基于財務視角的合同全流程管理探索

孫勇 郭陽 羅燕 王卓瑜

國網新源控股有限公司

一、引言

對一段時期內公司所簽訂的全量合同，按照招投標、合同訂立與簽署、合同履行、變更、結算，以及合同履行后管理階段進行全面梳理。通過合同事前審核、全流程跟蹤管理的方式，以預算控制、進度控制、資金控制、發票結算控制等全流程管控方式，對合同履約執行及結算過程進行全面梳理，總結規律，建立公司的合同管理業務流程，并以合同為核心建立公司的供應鏈、業務聚焦、價格評估、執行評價等業務模型，最終形成公司全業務生態網絡等業務模型，體現合同管理的精準畫像。

利用文本挖掘及機器學習等技術，對合同進行數據化轉化，提取合同管理及財務管控相關的特征信息，建立基于合同管理及財務管控的文本挖掘詞庫，開展合同關鍵信息（包括但不限于支付、決算等相關指標）識別提取，建立合同與財務深度關聯數據庫，為財務、經法數據支撐合同全鏈條監測提供數據基礎。基于合同全流程監控視角相關的重點、關鍵指標進行分析研究，在公司信息平臺完成可視化展示。

二、合同規范化管理

一個企業的經營成敗和合同管理有密切的關系，成功的企業需要對合同進行有效管理，有利于企業提高管理水平，并且對經濟效益的提高產生巨大的推動力，促進企業穩步發展。企業作為經濟活動主體在市場中獨立承擔經營風險，合同既是企業從事經濟活動、取得經濟活動的紐帶，也是產生糾紛的根源。企業經營中的風險有許多是在合同的立項、訂立和履約中產生的。企業要就合同管理全過程的每個環節，從合同簽訂到履行完畢，制訂一套比較完善而嚴密的切實可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。這些環節主要包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。

檢查合同基本內容是否齊全，項目執行地點、交貨地點、服務期限、交貨時間、稅率、合同份數是否齊全明確。重點關注合同簽訂過程中存在的下列事項：合同簽訂未在招標文件約定時限內完成，或未在中標通知書發出之日起30日完成；合同簽訂時間早于中標通知書下達時間；合同金額不等于中標金額；合同變更處理不規范，未在規定期限內進行備案管理；合同解除管理不規范等。

通過上述數據分析，形成可視化展示。

三、成本管理

針對大部企業而言，買賣類合同通常占企業所簽訂合同的數量、金額較大，因此，對買賣類別的合同進行分析就變得至關重要。對于大型企業物資采購部門所簽訂的合同，可以從以下幾種情況進行分析：

（一）針對同一物品，同一規格型號，同一供應商，同一年份，不同系統內單位價格變動情況，依此分析集團公司下屬不同單位在購買同一供應商相同物資成本的差異。同時，針對同一物品，同一規格型號，同一單位，不同年份比較價格變動情況，分析不同價格變動的情況。如下表所示：

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（二）針對同一物品、同一規格型號、同一單位、同一年份、不同乙方價格變動情況。以及同一物品、同一規格型號、同一供應商、不同年份比較價格變動情況。如下表所示：

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四、合同履行方面

檢查合同履行情況，包括到貨及時性，延期到貨情況，工期、項目延期情況，履約、質量保證金、貨物、服務、項目質量情況，合同標的物是否交付、規格型號、數量、單價是否一致。

（一）合同到貨情況分析

其中，到貨及時性衡量指標到貨及時率（及時到貨標的物金額/貨物采購總額）；延期到貨情況-延期到貨天數、涉及的合同金額、涉及的合同數量；工期滯后情況-工期滯后天數、涉及的合同金額、合同數量；項目延期情況-延期天數、涉及的合同金額、合同數量；貨物、服務、項目質量情況-貨物、服務、安裝調試、項目驗收等情況；履約、質量保證金-是否按照合同規定及時提供履約保函或者支付保證金，是否存在未提供相關擔保就開始進行合同結算。

（二）付款情況分析

1.分析預付款項是否超比例。針對預付的工程款、物資款，合同規定工程施工、物資采購等需提供預付款保函的，必須收到對方單位保函后才能支付，且保函金額應與預付款金額相等。主要材料由建設單位自行采購的工程項目，預付款額度原則上不超過工程價款總額的10%；主要材料由承包單位代為采購的工程項目，預付款額度原則上不得超過工程價款總額的30%。其他預付款，應嚴格按照合同支付，原則上不應超過合同總價款的20%。對于合同期滿仍未沖賬或因其他原因長期掛賬，經過認真清理確實無法轉銷或收回，已不屬于預付性質的預付款，應將其余額轉入其他應收款核算。2.應付暫估掛賬是否超過3個月。業務經辦部門應加強物資采購和工程項目進度管理，動態跟蹤供應商交貨和結算情況，對已交貨但因結算單據傳遞不及時而形成的應付暫估款掛賬應及時清理，原則上應付暫估掛賬時間不能超過三個月。3.質保金扣留情況是否合規。質保金未扣留，存在潛在損失風險。合同約定有質保金的，在貨物質保期滿，并無索賠或索賠完成后，供應商憑貨物質保單和質保金收據到供應商服務大廳辦理質保金支付手續。4.應付款是否長期掛賬。應制定合理的應收款項信用政策，規范會計核算、嚴格臺賬管理、加強跟蹤分析、落實核對清收責任，降低應收款項長期掛賬余額，切實防范經營風險。第二十五條各級單位應于期末對應付款項進行全面檢查。對債權人沒有追索且已超過訴訟時效的逾期應付款項，以及長期掛賬超過三年且有確鑿證據證明無法支付的款項，經各單位總經理辦公會議或類似機構批準后計入營業外收入。

（三）合同變更分析

合同變更依據是否充分，是否存在以變更的形式規避正常招投標的問題-變更合同個數、變更金額、變更原因、變更后的合同金額、合同變更率。合同變更實質上是對合同的修改，是雙方新的要約和承諾，這種修改通常不能免除或改變供應商的合同責任，但對合同實施影響很大，造成原“合同狀態”的變化，必須對原合同規定的內容做相應的調整。同時要對合同變更的影響作進一步的分析。合同變更是索賠機會，應在合同規定的索賠有效期內完成對它的索賠。在合同變更過程中就應記錄、收集、整理所涉及到的各種文件。

（四）合同涉訴情況分析

涉訴合同的個數、金額、訴訟標的金額、涉訴原因、訴訟階段、預計負債金額。企業在快速發展的過程中，因市場拓展、經營規模快速擴張和內部資源相對不足、經營資金緊缺等矛盾普遍存在，發生部分經濟糾紛案件已在所難免。案件發生后，如何處理好已發生的經濟糾紛案件，將直接關系到企業的市場信譽和形象，關系到企業的生產成本和效益，所有企業管理人員必須予以高度重視。

結束語：總之，合同管理流程是合同承辦部門根據相關規定確定合同對方當事人、起草合同文本并在經法系統中發起合同審核流程，合同專業審核部門、法律審核部門以及相關審核人員在其職責范圍內對合同進行審查，合同歸口管理部門進行合同編號，合同承辦部門組織合同履行和合同資料歸檔的過程。合同管理在現代企業的管理中發揮著極為重要的作用，高度重視企業的合同管理，才能使合同管理更好地為企業提供保障，促進企業經濟發展。