淺談如何做好醫院檔案管理工作

劉瑋

摘要：病案檔案是醫院在各時期醫療工作發展和自身建設過程中形成的各種文件和資料，是醫院文化的優良基因，是醫院發展變化的重要反映。伴隨著我國醫院體制改革的不斷深入，醫院檔案在醫院建設、領導決策、科研、教育、管理等各方面的基礎地位日益凸顯，在醫院工作中的地位也日益重要。

關鍵詞：醫院;檔案管理;問題策略

中圖分類號：R197.32;G271?? 文獻標識碼：A?? 文章編號：1672-9129（2020）04-0099-01

Abstract：Medical record file is a variety of documents and data formed in the process of medical work development and self-construction of the hospital in various periods. It is an excellent gene of hospital culture and an important reflection of hospital development and change. With the deepening of hospital system reform in China， hospital archives play a more and more important role in hospital construction， leadership and decision-making， scientific research， education， management and other aspects.

Key words：hospital;Archives management;Problem of strategy

前言：檔案管理過程中，能真實地反映和記錄醫院員工的品德、作風、思想政治、工作實際等情況，這也是上級機關及醫院對人員任用過程進行全面考察的基礎，在醫院中，要想進入競爭，首先要有人才的競爭，人才信息的主要來源就是檔案。要全面把握醫院的人才狀況，優化醫院人力資源配置，這一點非常重要，因此加強檔案管理，充分發揮檔案資源的優勢，能為醫院選拔和使用人才提供相應的幫助，意義重大。

1 檔案管理工作的重要性

很多人對檔案管理任務的重要性缺乏足夠準確的認識，認為它是可選擇的，任務責任不明確，并不了解文件管理任務的重要性。做好檔案管理是醫院、企業、學校健康發展的標志。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，是提高工作質量和效率的必要條件，也是保證物聯網可靠性的重要環節。科學化、規范化管理是醫院、企業、學校管理水平的重要指標。檔案真實記錄了醫院歷史上的輝煌成就，為探討該所如何經營提供了現實資料，也是進行理性分析和醫院發展決策的重要資源。良好的文檔管理工作不僅為醫院高層管理人員及時了解醫院總體運行情況提供了方便，而且為醫院及時調整經營策略和管理者的經營決策提供了依據。有助于社會各方面準確掌握醫院運行狀況，為醫院與相關各方開展有益的合作奠定良好的基礎。當前我國經濟全面快速發展，檔案管理工作也取得了一定的成績，不斷更新檔案管理觀念，大膽探索和試驗新的檔案管理方法，使之更加全面、真實地反映醫院狀況、現況和業務結果

2 醫院檔案管理存在的問題

2.1檔案管理制度陳舊。當前很多醫院沒有意識到檔案管理制度陳舊等情況，在進行醫院檔案管理的時候，依舊采取傳統的方式進行檔案管理，這就造成檔案管理的作用沒有辦法被充分的發揮出來，甚至某些醫院無法將工作人員的薪酬、檔案以及晉升等方面進行聯系，對學習醫院檔案管理工作的開展，產生了嚴重的阻礙。

2.2檔案管理手段陳舊。在醫院的檔案當中，通常有一些個人隱私，由于內部的特殊性，造成檔案出現了一定的陰影，然而某些醫院在檔案管理的過程中，沒有重視這個問題，一些議員也沒有指派專門人員對其進行專項檢查，造成醫院在對員工進行評價的過程中，往往只是依照當前的表現情況進行評價，這種評價方式無法全面客觀公正的對一個人進行評價，所以，在傳統的檔案管理過程中，這種模式受到了廣泛的應用，當前信息技術已經非常發達這種方式不單單無法與時代的發展相吻合，由于醫院的運營改革，一些檔案管理數量會進一步增加，傳統的檔案管理方式，可能會造成管理中出現一定的混亂，而導致檔案丟失損壞等情況，這對醫院的發展和進步都會產生很大的影響。

2.3檔案真實性、完整性不夠。醫院在管理過程中，因為原始檔案記載的都是人員的經歷，其信息渠道相對較廣，另外，由于具有較大的時間跨度，所以很難保證檔案的真實性和完整性，另外因為最初檔案主要是由手工填寫的，很容易導致檔案當中出現不規范或者錯誤等情況，無法保障檔案的客觀全面的對相關人員進行客觀和真實的體現，這樣就無法將檔案的作用充分的發揮出來。

3 改善醫院檔案管理工作的策略

3.1檔案管理制度化。在醫院檔案管理的過程中，制度和檔案管理模式具有非常重要的意義，從醫院的角度分析，需要與當前檔案管理的具體情況相結合，制定出合理有效的檔案管理體系，對全部醫務人員的檔案資料進行統一管理，通過標注的方式，對檔案進行科學的分類和整理，與此同時，還要制定出合理的檢索方案，能夠對檔案資料進行迅速整理和檢索。

3.2確保檔案的真實性。在文件管理過程中，應按照八個系統和十個文件管理職責來實施，并且所歸檔的信息應確保書寫內容清晰，完整，真實，目標明確，并且組織部門的有關印章完整。

3.3利用檔案資源，擴大服務范疇。通過提供和使用存檔來實現存檔操作的可維護性，存檔操作的便利性和使用率在一定程度上反映了存檔工作人員的管理水平。檔案資料只有提供給各方使用，各部門才能充分了解檔案在實際工作中的作用，從而更好地了解檔案的真正價值，使檔案更為使用者所知。因此，檔案信息資源的提供與利用，也是檔案宣傳最直接、最實際的工作。

3.4實現檔案管理網絡化。為更好地開展各項工作，必須加強檔案管理的信息化程度，用文件、電子影像、數字信息代替傳統的紙張等載體，這樣可以在管理過程中帶來很大的便利，文件的數字化在檔案管理過程中逐漸得到認可，現在許多醫院都已建立了網絡，并與教育與科學研究網和國際因特網相連接，這也為醫院的檔案管理提供了良好的外部接口，為加強信息共享提供了極大的方便，通過網絡技術和計算機技術的應用，可進一步建立其自動化信息系統，保證整個網絡界面清晰，支持 unix、 Linux、 windows等多種操作系統，方便人員查詢和管理。能進一步擴展多種功能，使檔案管理水平提高，保證了檔案的利用率，同時還能與自動化系統聯網，保證了在線查閱功能的實現。

4 結語

檔案管理工作是醫院各項工作開展的基礎前提和連接紐帶，醫院發展建設過程中應充分認識檔案管理工作開展的重要性及作用。現代醫院檔案管理部門應對檔案管理的內涵充分、準確地認識，積極應用新技術、新方法，大膽嘗試、積極創新，確保醫院的檔案管理工作得以全面、有效開展，實現更高的經濟、社會效益。

參考文獻：

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