，其他的挑戰則會對項目能否成功產生很大的影響。

以下介紹困擾項目成功的6個常見的項目管理錯誤，以及風險管理策略和針對這些錯誤的建議，目的是避免項目進度受阻。

戰略目標不一致

企業啟動的每個項目都必須與整個企業的目標密切相關。當寶貴的時間和資源被用于執行與企業愿景不符的項目時，更重要的項目就會面臨風險，最終也會使企業的長期成功面臨風險。

為了確保不會出現這種情況，每個項目都應該有一個可靠的、經過批準的業務案例，具體說明是怎樣與企業高管設定的目標保持一致的。每個項目目標都必須記錄在案，以確保項目是有針對性的、可衡量的、可實現的、與整個企業的目標相關，而且是及時的（又名S.M.A.R.T）。確定所有目標，并將其記錄在項目章程中，以幫助明確項目的目的，并通過重溫章程和協調團隊工作來堅持目標不變。

項目沒有倡議人

正如項目團隊及其相關方依賴于項目經理的支持和指導一樣，項目經理也同樣依賴于項目倡議人。項目倡議人通常是執行團隊的成員，這名高管不但支持項目，有深刻的見解，而且在必要時能幫助項目經理解決沖突。倡議人還為項目定下基調，以影響整個公司的支持。大多數相關方不容易接受變革。如果沒有倡議人來幫助鋪平道路，項目經理極有可能會與高管、跨職能部門、客戶和最終用戶糾纏不清。每個項目都應該有一個倡議人，他們組織會議，與其他高管和部門領導討論項目為什么應該繼續進行下去。他們還應傳達利益訴求，指派誰來領導項目，并要求跨職能部門領導與他們的部門共享信息。

容量規劃和資源管理不力

企業在分配和管理項目資源之前，首先需要計劃資源容量。在計劃階段，這意味著確定項目可能需要的資源，然后確定可用資源池。如果跳過這一步可能會危及項目的成功。

很多企業利用不同的工具，在計劃階段和資源管理階段運行假設場景規劃，作為一種風險管理工具來測試分配、管理和移交項目時間表和資源的影響。假設場景規劃有很多好處。它可以幫助企業實時識別資源選項，平衡工作負載，優化所有資源的使用，以確保團隊成員和相關方不會被過度分配。它還能保證任務或者項目的開始和結束日期不會受到負面影響。

方法不符

項目管理方法為項目團隊提供了在管理單個項目時要遵循的一組標準。選擇正確的方法來執行項目是確保快速準確交付項目的關鍵所在。如果沒有有效的方法來執行項目，或者項目使用了錯誤的方法，與團隊專業知識不符，那么都會增加失敗的風險。

有很多方法可供選擇——每種方法都有不同的目的，但有時目的會有重疊。項目管理方法可以指導團隊怎樣實現目標。一些應用得很好的方法是為了減少產品缺陷;有的方法則是要保證過程的效率;還有的方法是為了更快地交付產品和服務。至關重要的是，團隊能力應與所選擇的方法相匹配。

溝通不暢

據估計，20%的項目因溝通不暢而失敗。在日常工作和項目工作中，很多因素都會導致溝通不暢，項目被迫中斷。溝通方式或者方法、現有的緊張關系、相互沖突的目標、不及時的溝通，甚至錯誤的溝通等問題，都有可能給項目帶來重大隱患。

考慮到溝通是項目高效管理最重要的一個方面，因此，制定有效的溝通策略對實現項目目標非常重要。了解自己的受眾是制定正確溝通策略的關鍵。溝通應及時、頻繁、清晰、透明。包容和尊重同樣重要。項目經理需要注意的另一件事是確保整個項目的溝通保持一致，這有助于項目更順利地進行。

沒有合適的軟件和工具

如果沒有某種形式的項目管理軟件或者工具，幾乎不可能成功地實現項目目標。如果沒有計劃、執行和監視項目的工具，那么項目經理也很難勝任自己的角色。有這么多的移動部件，即使是最小的企業和最小的項目，其內部的項目管理也會令人望而生畏。具有多個任務、目標和資源的大型項目不可能得到有效或者高效的管理。在考慮要處理哪些項目之前，應確定并評估合適的項目管理解決方案，以幫助團隊管理任務、資源、工作進度和協作。

解決這些常見的項目管理問題能夠降低很多相關的風險，使項目一直保持在實現收益的正確軌道上。

Moira Alexander是《領先還是落后：鏈接戰略項目管理和思想領導力》的作者，并且是Lead-Her-Ship集團的創始人。她也是一名項目管理專業人士，是商業價格談話節目“技術開講”欄目的撰稿人和聯合主持人。Moira曾在美國和加拿大從事了20多年的商業（IS&T）和項目管理工作。

原文網址

https：//www.cio.com/article/2391872/8-common-project-management-mistakes-and-how-to-avoid-them.html