淺談檔案信息化建設的重要性

黃思思

摘要：隨著信息技術的不斷發展，信息化的時代已經到來，我國各項事業都已向信息化的方向加速發展，檔案作為一種豐富的信息資源，它記載著社會發展各個歷史時期進展的全過程，為適應信息化時代的要求和檔案事業的發展需求，檔案信息化建設工作的重要性日益凸顯，本文結合檔案管理工作實際情況，針對檔案信息化建設的重要性作出相關分析。

關鍵字：檔案;信息化;建設;重要性

傳統的檔案管理大多以紙質為主，信息量大、工作繁雜、準確性低、工作效率不高，更重要的是不利于檔案資源的管理、使用、交互、共享，無法發揮最大作用，也不利于長久保存。隨著互聯網發展和信息通信手段的進步，應用信息技術生成、管理、開發利用檔案，進行檔案信息化管理是實行現代化管理的重要手段，是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。

根據市委市政府印發的《關于進一步加強檔案工作的意見>的通知》（京辦字﹝2008﹞14號）的通知精神，為適應首都改革開放新形勢、新任務的要求，充分發揮檔案工作在北京城市建設中的作用，一是要充分認識做好檔案工作的重要性;二是要進一步做好新形勢下的檔案工作，包括做好文件材料歸檔工作、切實加強檔案信息化建設和檔案館建設、加強檔案信息資源開發利用;三是要切實加強對檔案工作的領導。

檔案信息化建設，是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案信息化建設應包含檔案管理體系建設、檔案管理制度建設、檔案管理流程建設、集成方案研究與實踐、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設、檔案信息開發利用、檔案信息安全防控等方面。它使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。

檔案信息化建設，是提升單位軟實力和維護自身權益的客觀需要，更是單位履行為國家積累寶貴財富的一項社會責任和法定義務。檔案信息化建設使檔案管理工作不再費時費力;使檢索查詢更加方便快捷;使工作效率大幅提高;使檔案信息資源被有效開發利用。

一、實現對法定要求的切實落地

要在檔案管理實踐中落實《中華人民共和國檔案法》，做到完整收檔、有效管檔，實際困難較大，問題十分復雜。隨著各項管理和業務流程化、標準化、現代化進程，不斷結合管理實踐和信息技術進行研究，開展檔案系統與業務系統的深度集成，實現自動收檔、數字化查檔和利用網絡化，可實現對法定要求的切實落地。

二、提高工作效率

在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員開展手工的收集、整編、歸檔、提供利用，費時費力、容易出錯、效率很低，通過檔案信息化建設，線上收集、線上瀏覽、線上借閱、線上利用、線上統計的便捷性和規范性可帶動管理工作效率的大幅提升，更快速、更便捷地為單位各項管理和業務活動服務，提升檔案部門的管理和服務水平。

三、實現信息資源開發共享

應用傳統的檔案管理模式只能夠實現單個文件的查找利用和檔案的完整保管，而檔案信息化管理能夠對檔案內容信息進行更好的開發利用，可以借助檔案更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用，多類型、多載體的檔案資源得以充分展現，實現資源的共享與整合。對于多全宗的單位來說，通過管理系統的部署與實施，可實現各類型檔案跨全宗、跨庫的檢索利用，建立共享交互平臺，同時通過數字檔案館

（室）建設，可實現資源的全面共享。

四、提升軟實力，踐行社會責任

科研單位每年會產生大量的電子科學數據，科學數據具有多樣性和復雜性，借助信息化輔助管理手段，規范化、模塊化的收集管理尤為重要，通過檔案信息化建設，可推動科研數據特色資源庫的建設，保證科研檔案的真實有效、齊全完整和系統規范，充分發揮檔案的最大價值，提升科研單位的軟實力，為國家各項科研事業的發展留存重要的科學資源，檔案信息化水平的提升具有重要的現實意義和歷史意義。

近幾年，國家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，要求國家檔案局和國家有關主管部門大力推進電子檔案的管理。對于以傳統檔案工作為主的單位而言，這是一項全新的系統性工作，必須嚴格執行《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發﹝2015（4號）等國家及行業發布的法律法規、操作規范。檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案信息化建設使檔案收集的及時、完整、真實性要求真正實現;使基礎管理工作過程中的文檔、文字、記錄、軌跡以電子源文件的形式，以檔案規范化的標準，自動的、完整的沉淀為知識資產;使檔案工作從封閉走向開放，走向共享;使檔案工作的價值大幅提升，成為助力各項事業發展、支撐創新、提高效率的堅實支撐，檔案管理工作的空間無限、意義非凡。

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